Guia: Automação de documentos para escritório de advocacia facilitada; um homem está sentado em uma mesa apontando para um ícone de gráfico.
Learn Why Organizations are Switching to NetDocuments.

Um guia para automação de documentos para advogados

10/5/2023

“Tanto trabalho, tão pouco tempo.”

É um refrão constante nos escritórios de advocacia, e não é exagero. As demandas de tempo dos advogados estão crescendo continuamente - enquanto isso, o relógio continua correndo.

À medida que escritórios de advocacia e profissionais jurídicos buscam melhores maneiras de maximizar seus esforços, mais e mais estão recorrendo à tecnologia para as soluções. Muitas dessas organizações que pensam no futuro estão trocando processos manuais demorados por automações eficientes.

E os resultados são bastante impressionantes.

But what do you need to know before getting started with legal document automation? This guide has the answers, including key benefits of document automation, different software options to consider, essential features to look out for, and guidelines for how to select the right solution and get a great ROI.

O que é Automação de Documentos Jurídicos?

A automação é uma tendência que cresce rapidamente no setor jurídico - e por um bom motivo. Ao usar a tecnologia para executar tarefas, processos e fluxos de trabalho sem (ou com reduzido) envolvimento humano, a automação permite que os escritórios de advocacia prestem serviços jurídicos mais rapidamente e a um custo menor.

Então, o que é realmente a automação de documentos jurídicos?

Legal document automation refers to automating legal document work — particularly the labor-intensive, tedious tasks that take time away from more interesting, high-value work. With legal document automation solutions, law firms can automate workflows like generating contracts, agreements, applications, opinions, pleadings, and even entire sets of documents.

Automação de Documentos Jurídicos vs. Montagem de Documentos

Existe diferença entre automação de documentos jurídicos e montagem de documentos?

Some argue that Automação de Documentos refers specifically to the template development process while document assembly describes the process of generating customized documents from a template.

A verdade é que muitas pessoas no setor jurídico usam esses termos de forma intercambiável. O senhor também pode ouvir o termo "geração de documentos". Mas, em última análise, todos eles descrevem a mesma coisa: criar modelos que podem ser preenchidos automaticamente para criar documentos jurídicos personalizados.

A maioria das organizações jurídicas já está usando automação

É provável que o senhor já esteja usando a automação. Assinaturas eletrônicas, formulários de entrada e consultas on-line, fluxos de trabalho do ciclo de vida do contrato... Todas essas são formas de automação que ajudam advogados e profissionais do direito a trabalhar com mais eficiência.

Como o trabalho jurídico começa e termina com documentos, adicionar automação pode ter um grande impacto na carga de trabalho diária de praticamente qualquer advogado.

6 Benefícios da automação de documentos jurídicos

Considere estes seis principais benefícios da automação de documentos jurídicos para advogados e escritórios de advocacia:

1. Economize tempo em tarefas administrativas

The data doesn’t lie: automatable work fills as much as 23% of a lawyer’s day. These are tasks that don’t actually require human intervention, such as administrative work and other rote processes.

E sejamos honestos: ninguém passa por todo o trabalho duro e despesas da faculdade de direito esperando passar um quarto do dia copiando e colando texto, digitalizando documentos ou imprimindo páginas para assinaturas molhadas.

A automação das tarefas administrativas economiza o tempo que os advogados podem dedicar a atividades significativas e geradoras de receita.

2. Melhorar a qualidade do produto de trabalho

Erros acontecem - isso é apenas um fato da vida. Mas quando se trata de trabalho jurídico, mesmo pequenos erros podem se transformar em erros caros, tanto para os escritórios de advocacia quanto para seus clientes. Felizmente, a automação pode ajudar a reduzir a ocorrência de erros e melhorar a qualidade geral dos produtos de trabalho.

Por exemplo, o software de automação de documentos jurídicos pode extrair dados diretamente do gerente de relacionamento com o cliente (CRM) ou do sistema de gerenciamento de casos/práticas para um modelo padronizado. Isso elimina facilmente o tedioso desafio de transcrever números de casos, nomes de partes, datas necessárias e outros detalhes simples. Assim, os advogados podem concentrar a maior parte de seu tempo e atenção em quaisquer aspectos únicos ou complexos do caso.

O resultado final? Entrega pontual de produtos de alta qualidade.

