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A Path of Dependable Innovation in the 2021 Gartner® Magic Quadrant™

3 Considerações-chave para o seu próximo sistema de gerenciamento de documentos

Por:
Alvin Tedjamulia
Setembro 24, 2020

Quando o COVID- 19 foi lançado, todas as empresas tiveram um curso intensivo de recuperação de desastres à medida que sua força de trabalho passou a trabalhar em casa, quase da noite para o dia. Para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas, alguns se esforçavam para ajudar os funcionários a determinar novos processos e navegar por VPNs desajeitadas, enquanto outros desfrutavam de mais um dia de trabalho em sua cadeira favorita em casa. A diferença? Se eles estavam utilizando gerenciamento de documentos local ou baseado em nuvem.

Alvin Tedjamulia, cofundador e diretor de tecnologia da NetDocuments, conversou com Ian Kujawa, vice-presidente de parcerias e vendas corporativas da Litera três considerações principais ao selecionar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) para garantir funcionários produtivos, documentos seguros e usuários finais felizes.

A experiência consistente do usuário é importante

Com a mudança para trabalhar em casa, algumas empresas ficaram surpresas com o aumentos de produtividade que estão experimentando. Livres das distrações do escritório, os funcionários estão cumprindo prazos e assumindo mais tarefas. Na verdade, os clientes NetDocuments em particular tiveram um aumento de 20% na produtividade geral com base em medições recentes da plataforma.

Mas o que ajudou essas empresas a atingir esses níveis de produtividade imprevistos? Essa resposta está em a experiência de usuário consistente fornecida por software baseado em nuvem. Porque, mesmo com os advogados e seus funcionários mudando de local de trabalho, o real processos pois a conclusão do trabalho permaneceu intacta - uma base sólida sobre a qual os funcionários podem construir, mesmo em tempos de incerteza.

Os 3 A's da Segurança de Documentos

Manter a segurança dos documentos em uma rede doméstica não gerenciada é o pesadelo de qualquer líder de TI. Felizmente, um DMS baseado em nuvem pode ser a chave para manter a segurança dos documentos fora do escritório.

Durante seu bate-papo com Kujawa, Tedjamulia observou que existem “3 A's of Document Security” que toda empresa deve garantir seus recursos de DMS: Autenticação, Controle de Acesso e Controle de Ação.  

Autenticação

A primeira etapa para proteger os documentos é abordar quem está acessando-os. A autenticação em duas etapas é o padrão atual da indústria para qualquer software, mas especialmente o software baseado em nuvem que pode ser acessado em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Controle de acesso

Endereçando o que os usuários podem acessar é a segunda etapa para proteger os documentos, não importa onde eles sejam acessados. Enquanto muitos DMS oferecem aos usuários a capacidade de controlar o acesso no repositório ou no nível do assunto, o DMS robusto permite que os usuários adicionem controles no nível do documento. Esta segurança em nível de documento garante que cada parte da informação pode ser gerenciada e protegida.

Controle de Ação

A terceira etapa, e potencialmente a mais importante, para garantir a segurança dos documentos é Como as os usuários podem interagir com um documento. Os gerentes de ameaças têm sido historicamente o padrão do setor, oferecendo alertas quando ações suspeitas se acumulam. Em contraste, o novo padrão da indústria prevenção contra perda de dados ou DLP o software impede que ações ocorram, protegendo assim seus documentos de comportamentos inadequados.

Garantir que seu DMS tenha cada um desses recursos ajudará os líderes de TI a ficarem tranquilos, sabendo que não importa onde o funcionário esteja, os dados estão seguros e protegidos.  

Tempo de atividade confiável

Um DMS é fundamental para o trabalho jurídico, o que significa que, se o sistema estiver inativo, as empresas estão perdendo dinheiro. É por isso que uma etapa importante no processo de seleção do DMS é entender o histórico de tempo de atividade do seu software em potencial. NetDocuments mantém um tempo médio de atividade de 99.99%, garantindo que nossos clientes e seus funcionários sempre tenham o que precisam para concluir o trabalho no prazo e sem frustrações.

Selecionando seu próximo DMS

Escolhendo um novo DMS Para garantir o sucesso da sua empresa, é necessário um comitê focado na seleção do software que atenderá às necessidades do negócio hoje, no futuro à medida que você crescer e em casos de emergência. Não há uma resposta certa, mas uma coisa é clara: as empresas que deram o passo para adotar um gerenciamento de documentos robusto e experiente com base na nuvem são as mais equipadas para se ajustar às novas circunstâncias.

Ver Litera Partner Series: Segurança de plataforma para saber mais sobre as recomendações de Alvin Tedjamulia para selecionar um DMS.

Confira algumas citações de funcionários abaixo!

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."