5 Benefícios do software de gerenciamento de documentos e gerenciamento de práticas

Por:
Debbie foster
Setembro 17, 2020

Tudo o que você precisa para trabalhar em um assunto, na ponta dos dedos. Parece bom demais para ser verdade, certo?

Há mais de 20 anos, uma de minhas primeiras apresentações para um grupo de advogados foi chamada “Sanity Software: Argumentando sobre o gerenciamento de questões”. Avançando para hoje, os advogados que conheço que têm o melhor controle sobre seus assuntos, se sentem mais organizados e, francamente, dormem melhor à noite estão usando o software de gerenciamento de questões. Clio Manage é líder de mercado quando se trata de gerenciamento de questões baseado em nuvem. Mas existe uma maneira de elevar o nível de sua organização ainda mais.

Como? Adicione um software de gerenciamento de documentos à mistura - é realmente a ferramenta perfeita que o acompanha. Especificamente, o NetDocuments é o líder de mercado quando se trata de software de gerenciamento de documentos e e-mail baseado em nuvem. Quando você coloca os dois juntos, é aí que a mágica acontece.

A melhor tecnologia oferece suporte ao seu melhor trabalho

Aproveitar a tecnologia para pensar de forma diferente sobre como o trabalho é feito traz muitas recompensas. Se você adota uma cultura de perguntar “esta é a melhor maneira de realizar essa tarefa? ” ou "existe uma maneira melhor de fazer esse trabalho? ” sempre que possível, seu escritório de advocacia aumentará consistentemente a eficiência. E, uma vez que os desafios de 2020 levaram todos nós a abordar o trabalho de novas maneiras, o valor dos produtos e serviços baseados na nuvem certamente aumentou.

O que acontece quando as soluções de gerenciamento de práticas e gerenciamento de documentos são integradas?

Quando você usa tecnologia líder do setor, todos em sua empresa estão preparados para o sucesso e velocidade. Aqui estão cinco vantagens principais que sua empresa pode desfrutar ao integrar gerenciamento de práticas e software de gerenciamento de documentos.

  1. Encontre o que você precisa rapidamente. Costumo perguntar a meus clientes quanto tempo eles passam procurando coisas todos os dias. Não é incomum que as pessoas me digam que gastam pelo menos 30 minutos por dia procurando documentos. Com a pesquisa do NetDocuments, você obtém todo o poder de Pesquisa booleana, o que pode reduzir drasticamente o tempo gasto na localização de documentos.

    Pense em como você usou suas ferramentas de pesquisa jurídica ao longo dos anos. E se você pudesse usar curingas, operadores E / OU / NÃO, critérios como 'dentro de cinco palavras' e aspas para encontrar exatamente o que você está procurando em seu repositório de documentos? E, se isso não bastasse, você pode filtrar suas pesquisas por data, tipo de documento, cliente / assunto e autor.

    Ter a capacidade de aproveitar seu repositório de documentos dessa forma elimina a necessidade de reinventar a roda, evita a perda de tempo com pesquisas e incentiva sua equipe a contribuir com tudo o que criar para o NetDocuments.

  2. Crie documentos mais rapidamente. Os templates de documentos permitem pular o retrabalho da formatação do documento ou lembrar onde você salvou uma versão recente, agilizando o processo de criação. Quando combinados, os softwares de gerenciamento de prática e gerenciamento de documentos facilitam o aproveitamento desses modelos a seu favor. Por exemplo, no Clio, você pode configurar modelos para puxar automaticamente as informações do assunto, garantindo que os documentos sejam criados ainda mais rapidamente, antes de salvar os arquivos finais no NetDocuments.

  3. Fácil acesso a tudo que você precisa. Arquivos digitais em seu software de gerenciamento de prática tomam o lugar de arquivos de papel de muitas maneiras - informações de contato, identificando as funções que as pessoas desempenham em um assunto, informações de calendário, informações específicas do assunto, registros de tempo e faturamento e muito mais são incluídos e fáceis acessar.

    Ao integrar seu software de gestão de consultório e gestão de documentos, documentos e e-mails relacionados ao assunto, para todos os usuários de sua empresa, ficam disponíveis com um clique. Você pode ver diferentes versões, examinar quaisquer medidas de segurança ou permissões que foram aplicadas e visualizar os documentos classificados de várias maneiras.

  4. Tempo de registro com um único clique. Quando você integra o gerenciamento de prática e o gerenciamento de documentos, o tempo de registro pode ser tão fácil quanto clicar em um botão. Com a integração do Clio e do NetDocuments, por exemplo, os documentos armazenados no NetDocuments são listados diretamente no seu assunto no Clio Manage - e uma entrada de tempo para o trabalho gasto redigindo, finalizando ou revisando um documento está a um clique de distância.

    Uma vez que a captura de tempo é um desafio comum em muitas empresas, como visto repetidamente no Clio's Relatório de tendências jurídicas, esse recurso é uma forma de garantir que seus cronometristas possam registrar com eficiência suas horas de trabalho.

  5. Confirmando a fonte da verdade. Falo muito sobre isso com nossos clientes. Se os seus documentos estão em todos os lugares e você tem vários lugares que precisa ir para entender o que está acontecendo em um determinado assunto, você está perdendo tempo e introduzindo um nível de risco que é simplesmente desnecessário.

    Se o seu repositório de documentos é a única fonte de verdade para todos os documentos que sua empresa criou, bem como para todos os documentos que sua empresa recebeu, você pode ir a essa fonte única e encontrar o que precisa com confiança.

É preciso compromisso

Isso tudo parece bom demais para ser verdade, certo? É preciso compromisso para alavancar a tecnologia e trabalhar até encontrar processos que impulsionem sua empresa para o sucesso. Nem sempre é fácil seguir um processo bem desenhado, mas vale a pena sempre. Se você está pronto para dar o próximo passo na gestão eficiente de seus assuntos e documentos, reserve um tempo para verificar como a integração do NetDocuments com o Clio Manage pode ajudar sua empresa a fazer exatamente isso.

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