3. Reduzir o estresse

Tarefas tediosas e demoradas podem aumentar significativamente o estresse e contribuir para o esgotamento, especialmente quando prejudicam um trabalho mais significativo.

A automação, por outro lado, pode reduzir a quantidade de tarefas administrativas no prato de um advogado e liberar tempo. Se esse tempo é gasto em tarefas de maior valor ou melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, é uma escolha deles.

4. Aumente o número de clientes que você pode atender

À medida que os serviços jurídicos se tornam mais comoditizados, o número de clientes que uma empresa pode atender estará diretamente correlacionado com a eficiência com que ela pode fornecer produtos jurídicos.

Usando a automação, os escritórios de advocacia podem modelar muitos produtos de trabalho jurídico de rotina, como arrendamentos, testamentos, contratos de trabalho, divórcios incontestados, incorporações etc. Em vez de monopolizar um tempo valioso, questões simples podem ser tratadas rapidamente e ajudar os advogados a estabelecer novos relacionamentos com clientes sem esforço .

5. Impressione seus clientes

A automação não precisa ser relegada ao trabalho de bastidores. Na verdade, pode ser bastante impressionante em aplicativos voltados para o cliente.

Considere um processo automatizado de admissão de clientes. Usando um formulário de autoatendimento, o cliente insere todas as informações necessárias, que são então automaticamente mescladas em uma carta de compromisso modelada e passadas ao cliente para assinatura eletrônica. Todo o processo pode ser concluído em minutos. Enquanto isso, sua empresa se mostra rápida, atenciosa, precisa, experiente em tecnologia e moderna - e isso pode fazer toda a diferença quando se trata de conquistar novos negócios e de retornar.

6. Melhore a sua OrganizationKPI's

Considerando todos esses benefícios, não é de surpreender que a automação possa levar a grandes melhorias nos principais indicadores de desempenho de sua empresa, ou KPIs.

Fewer avoidable errors? Check. Increased efficiency? Check. More (and happier!) clients? Check. Better talent retention because lawyers aren’t burned out on menial tasks? Check, check, check!

Medindo o ROI da Automação de Documentos em Organizações Jurídicas

Dados todos os possíveis benefícios da automação de documentos, não é de admirar que o setor jurídico esteja aproveitando essa tecnologia. Mas como você sabe que está obtendo o valor desejado com as ferramentas de automação e montagem de documentos? Como você garante um forte retorno sobre seu investimento em tecnologia?

Meça seus resultados

The most obvious answer, of course, is to measure. First, you’ll need to establish benchmarks for important key performance indicators, such as: How long does it take your team to compile documents with their existing manual workflows? How many documents are you manually creating?

Depois de configurar seus processos de automação de documentos, faça cada medição novamente. Idealmente, seu tempo de desenho diminuirá (mesmo que você só consiga automatizar parcialmente o processo) e você verá uma economia significativa de tempo que sua equipe pode dedicar a um trabalho mais significativo.

Se você conseguir configurar o autoatendimento do cliente, pode acabar produzindo mais documentos por mês também. Isso pode aumentar drasticamente seu ROI, pois permite que você entregue uma quantidade maior de trabalho a um custo menor para sua equipe.

Mantenha seus modelos

Outra maneira pela qual a automação de documentos pode fornecer ROI para o seu organization é ajudando a manter sua biblioteca de modelos.

A maioria dos escritórios de advocacia tem um repositório considerável de casos anteriores para extrair - na verdade, esse banco precedente é frequentemente considerado uma vantagem estratégica e um diferencial competitivo. Mas isso também pode significar vasculhar dezenas de variações do mesmo tipo de contrato ao tentar montar manualmente um novo. Você também precisa revisar e manter continuamente seus vários modelos para garantir que estejam atualizados.

A automação de documentos pode melhorar drasticamente esse processo, consolidando todas as várias permutações em um modelo mestre. Usando a lógica condicional, o software de automação de documentos pode adicionar ou remover conteúdo para atender às necessidades do caso. Quando há mudanças na legislação, também é muito mais fácil atualizar as citações em seu modelo mestre do que passar por cada variação do modelo individualmente.

Assim como no tempo de rascunho, você também pode medir o tempo gasto na manutenção de modelos de documentos antes e depois da automação para ver como ela melhora.

