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Série de blogs DMS, parte 1 de 5: O que é um DMS?

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Maio 13, 2020
Ultima atualização:
Março 1, 2022

O que é um DMS? DMS significa sistema de gerenciamento de documentos e se refere às ferramentas e processos que sua organização usa para armazenar e gerenciar documentos. O moderno sistema de solução DMS da MA geralmente oferece recursos de pesquisa robustos, marcação de metadados, controles de acesso e processos de segurança aprimorados para proteger os arquivos.

Como funcionam os sistemas de gerenciamento de documentos

In the past, document management for law firms and legal teams was a very physical system: Filing cabinets, boxes, shelves, folders, binders, scanners, thousands upon thousands of printed pages, and designated square footage in the office to hold all that and more.

Felizmente, os padrões DMS foram aprimorados. Agora, a maioria dos arquivos e documentos jurídicos são capturados e armazenados digitalmente, seja em um sistema local ou baseado em nuvem. Essas ferramentas trazem consigo uma variedade de recursos adicionais que estão rapidamente tornando o DMS a espinha dorsal do escritório de advocacia.

Alguns dos principais recursos DMS para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas incluem a capacidade de:

  • Criar e editar documentos
  • Organizar documentos por assunto ou projeto
  • Compartilhe e colabore em documentos com segurança
  • Rastrear o histórico da versão
  • Acesse espaços de trabalho e documentos remotamente
  • Controle as permissões de acesso do usuário
  • Aplicar metadados personalizados
  • Encontre conteúdo de forma eficiente
  • Integre com soluções de software preferidas
  • Manter segurança e governança avançadas

Com esses recursos de aumento de produtividade, os usuários DMS podem otimizar seus fluxos de trabalho enquanto se mantêm focados nos clientes e nos resultados. No entanto, sua milhagem pode variar dependendo do tipo de sistema de gerenciamento de documentos que você escolher para sua organização.

Tipos de sistemas de gerenciamento de documentos: baseados na nuvem e no local

Before the internet was widely used, the only real choice businesses had for secure, digital document storage was an on-premises system. The primary benefit of “on-prem” is keeping total control of the system within your organization — but this can be a false sense of security for many organizations. While on-premises solutions are still common among law firms and other businesses, they are also expensive and difficult to set up and maintain. They require in-house server hardware, software licenses, security systems, and IT personnel to keep everything running smoothly and address issues as they arise.

Cloud-based document management solutions are growing in popularity as an alternative to on-premises systems. With a cloud-based DMS solution, the management and upkeep of hardware, software, security, and personnel are the responsibility of the cloud provider. Business users simply pay a monthly fee to the cloud provider to access the DMS via the internet.

Os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem

Além de economias de custo significativas, a nuvem oferece uma variedade de benefícios em relação às soluções DMS locais. Dois são de particular importância para profissionais do direito: segurança e mobilidade.

Embora os fornecedores possam variar, as soluções de DMS baseadas em nuvem são responsáveis pela segurança dos dados de seus clientes. DMS projetado especificamente para escritórios de advocacia e equipes jurídicas colocam uma ênfase ainda maior na segurança, conformidade e backups porque eles entendem os padrões estritos de confidencialidade que devem ser cumpridos. Com o fornecedor certo, os profissionais jurídicos podem ficar tranquilos, pois seus dados e documentos mais importantes estão sendo protegidos no nível mais alto.

A mobilidade também é um grande benefício que acompanha o uso da nuvem. Enquanto as soluções locais exigem que os usuários se conectem à rede do escritório diretamente ou via VPN, as soluções em nuvem possibilitam que os usuários acessem seus dados de quase qualquer dispositivo conectado à Internet. Isso dá aos advogados a capacidade de trabalhar remotamente com facilidade, aumentar a produtividade e fornecer um serviço melhor aos clientes.

Para saber mais sobre os benefícios do trabalho remoto, baixe nosso e-book, Da vantagem ao lucro: como os escritórios de advocacia podem implementar trabalho flexível e remoto.

Casos de uso para sistemas de gerenciamento de documentos: gerenciamento, colaboração e compartilhamento de arquivos

A realidade do local de trabalho moderno é que quase tudo o que fazemos acontece em nossos dispositivos: nós os usamos para nos comunicar, pesquisar, criar, colaborar e muito mais. A informação está constantemente circulando dentro, fora e através do escritório. Por isso, um DMS não é apenas onde as empresas armazenam documentos - é onde o trabalho acontece.

Além do mero armazenamento, um DMS capacita a organização. As equipes jurídicas lidam com grandes quantidades de informações e a capacidade de localizar e recuperar rapidamente as informações necessárias é vital para a produtividade e o atendimento oportuno ao cliente. Um DMS robusto pode até possibilitar a modelagem de espaços de trabalho para que novos projetos possam ser integrados perfeitamente à estrutura organizacional existente.

Como as equipes trabalham juntas e colaboram, é crucial garantir que todos tenham as informações mais atualizadas. Passar várias versões de documentos entre várias partes pode ser uma receita para o desastre, mas um DMS torna mais fácil colaborar com outras pessoas rastreando alterações e atualizações para que todos permaneçam na mesma página.

Finalmente, com o gerenciamento de documentos baseado em nuvem, as empresas não apenas podem desfrutar de mobilidade em seus dispositivos, mas também podem compartilhar documentos com segurança dentro da equipe e com partes interessadas externas também.

Seu DMS: mais do que armazenamento

Com a quantidade de arquivos que mesmo as pequenas empresas devem gerenciar, fica claro que os sistemas de gerenciamento de documentos são fundamentais para o trabalho jurídico. O DMS não apenas permite que as empresas armazenem e gerenciem documentos e dados com segurança, mas também permite que as equipes jurídicas sejam mais produtivas e eficientes. Mas isso não é tudo: desde aumentar a flexibilidade até melhorar os resultados financeiros da empresa, há muito mais que o seu DMS pode fazer por você.

Veja por que um DMS robusto é um componente-chave da pilha de tecnologia de qualquer equipe jurídica na Parte 2: Por que você precisa de um DMS?

A solução do sistema de gerenciamento de documentos NetDocuments

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