5 A tecnologia de captura de motivos está impulsionando a transformação digital

Por:
Karen cummings
Novembro 19, 2020

Transformação digital é a ideologia do ano para empresas que dependem de um trabalho intensivo de documentos. Incontáveis organizações de todos os tamanhos e setores mudaram seus processos para encontrar soluções que forneçam maneiras rápidas, confiáveis e seguras de inserir dados em seus sistemas. A captura em nuvem se tornou uma força motriz para a implementação de estratégias digitais neste ano com um bom motivo. Digitalizar dados diretamente no ponto de entrada no ciclo de vida do documento faz todo o sentido antes de enviá-los aos destinatários e aos fluxos de trabalho.

À medida que muitas organizações mudam para processos sem papel, considerar como a tecnologia de captura está ligada a um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma primeira etapa crítica. Para ajudar o resto da empresa a se tornar digital, as soluções de captura ajudam você a lidar com os desafios intermináveis associados à transmissão de papel e documentos com mais facilidade. Aqui estão os princípios básicos para qualquer solução de captura poderosa:

Mais maneiras de inserir documentos

Quando se trata de implementação de novas tecnologias e processos de padronização, a adoção do usuário é crítica e é totalmente baseada na facilidade de uso e flexibilidade. Nem todas as empresas têm os mesmos procedimentos; cada um tem uma equipe e uma estrutura diferentes. Uma organização pode ter uma equipe de varredura, outras podem capacitar os funcionários com ferramentas para fazerem isso sozinhos e algumas podem até ter um híbrido de ambos os métodos.

No final das contas, se você puder fornecer aos funcionários recursos para enviar documentos de MFPs, scanners de mesa, dispositivos móveis, fax, e-mail ou mesmo APIs, poderá habilitar qualquer caso de uso e resolver problemas que economizam o tempo de todos.

Extrai e organiza dados - automaticamente
Soluções básicas de captura permitem que imagens e documentos sejam transformados no meio do trânsito no caminho para o destino final e avançado as soluções de captura levam esses recursos a outro nível.

Com funcionalidades sofisticadas, como classificação de documentos com extração de dados, você pode obter informações sem esforço do que antes eram imagens planas. Ao habilitar a captura com extração de dados e recursos de indexação, você pode enviar esses documentos downstream com informações relacionadas que podem ditar fluxos de trabalho e destinos finais, mesmo no nível de pasta dentro de sistemas de linha de negócios. Fale sobre como tirar o trabalho agitado do seu dia!

Integra-se facilmente com outros sistemas
A tecnologia de captura é mais útil quando pode se integrar perfeitamente aos sistemas existentes, como fax em nuvem, registros médicos eletrônicos (EMR) para saúde, Sistemas de informação do aluno (SIS) para educação ou Sistemas de gerenciamento de documentos (DMS), como NetDocuments.

A capacidade de se adequar aos softwares e sistemas existentes permite que trabalhadores ocupados capturem rapidamente uma imagem ou documento e os encaminhe diretamente para as mãos do destinatário ou repositório certo, com um simples clique de botão. Além disso, com sistemas como o NetDocuments, você pode configurar fluxos de trabalho dinâmicos que serão submetidos automaticamente a diferentes pastas dentro do NetDocuments imediatamente após a digitalização. O resultado final? O caminho para o DMS é muito mais rápido e sua equipe apreciará a experiência superior do usuário.

Aumenta a segurança e a conformidade
Em nosso clima de negócios orientado por dados, garantir a segurança dos dados capturados é de suma importância. É por isso que as principais soluções de captura devem levar em consideração os padrões de segurança e privacidade de dados do setor, como HIPAA, PCI DSS, ISO 27001 e outros.

Alguns outros recursos que reforçam a segurança dos dados para o conteúdo capturado são o envio de fax seguro para a comunicação de informações confidenciais, prevenção contra perda de dados, criptografia em repouso e recursos de "exclusão ao enviar" que garantem que as imagens capturadas não permaneçam localmente nos dispositivos em que estavam capturado.

Permite trabalhar de qualquer lugar
Hoje em dia, os funcionários estão trabalhando em todos os lugares - na sede do escritório, no escritório em casa, enquanto viajam a trabalho, quem pode manter o controle? A tecnologia de captura que pode ser acessada de qualquer desktop - ou melhor ainda, de qualquer dispositivo móvel - permite que o conteúdo seja capturado, organizado e encaminhado de forma rápida e segura para fluxos de trabalho, equipe apropriada ou arquivamento, conforme necessário. Ele elimina a espera para recuperar do armazenamento externo, mensageiros, correio tradicional ou acesso a dispositivos de digitalização, uma vez que o trabalho pode ser feito a partir de qualquer dispositivo habilitado para rede. Nesta admirável realidade de trabalho remoto, a acessibilidade é uma grande vitória para garantir a continuidade dos negócios.

Trazendo para casa
Na verdade, o papel provavelmente nunca irá embora inteiramente- pelo menos não em nossas vidas. Mas a captura em nuvem está levando a Transformação Digital do conceito à prática para organizações em todo o mundo, fornecendo processos rápidos, contínuos e seguros para substituir a busca por papel.

Usando tecnologias de captura inteligente, a equipe pode capturar imagens de documentos de quase qualquer dispositivo, extrair automaticamente os dados de que precisam e tomar decisões com base nesses dados para enviá-los para outros membros da equipe ou aplicativos. Com a captura da nuvem, as organizações resolvem os desafios do processo e colocam as rodas em movimento em direção a um futuro quase sem papel.

saber mais

Captura Inteligente Upland e Upland AccuRoute oferecem recursos escaláveis aos usuários do NetDocuments para gerenciar melhor as soluções de captura baseada em nuvem e fax corporativo, com o resultado de tornar as estratégias de transformação digital mais realistas para serem colocadas em prática mais adiante. Para iniciar seus esforços de transformação digital com estratégias mais abrangentes para trazer seus processos para a era digital, entre em contato com nosso parceiro, Upland Software, em dwf@uplandsoftware.com.

Sobre o software Upland
A Upland Software (Nasdaq: UPLD) é líder em software de gerenciamento de trabalho corporativo. As quatro nuvens corporativas da Upland permitem que milhares de organizações se envolvam com os clientes nos principais canais digitais, otimizem o desempenho da equipe de vendas, gerenciem projetos e custos de TI e automatizem fluxos de trabalho de documentos críticos. Todas as nuvens da Upland são apoiadas por um compromisso de 100% com o sucesso do cliente e a plataforma UplandOne, que coloca os clientes no centro de tudo o que fazemos. Saiba mais em uplandsoftware.com.

Want a Demo? Request one today!

Postagens recentes