Reutilize seus dados

Almost always, the same data is used repeatedly throughout the pendency of a case or matter within different sets of documents. To maximize the ROI from your document automation, you will need a system that allows you to reuse the data that has been input in order to build automated documents. To leverage the data repeatedly, the data must be stored in data tables. Having data tables means names can easily be modified and data reused to create additional automations and workflows.

Gerencie sua reputação

Embora seja mais difícil de quantificar, outra fonte de ROI pode vir de melhorias na reputação de sua empresa e no relacionamento com os clientes.

Among the key benefits of document automation are increased consistency and decreased drafting time. In other words: better legal services delivered faster.

E esse é exatamente o tipo de coisa que seus clientes vão elogiar.

A automação de documentos de escritório de advocacia pode não ser adequada para…

Não se engane: a automação não pode substituir um advogado astuto. Mas, embora existam muitos processos do dia a dia que são adequados para automação, alguns fluxos de trabalho só podem ser parcialmente automatizados. E, claro, sempre haverá questões únicas e delicadas que exigem tratamento personalizado pelo melhor talento que sua empresa tem a oferecer.

Então, como você determina quando a automação é a abordagem certa?

Ao tentar decidir se uma tarefa ou processo pode ou deve ser automatizado, você deve se fazer algumas perguntas, como:

  • O processo é manual e repetitivo?
  • Quanto tempo esta tarefa consome semanalmente/mensalmente/anualmente?
  • O tempo gasto nesta tarefa é faturável?
  • Quanto tempo e/ou dinheiro você poderia economizar automatizando toda ou parte dessa tarefa?
  • O processo segue regras padronizadas e preditivas?
  • Com que frequência você se depara com circunstâncias ou condições incomuns durante esta tarefa?
  • O senhor já está usando modelos de documentos ou outras ferramentas para agilizar essa tarefa?
  • O senhor tem as ferramentas e os aplicativos certos para automatizar o processo ou precisará encontrar ferramentas de automação de documentos?

Quais são os tipos de automação de documentos e sistemas de gerenciamento?

Para começar a automação de documentos jurídicos, você precisará encontrar o software certo. Existem várias variedades para escolher. É importante entender as diferenças, pontos fortes e fracos de cada opção para que você possa selecionar a melhor solução para sua empresa.

Software de gestão prática com recursos de automação de documentos

Algumas plataformas de gerenciamento de práticas fornecem recursos básicos de automação de documentos, como portais de admissão de clientes, assinatura eletrônica e a capacidade de preencher documentos com dados do software de gerenciamento de práticas. No entanto, eles não incluem a lógica jurídica complexa necessária para concluir a maioria dos documentos jurídicos. Essas soluções são mais adequadas para automações de documentos simples de natureza mais administrativa.

Software de Montagem Independente

As soluções autônomas de software de montagem de documentos podem oferecer ferramentas de geração de documentos mais avançadas ou especializadas do que as incluídas em um pacote de gerenciamento de práticas. Por exemplo, eles podem oferecer bibliotecas de modelos para jurisdições e/ou áreas de prática específicas. Ou eles podem ter ferramentas adicionais para revisar, aprovar ou arquivar eletronicamente os documentos criados.

Lembre-se, no entanto, de que, para obter todos os benefícios da automação, um software autônomo adicionado à sua pilha de tecnologia deve se integrar às plataformas principais de gerenciamento de documentos (ou prática ou gerenciamento de casos).

Software de gerenciamento de documentos para escritório de advocacia com automação de documentos

Naturalmente, uma plataforma robusta de gerenciamento de documentos oferecerá um conjunto completo de ferramentas de automação e montagem de documentos para suportar até mesmo a lógica jurídica mais complexa, incluindo cálculos, listas, loops e cláusulas condicionais.

Um dos principais benefícios dessa opção é que a automação é incorporada à mesma interface que você está usando para gerenciar seus documentos. Como resultado, você pode automatizar ainda mais os fluxos de trabalho de documentos — não apenas gerá-los, mas revisá-los, aprová-los, colaborar, compartilhá-los, organizá-los e protegê-los.

Como o software de automação de documentos é diferente do gerenciamento de documentos jurídicos?

O software de automação de documentos é uma ferramenta poderosa para escritórios de advocacia, mas a geração de documentos personalizados é apenas um pequeno aspecto do gerenciamento de documentos como um todo.

