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Guy Phillips, Gerente Geral EMEA, NetDocuments, diz que a escolha está impulsionando uma mudança no modelo operacional e de trabalho legal padrão
Os últimos seis meses foram, sem dúvida, um catalisador para mudanças, do orçamento à tecnologia, do processo às instalações do local de trabalho - e o maior resultado do bloqueio é a escolha significativamente maior dada às pessoas sobre onde trabalham. De acordo com Escritório de Estatísticas Nacionais, em 2019 apenas 30% dos funcionários do Reino Unido trabalharam em casa. Isso significa que as empresas - e seus clientes - que não estão acostumados com essa forma de trabalhar tiveram que se adaptar rapidamente. Para o setor jurídico, isso é particularmente verdadeiro - como um setor tradicionalmente baseado em escritórios, o bloqueio tem sido um ponto de inflexão para a modernização.
As empresas estão enfatizando que, com o kit de ferramentas certo - uma mistura de tecnologia e cultura -, elas podem oferecer opções e flexibilidade para que a força de trabalho trabalhe de uma forma que os inspire. Por exemplo, o trabalho em casa pode fornecer um melhor equilíbrio entre vida e trabalho - algo que alguns advogados têm lutado para manter ao longo dos anos. Na verdade, uma pesquisa da Hitachi Capital encontrou mais de 60% dos funcionários jurídicos dizendo que querem continuar trabalhando em casa após os três meses de bloqueio. Também está claro que ter a tecnologia para que a equipe trabalhe em casa de maneira eficaz é importante para atrair e reter a próxima geração de talentos.
No entanto, as empresas que no conseguem estabelecer as bases para apoiar a escolha correm o risco de ficar para trás em relação à concorrência. E deixar de mudar para formas mais flexíveis de trabalho pode prejudicar a produtividade e a retenção dos funcionários.
Acabando com o mito local
Então, como o setor jurídico pode garantir que pode facilitar essa nova forma de trabalhar, agora e no futuro? Com os funcionários exigindo acesso às informações a qualquer hora, a adoção das soluções mais recentes em nuvem e software como serviço (SaaS) deve ser um pré-requisito para escritórios de advocacia que desejam ser mais ágeis e seguros.
No entanto, muitos ainda estão vinculados a sistemas de nuvem híbrida ou locais. As preocupações com segurança e conformidade levaram a indústria a acreditar que eles são mais seguros porque os dados só podem ser acessados em um local. Embora possa sentir mais seguro armazenar dados no local, é uma falsa sensação de segurança na era do crime cibernético. Pesquisa recente de Gartner prevê que as cargas de trabalho da infraestrutura de nuvem pública como serviço (IaaS) encontrarão pelo menos 60% menos incidentes de segurança do que aqueles alojados em data centers tradicionais.
As verdadeiras plataformas de nuvem não são apenas mais seguras e flexíveis, mas também exigem muito menos gerenciamento, o que significa que a TI e os negócios podem se concentrar mais no atendimento ao cliente quando ele é mais importante do que nunca. Você pode aprender mais sobre os benefícios de mudar para um sistema moderno baseado em nuvem em nosso estudo de caso, Modernizando para o sucesso agora e no futuro.
Mitigar os riscos de segurança da shadow IT
Desde que os Panama Papers vazaram 11.5 milhões de documentos detalhando informações confidenciais, o setor jurídico tornou-se cada vez mais consciente dos danos financeiros e à reputação que as violações de dados podem causar. Assim, as empresas geralmente estão preparadas quando se trata de garantir o cumprimento da legislação de proteção de dados, como RGPD.
No entanto, ameaças externas e internas não desaparecerão. E trabalhar em casa trouxe vulnerabilidades adicionais. Por exemplo, os dados podem ser desprotegidos, pois os funcionários podem estar usando dispositivos pessoais ou de membros da família para trabalhar. Portanto, a proteção e a criptografia de dados devem estar no centro do trabalho remoto no setor jurídico, com as empresas tendo total controle sobre a privacidade dos dados e conformidade regulamentar, mas sem impacto na produtividade ou desempenho.
No entanto, para setores regulamentados, como o jurídico, muitas ferramentas de colaboração não são adequadas para o propósito, pois não fornecem os níveis necessários de segurança para documentos confidenciais e não se integram a aplicativos de linha de serviço especializados. Para obter suporte total, as empresas devem garantir que os funcionários estejam equipados com as ferramentas certas para o trabalho. Caso contrário, não importa as medidas de segurança em vigor, 'shadow IT' pode permanecer uma ameaça - onde os sistemas existentes impedem que os funcionários armazenem e compartilhem documentos facilmente, forçando-os a usar e-mail pessoal e serviços de armazenamento em nuvem.
Os funcionários precisam de ferramentas de gerenciamento de documentos e e-mail que melhorem em vez de atrapalhar a maneira como trabalham - mais do que apenas uma interface esteticamente agradável. Para garantir a adoção, as ferramentas devem se integrar verdadeiramente à vida cotidiana dos funcionários e funcionar nativamente nos aplicativos com os quais estão familiarizados. Além disso, seja usando uma interface da web ou aplicativo móvel, os funcionários devem poder trabalhar em documentos de casa como fariam no escritório.
Atrair um grupo mais amplo de talentos
Equipar a equipe com a tecnologia certa para o trabalho também é fundamental para reter e atrair a próxima geração. Pesquisas da Capita mostram que mais de três quartos dos trabalhadores afirmam que a tecnologia é um fator em suas escolhas de carreira. Eles querem flexibilidade para trabalhar remotamente e sem as ferramentas certas ou com uma experiência de usuário ruim, pessoas improdutivas correrão o risco de deixar a empresa.
Ter a tecnologia disponível para dar suporte ao trabalho em casa também pode abrir um pool mais amplo de talentos, pois a localização torna-se menos importante na contratação. Como três meses de bloqueio mudaram irrevogavelmente as práticas de trabalho, as empresas agora podem se concentrar em encontrar pessoas com as habilidades mais relevantes, em vez de atrair talentos para a cidade.
Uma mudança de mentalidade
A tecnologia claramente tem um papel a desempenhar para garantir que os funcionários dos escritórios de advocacia possam trabalhar com sucesso em casa e acompanhar o cenário de riscos em constante mudança. No entanto, isso também requer uma mudança de mentalidade. Assim que os escritórios de advocacia tiverem a tecnologia e a infraestrutura para oferecer suporte ao trabalho remoto, eles devem garantir que tenham a cultura para adotá-la totalmente. O setor jurídico se baseia em anos de tradição, portanto, a adaptação a essa mudança pode levar algum tempo. No entanto, como o bloqueio provou, as empresas precisam ser rápidas para se adaptar, portanto, cabe ao setor jurídico possibilitar um modelo de trabalho mais inspirador e ganhar a confiança para fazê-lo funcionar na prática.
Este artigo foi publicado na revista Briefing. Por favor Clique aqui para ver a publicação completa.
