3 Considerações-chave para o seu próximo sistema de gerenciamento de documentos

Quando o COVID- 19 foi lançado, todas as empresas tiveram um curso intensivo de recuperação de desastres à medida que sua força de trabalho passou a trabalhar em casa, quase da noite para o dia. Para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas, alguns se esforçavam para ajudar os funcionários a determinar novos processos e navegar por VPNs desajeitadas, enquanto outros desfrutavam de mais um dia de trabalho em sua cadeira favorita em casa. A diferença? Se eles estavam utilizando gerenciamento de documentos local ou baseado em nuvem.

Alvin Tedjamulia, cofundador e diretor de tecnologia da NetDocuments, conversou com Ian Kujawa, vice-presidente de parcerias e vendas corporativas da Litera três considerações principais ao selecionar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) para garantir funcionários produtivos, documentos seguros e usuários finais felizes.

A experiência consistente do usuário é importante

Com a mudança para trabalhar em casa, algumas empresas ficaram surpresas com o aumentos de produtividade que estão experimentando. Livres das distrações do escritório, os funcionários estão cumprindo prazos e assumindo mais tarefas. Na verdade, os clientes NetDocuments em particular tiveram um aumento de 20% na produtividade geral com base em medições recentes da plataforma.

Mas o que ajudou essas empresas a atingir esses níveis de produtividade imprevistos? Essa resposta está em a experiência de usuário consistente fornecida por software baseado em nuvem. Porque, mesmo com os advogados e seus funcionários mudando de local de trabalho, o real processos pois a conclusão do trabalho permaneceu intacta - uma base sólida sobre a qual os funcionários podem construir, mesmo em tempos de incerteza.

Os 3 A's da Segurança de Documentos

Manter a segurança dos documentos em uma rede doméstica não gerenciada é o pesadelo de qualquer líder de TI. Felizmente, um DMS baseado em nuvem pode ser a chave para manter a segurança dos documentos fora do escritório.

Durante seu bate-papo com Kujawa, Tedjamulia observou que existem “3 A's of Document Security” que toda empresa deve garantir seus recursos de DMS: Autenticação, Controle de Acesso e Controle de Ação.  

Autenticação

A primeira etapa para proteger os documentos é abordar quem está acessando-os. A autenticação em duas etapas é o padrão atual da indústria para qualquer software, mas especialmente o software baseado em nuvem que pode ser acessado em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Controle de acesso

Endereçando o que os usuários podem acessar é a segunda etapa para proteger os documentos, não importa onde eles sejam acessados. Enquanto muitos DMS oferecem aos usuários a capacidade de controlar o acesso no repositório ou no nível do assunto, o DMS robusto permite que os usuários adicionem controles no nível do documento. Esta segurança em nível de documento garante que cada parte da informação pode ser gerenciada e protegida.

Controle de Ação

A terceira etapa, e potencialmente a mais importante, para garantir a segurança dos documentos é Como as os usuários podem interagir com um documento. Os gerentes de ameaças têm sido historicamente o padrão do setor, oferecendo alertas quando ações suspeitas se acumulam. Em contraste, o novo padrão da indústria prevenção contra perda de dados ou DLP o software impede que ações ocorram, protegendo assim seus documentos de comportamentos inadequados.

Garantir que seu DMS tenha cada um desses recursos ajudará os líderes de TI a ficarem tranquilos, sabendo que não importa onde o funcionário esteja, os dados estão seguros e protegidos.  

Tempo de atividade confiável

Um DMS é fundamental para o trabalho jurídico, o que significa que, se o sistema estiver inativo, as empresas estão perdendo dinheiro. É por isso que uma etapa importante no processo de seleção do DMS é entender o histórico de tempo de atividade do seu software em potencial. NetDocuments mantém um tempo médio de atividade de 99.99%, garantindo que nossos clientes e seus funcionários sempre tenham o que precisam para concluir o trabalho no prazo e sem frustrações.

Selecionando seu próximo DMS

Escolhendo um novo DMS Para garantir o sucesso da sua empresa, é necessário um comitê focado na seleção do software que atenderá às necessidades do negócio hoje, no futuro à medida que você crescer e em casos de emergência. Não há uma resposta certa, mas uma coisa é clara: as empresas que deram o passo para adotar um gerenciamento de documentos robusto e experiente com base na nuvem são as mais equipadas para se ajustar às novas circunstâncias.

Ver Litera Partner Series: Segurança de plataforma para saber mais sobre as recomendações de Alvin Tedjamulia para selecionar um DMS.