Legal document management covers a broad range of essential tools and capabilities, including:

  • Armazenamento de documentos seguro e compatível
  • Previsão de arquivamento de e-mail
  • Pesquisa avançada usando metadados personalizados e atributos dinâmicos
  • Revisão de documentos e controle de versão
  • Compartilhamento seguro e colaboração com usuários internos e externos
  • Assinaturas eletrônicas integradas com fluxos de trabalho automatizados
  • Integração perfeita com o pacote do Microsoft Office
  • Recursos avançados de segurança
  • Permissões granulares de acesso do usuário

… e isso é apenas a ponta do iceberg.

Principais recursos do software de automação de documentos para escritórios de advocacia

Quando você está considerando uma solução de automação de documentos — independente ou como parte de uma plataforma de gerenciamento de prática ou de gerenciamento de documentos — há alguns recursos que você deve procurar.

Modelos de documento

Simplificando, não há automação de documentos sem a capacidade de criar modelos. Um modelo permitirá identificar os campos do documento que devem ser customizados para cada cliente, caso ou assunto. Quando você gera um documento automatizado, esses campos serão preenchidos com base nos dados de origem do seu CRM, software de gerenciamento de prática, etc.

Biblioteca de Documentos

Algumas soluções de automação de documentos virão com uma biblioteca integrada de documentos e formulários judiciais para determinadas jurisdições e áreas de atuação. Isso pode economizar tempo, principalmente se sua empresa ainda não tiver reunido sua própria biblioteca de documentos usados com frequência.

Armazenamento de documentos

Depois de gerar um documento, onde você o armazenará? Uma solução de automação de documentos deve oferecer armazenamento seguro para seus documentos - ou melhor ainda, uma integração perfeita com seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS), para que possa ser prontamente armazenado no arquivo de assunto correto.

Lógica Condicional

Para documentos que são sempre os mesmos, os recursos básicos de automação de documentos resolverão o problema. Mas e os tipos de documentos que ocasionalmente incluem cláusulas extras ou outras variações do formato padrão? Isso abrange a maioria dos documentos legais.

Para automatizar esses documentos mais complexos, você precisa aplicar a lógica condicional. Essas regras permitem que você exiba texto, campos ou cláusulas adicionais em um documento somente quando condições específicas forem atendidas.

Este é um recurso imperdível porque a lógica condicional expande muito suas oportunidades de automação de documentos.

Preenchimento automático

There are many ways to automate document processes and workflows, but when we talk about document automation or document assembly, this is the central point: automatically populating document fields with data from another source. In other words, no more copy and paste!

Tabelas de dados

Para reutilizar os dados que foram inseridos no sistema, ele deve ter tabelas de dados para armazenar os dados. Nas tabelas de dados, os dados podem ser editados conforme necessário e podem ser reutilizados várias vezes, o que elimina a necessidade de reinserir os mesmos dados várias vezes. Isso aumenta exponencialmente os ganhos de economia de tempo do seu sistema de automação.

Acesso remoto

O trabalho nem sempre acontece no local de trabalho, e é por isso que todos os seus sistemas essenciais devem estar acessíveis em seu dispositivo preferido, onde quer que você esteja.

Assinaturas Eletrônicas

Depois de gerar o restante do documento automaticamente, faz sentido automatizar também as etapas restantes do processo. O envio do documento personalizado para assinatura eletrônica e o arquivamento automático e seguro do documento assinado leva o processo até a linha de chegada!

Integrações de software

Alguns recursos são interessantes, mas as integrações de software são absolutamente essenciais. Sua solução de automação de documentos deve integrar-se perfeitamente com suas plataformas principais, como seu sistema de gerenciamento de documentos, sistema de gerenciamento de e-mail e software de gerenciamento de prática.

Soluções verdadeiramente perfeitas permitem que você trabalhe diretamente no Microsoft Word para criar automações. Isso pode tornar o processo significativamente mais fácil, pois permite que sua equipe trabalhe em uma interface com a qual já está familiarizada.

Vários tipos de arquivo

Keep in mind that most automation tools specialize in either Microsoft Word or PDF formats. If you expect to use both document formats, make sure the document automation software you choose will let you automate forms and documents in both Word and PDF formats.

Autoatendimento do Cliente

Se você deseja criar clientes satisfeitos sem levantar um dedo, selecione uma solução de automação que permita o autoatendimento dos clientes. Com um portal de autoatendimento ou formulário on-line, seus clientes — novos ou recorrentes — podem selecionar os serviços de que precisam e gerar o documento totalmente personalizado de que precisam em minutos. Tudo o que resta para sua empresa fazer é cobrar a taxa.

