Os logotipos da empresa NetDocuments e Upland sobrepostos no fundo do ícone da nuvem.

5 A tecnologia de captura de motivos está impulsionando a transformação digital

Por:
Karen cummings
Postado em:
Novembro 19, 2020

Digital Transformation is the ideology of the year for businesses reliant on document-intensive work. Countless organizations of all sizes and industries have shifted their processes to find solutions that provide fast, reliable, and secure ways to get data into their systems. Cloud capture has become a driving force for implementing digital strategies this year with good reason. Digitizing data right at the point of entry into the document lifecycle makes perfect sense before sending it off to recipients and workflows.

As many organizations move to paperless processes, considering how capture technology ties into a cloud document management system (DMS) is a critical first step. To help the rest of the business go digital, capture solutions help you handle the never-ending challenges associated with paper and document transmission more easily. Here are the basics to any powerful capture solution:

Mais maneiras de inserir documentos

Quando se trata de implementação de novas tecnologias e processos de padronização, a adoção do usuário é crítica e é totalmente baseada na facilidade de uso e flexibilidade. Nem todas as empresas têm os mesmos procedimentos; cada um tem uma equipe e uma estrutura diferentes. Uma organização pode ter uma equipe de varredura, outras podem capacitar os funcionários com ferramentas para fazerem isso sozinhos e algumas podem até ter um híbrido de ambos os métodos.

No final das contas, se você puder fornecer aos funcionários recursos para enviar documentos de MFPs, scanners de mesa, dispositivos móveis, fax, e-mail ou mesmo APIs, poderá habilitar qualquer caso de uso e resolver problemas que economizam o tempo de todos.

Extracts and Organizes Data – Automatically

Basic capture solutions allow images and documents to be transformed mid-transit on the way to the final destination and advanced capture solutions take these capabilities to another level.

Com funcionalidades sofisticadas, como classificação de documentos com extração de dados, você pode obter informações sem esforço do que antes eram imagens planas. Ao habilitar a captura com extração de dados e recursos de indexação, você pode enviar esses documentos downstream com informações relacionadas que podem ditar fluxos de trabalho e destinos finais, mesmo no nível de pasta dentro de sistemas de linha de negócios. Fale sobre como tirar o trabalho agitado do seu dia!

Easily Integrates with Other Systems

Capture technology is most useful when it can integrate seamlessly with existing systems like cloud fax, Electronic Medical Records (EMR) for healthcare, Student Information Systems (SIS) for education, or Document Management Systems (DMS) such as NetDocuments.

A capacidade de se adequar aos softwares e sistemas existentes permite que trabalhadores ocupados capturem rapidamente uma imagem ou documento e os encaminhe diretamente para as mãos do destinatário ou repositório certo, com um simples clique de botão. Além disso, com sistemas como o NetDocuments, você pode configurar fluxos de trabalho dinâmicos que serão submetidos automaticamente a diferentes pastas dentro do NetDocuments imediatamente após a digitalização. O resultado final? O caminho para o DMS é muito mais rápido e sua equipe apreciará a experiência superior do usuário.

Enhances Security and Compliance

In our data-driven business climate, ensuring the security of data captured is of paramount importance. This is why premier capture solutions must take into account industry data privacy and security standards like HIPAA, PCI DSS, ISO 27001, and beyond.

A few other features that bolster data security for captured content are secure faxing for communication of sensitive information, data loss prevention, encryption at rest, and “delete upon send” capabilities that ensure captured images don't remain locally on devices on which they were captured.

Enables Work from Anywhere

These days, staff are working from everywhere – office headquarters, the home office, while traveling on the job, who can keep track? Capture technology that's accessible from any desktop – or even better, any mobile device – allows content to be quickly and securely captured, organized, and routed to workflows, appropriate staff, or archival as needed. It removes the wait to retrieve from off-site storage, couriers, snail mail, or access to scanning devices since work can get done from any network-enabled device. In this brave new remote working reality, accessibility is a big win to ensure business continuity.

Bringing it Home

In truth, paper will likely never go away entirely– at least not in our lifetimes. But cloud capture is taking Digital Transformation from concept into practice for organizations worldwide by providing fast, seamless, and secure processes to replace the paper chase.

Usando tecnologias de captura inteligente, a equipe pode capturar imagens de documentos de quase qualquer dispositivo, extrair automaticamente os dados de que precisam e tomar decisões com base nesses dados para enviá-los para outros membros da equipe ou aplicativos. Com a captura da nuvem, as organizações resolvem os desafios do processo e colocam as rodas em movimento em direção a um futuro quase sem papel.

saber mais

Captura Inteligente Upland e Upland AccuRoute oferecem recursos escaláveis aos usuários do NetDocuments para gerenciar melhor as soluções de captura baseada em nuvem e fax corporativo, com o resultado de tornar as estratégias de transformação digital mais realistas para serem colocadas em prática mais adiante. Para iniciar seus esforços de transformação digital com estratégias mais abrangentes para trazer seus processos para a era digital, entre em contato com nosso parceiro, Upland Software, em dwf@uplandsoftware.com.

About Upland Software

Upland Software (Nasdaq: UPLD) is a leader in enterprise work management software. Upland's four enterprise clouds enable thousands of organizations to engage with customers on key digital channels, optimize sales team performance, manage projects and IT costs, and automate critical document workflows. All of Upland's clouds are backed by a 100% customer success commitment and the UplandOne platform, which puts customers at the center of everything we do. Learn more at uplandsoftware.com.

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"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."
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