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Você está atendendo aos requisitos de retenção de registros da SEC?

Por:
A Equipe NetDocuments
Outubro 28, 2021

Sua empresa de serviços financeiros deve manter registros de negócios de uma determinada maneira, por um período específico. Isso ocorre porque a Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) e a US Securities and Exchange Commission (SEC) exigem isso. Mas conhecer esses regulamentos é apenas o primeiro obstáculo. A segunda é implementá-los. Faz o seu serviço de gerenciamento de documentos tornar mais fácil?

Quem deve seguir as regras da SEC?

Você provavelmente sabe se as regras da FINRA ou da SEC se aplicam a você. Mas, para refrescar, 17 CFR § 240.17 a- 4 aplica-se a:

  • Membros de uma bolsa de valores nacional que realizam negócios com valores mobiliários diretamente com terceiros que não sejam membros de uma bolsa de valores nacional
  • Corretores ou distribuidores que realizam negócios com valores mobiliários por meio de um membro de uma bolsa de valores nacional
  • Corretores ou negociantes, incluindo um negociante de derivados OTC
  • Negociantes de swap com base em segurança que também são corretores ou negociantes e
  • Principais participantes de troca com base em segurança que também são corretores ou revendedores

Quais registros você deve reter?

Os requisitos de retenção de registros se aplicam aos registros descritos em 17 CFR § 240.17 a- 3, que incluem, mas não estão limitados a:

  • Mata-borrões
  • Ativos e passivos, receitas e outros livros
  • Registros de títulos
  • Memorando de ordens de corretagem
  • Memorando de compra ou venda de um título
  • Puts, calls, spreads, straddles e outras opções
  • Saldos de dinheiro
  • Confirmações e avisos
  • Cheques cancelados
  • Informações do perfil da conta do cliente
  • Candidaturas de emprego
  • Registros de funcionários
  • Comunicações por e-mail
  • Cópia do site
  • Postagens de mídia social
  • Anúncios e materiais de marketing
  • Materiais audiovisuais

Se você tiver dúvidas sobre se deve reter um documento específico, considere se o registro está relacionado às suas funções de negócios principais ou a qualquer um dos serviços que você fornece a seus clientes ou clientes. Se isso acontecer, fique com ele. Você enfrentará problemas de conformidade por não reter registros relevantes. Não há penalidades por manter registros supérfluos, mas, dito isso, você não quer manter tudo para sempre. Essa estratégia pode levar a dados redundantes, desatualizados e triviais e a desafios de descoberta no futuro.

Cronogramas para retenção de registros SEC

Você descobrirá quanto tempo tem para manter registros específicos em 17 CFR § 240.17 a- 4. A regra é detalhada e você - ou, mais provavelmente, seu diretor de conformidade - deve analisá-la com cuidado.

Você deve manter os registros identificados em § 240.17 a- 3 (a) (1) a (3), (5), (21) e (22) para pelo menos seis anos. Isso inclui registros, livros de ativos e passivos, registros de títulos ou livros, um registro de pessoas que podem explicar os registros que a empresa mantém e um registro de cada profissional em uma empresa responsável por estabelecer políticas e procedimentos de conformidade regulatória.

Há um requisito de três anos para outros registros, incluindo, mas não se limitando a:

  • Registros relacionados a § 240.17 a- 3 (a) (4), (6) a (11), (16), (18) a (20) , e (25) a (31)
  • Talões de cheques, extratos bancários, cheques cancelados, reconciliações de dinheiro
  • Contas a receber e a pagar
  • Comunicações Empresariais
  • Balancetes, cálculos de endividamento agregado e capital líquido, demonstrações financeiras, reconciliações de filiais e papéis de trabalho de auditoria interna
  • Garantias de contas e procurações
  • Acordos de negócios escritos
  • Documentos relacionados a valores mobiliários; e
  • Avisos relacionados a um sistema interno de corretor-negociante

Todos os registros armazenados devem estar facilmente acessíveis durante os primeiros dois anos, quer você tenha que mantê-los por pelo menos três ou seis anos.

De acordo com § 240.17 a- 4 (c), você também deve manter quaisquer cartões de conta ou registros relacionados aos termos e condições de abertura ou manutenção de uma conta por seis anos após o encerramento da conta de um cliente.

A maioria dos requisitos de retenção de registros da SEC é de três ou seis anos. No entanto, uma empresa pode ter problemas para manter certos registros por três anos em vez de seis se houver um mal-entendido ou erro humano em seu programa de governança de informações.

Mais requisitos de retenção de registros

A SEC exige que você mantenha os registros de uma determinada maneira. Eles devem ser imutáveis, o que significa que ninguém pode alterar, excluir ou reduzir a vida útil do arquivo.

Outro requisito é armazenar duplicatas dos registros originais em um local separado. Dessa forma, se algo acontecer a uma instalação ou equipamento, você não perderá nada.

Além disso, os usuários autorizados devem ser capazes de encontrar registros rapidamente. Esse requisito significa que você deve indexar tudo e fornecer aos usuários uma função de pesquisa eficiente.

E, finalmente, você deve tornar alguém um terceiro designado (D3P) para acesso independente aos seus registros. Seu D3P é uma entidade que pode recuperar os registros para uma auditoria regulamentar ou por ordem judicial sem a sua cooperação.

NetDocuments facilita a conformidade com a SEC

As empresas de serviços financeiros recorrem ao NetDocuments, um serviço líder de gerenciamento de e-mail e documentos em nuvem porque ele fornece funções e recursos específicos às empresas para cumprir os requisitos de retenção de registros da FINRA e SEC:

  • Períodos de retenção personalizáveis
  • Repositórios Write Once, Read Many (WORM)
  • Múltiplas camadas de criptografia
  • Um recurso robusto de pesquisa de documentos com direitos de acesso personalizáveis
  • Duplicação de dados em três centros de dados geograficamente separados e altamente seguros e
  • Capacidade D3P do NetDocuments

Se sua empresa está pronta para fazer parceria com um DMS focado em FINRA, confira nosso guia para Encontrando o DMS certo para sua empresa.

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