Como escolher o software de gerenciamento e automação de documentos

O trabalho jurídico começa e termina com os documentos — é por isso que o gerenciamento de documentos e o software de automação são sistemas tão críticos para acertar. Mas com tantas opções para escolher, como escolher a certa para sua empresa?

O software tem os recursos que sua empresa precisa?

Use a lista de recursos de automação de documentos acima para ajudá-lo a determinar quais recursos de automação são essenciais. Conhecer os fatores que impedem o negócio facilitará a eliminação rápida de soluções que não são adequadas para sua equipe.

If you’re looking for a document management system with document automation built-in, you’ll also want to explore the other features of the DMS to ensure it offers all the capabilities you need. Keep in mind that a cloud-based platform will offer the most flexibility when it comes to ease-of-access, third-party integrations, and more.

O software está dentro do seu orçamento?

O custo do software de automação de documentos pode variar de ferramentas baratas com recursos básicos a produtos sofisticados que oferecem um conjunto robusto de recursos avançados de automação. O preço também pode variar com base em quantos usuários você precisa, bem como se você escolhe um produto independente ou que faz parte de uma plataforma de gerenciamento de práticas ou de gerenciamento de documentos.

Dependendo do volume de casos, estrutura de taxas e metas típicas de sua empresa, o ROI na automação de documentos pode ser significativo para economizar tempo, replicar conhecimentos, melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e atrair e reter os melhores talentos. Você também deve levar essas coisas em consideração ao passar pelo processo de seleção de software.

O software se encaixa na sua pilha de tecnologia atual?

Quando se trata de automação de documentos, você deseja uma solução que se encaixe bem em sua pilha de tecnologia existente. Se você escolher um produto autônomo, é absolutamente essencial ter uma forte conexão de API com suas plataformas principais. Sem uma integração perfeita, ainda haverá etapas manuais no processo à medida que você transfere documentos do software de automação para o sistema de gerenciamento de documentos.

Como alternativa, você pode escolher uma solução de automação de documentos incorporada diretamente à sua plataforma de gerenciamento de documentos. Com esta opção, seus usuários podem criar fluxos de trabalho de montagem de documentos totalmente automatizados — desde a entrada até o armazenamento — sem ter que aprender uma interface de usuário totalmente nova.

O software é fácil de usar?

O software que é muito difícil de aprender geralmente não é usado — e seu investimento vai por água abaixo. É por isso que você deseja uma solução sem código para automação de documentos. O software sem código oferece aos advogados a flexibilidade de criar automações sofisticadas e personalizadas sem exigir que eles aprendam linguagens de codificação complexas.

Você fez um Test Drive?

Não há melhor maneira de sentir uma plataforma de software do que experimentá-la. Um test drive permite que você experimente a interface do software, explore os recursos disponíveis e experimente novos fluxos de trabalho. Certifique-se de testar qualquer software de gerenciamento de documentos e/ou automação que considere adotar para sua empresa.

O software é seguro?

Qualquer software usado para criar ou armazenar documentos confidenciais deve ser seguro. Antes de selecionar uma solução de software de automação ou gerenciamento de documentos, você deve examinar minuciosamente os recursos de segurança.

Vale a pena observar que, em vez de gerenciar todas as necessidades de segurança internamente, muitos escritórios de advocacia contam com fornecedores terceirizados para dar suporte à segurança e à conformidade. Ao selecionar um DMS com segurança integrada robusta, as empresas obtêm certificações de conformidade de passagem, recursos mais avançados e atualizações de segurança mais rápidas.

Comece a automatizar sua experiência

Começar com a automação de documentos pode parecer um pouco assustador, mas eis o seguinte: pode ser uma virada de jogo absoluta para sua empresa. Além disso, só porque sua experiência jurídica é extremamente valiosa para seus clientes, não significa que deva ser extremamente trabalhosa para sua equipe.

Com a automação de documentos, você pode fornecer serviços jurídicos de alta qualidade em escala, reduzindo a carga de tarefas tediosas. Na verdade, automatizar todo esse conhecimento é realmente uma vitória para todos - seus advogados, seus clientes, sua empresa como um todo.

(Todos, isto é, exceto sua concorrência.)

It should come as no surprise that automation is a fast-growing trend in the legal industry. And there’s no time like the present to take advantage of all the benefits document automation has to offer.

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