Série de blogs DMS, parte 1 de 5: O que é um DMS?

Por:
A Equipe NetDocuments
Maio 13, 2020

What is a DMS? DMS stands for document management system, and it refers to the tools and processes process your organization uses to store and manage documents. MA modern DMS solution system will often offer robust search capabilities, metadata tagging, access controls, and increased security processes to protect files.

How Document Management Systems Work

In the past, document management for law firms and legal teams was a very physical system: Filing cabinets, boxes, shelves, folders, binders, scanners, thousands upon thousands of printed pages, and designated square footage in the office to hold all that and more.

Felizmente, os padrões DMS foram aprimorados. Agora, a maioria dos arquivos e documentos jurídicos são capturados e armazenados digitalmente, seja em um sistema local ou baseado em nuvem. Essas ferramentas trazem consigo uma variedade de recursos adicionais que estão rapidamente tornando o DMS a espinha dorsal do escritório de advocacia.

Some of the key DMS features for law firms and corporate legal teams include the ability to:

  • Create and edit documents
  • Organize documents by matter or project
  • Securely share and collaborate on documents
  • Track version history
  • Access workspaces and documents remotely
  • Control user access permissions
  • Apply custom metadata
  • Find content efficiently
  • Integrate with preferred software solutions
  • Maintain advanced security and governance

With these productivity-boosting features, DMS users are able to streamline their workflows while staying focused on clients and outcomes. However, your mileage may vary depending on the type of document management system you choose for your organization.

Types of Document Management Systems: Cloud-Based vs. On-Premises

Before the internet was widely used, the only real choice businesses had for secure, digital document storage was an on-premises system.The primary benefit of “on-prem” is keeping total control of the system within your organization — but this can be a false sense of security for many organizations. While on-premises solutions are still common among law firms and other businesses, they are also expensive and difficult to set up and maintain. They require in-house server hardware, software licenses, security systems, and IT personnel to keep everything running smoothly and address issues as they arise.

As soluções baseadas em nuvem estão crescendo em popularidade como uma alternativa aos sistemas locais. Com uma solução DMS baseada em nuvem, o gerenciamento e manutenção de hardware, software, segurança e pessoal são de responsabilidade do provedor de nuvem. Os usuários corporativos simplesmente pagam uma taxa mensal ao provedor de nuvem para acessar o DMS através da Internet.

The Benefits of a Cloud-Based Document Management System

Além de economias de custo significativas, a nuvem oferece uma variedade de benefícios em relação às soluções DMS locais. Dois são de particular importância para profissionais do direito: segurança e mobilidade.

Embora os fornecedores possam variar, as soluções de DMS baseadas em nuvem são responsáveis pela segurança dos dados de seus clientes. DMS projetado especificamente para escritórios de advocacia e equipes jurídicas colocam uma ênfase ainda maior na segurança, conformidade e backups porque eles entendem os padrões estritos de confidencialidade que devem ser cumpridos. Com o fornecedor certo, os profissionais jurídicos podem ficar tranquilos, pois seus dados e documentos mais importantes estão sendo protegidos no nível mais alto.

A mobilidade também é um grande benefício que acompanha o uso da nuvem. Enquanto as soluções locais exigem que os usuários se conectem à rede do escritório diretamente ou via VPN, as soluções em nuvem possibilitam que os usuários acessem seus dados de quase qualquer dispositivo conectado à Internet. Isso dá aos advogados a capacidade de trabalhar remotamente com facilidade, aumentar a produtividade e fornecer um serviço melhor aos clientes.

Para saber mais sobre os benefícios do trabalho remoto, baixe nosso e-book, Da vantagem ao lucro: como os escritórios de advocacia podem implementar trabalho flexível e remoto.

Use Cases for Document Management Systems: Managing, Collaborating, & Sharing Files

The reality of the modern workplace is that nearly everything we do happens on our devices: We use them to communicate, research, create, collaborate, and so much more. Information is constantly circulating in, out, and through the office. Because of this, a DMS isn’t just where firms store documents — it’s where work happens.

Além do mero armazenamento, um DMS capacita a organização. As equipes jurídicas lidam com grandes quantidades de informações e a capacidade de localizar e recuperar rapidamente as informações necessárias é vital para a produtividade e o atendimento oportuno ao cliente. Um DMS robusto pode até possibilitar a modelagem de espaços de trabalho para que novos projetos possam ser integrados perfeitamente à estrutura organizacional existente.

Como as equipes trabalham juntas e colaboram, é crucial garantir que todos tenham as informações mais atualizadas. Passar várias versões de documentos entre várias partes pode ser uma receita para o desastre, mas um DMS torna mais fácil colaborar com outras pessoas rastreando alterações e atualizações para que todos permaneçam na mesma página.

Finalmente, com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, as empresas não apenas podem desfrutar de mobilidade em seus dispositivos, mas também podem compartilhar documentos com segurança dentro da equipe e com partes interessadas externas também.

Seu DMS: mais do que armazenamento

Com a quantidade de arquivos que mesmo as pequenas empresas devem gerenciar, fica claro que os sistemas de gerenciamento de documentos são fundamentais para o trabalho jurídico. O DMS não apenas permite que as empresas armazenem e gerenciem documentos e dados com segurança, mas também permite que as equipes jurídicas sejam mais produtivas e eficientes. Mas isso não é tudo: desde aumentar a flexibilidade até melhorar os resultados financeiros da empresa, há muito mais que o seu DMS pode fazer por você.

Veja por que um DMS robusto é um componente-chave da pilha de tecnologia de qualquer equipe jurídica na Parte 2: Por que você precisa de um DMS?

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