Formstack + NetDocuments: reduzindo o trabalho manual para economizar tempo e dinheiro para as equipes jurídicas da universidade

Para atender às necessidades dos alunos, professores e funcionários, as equipes jurídicas das universidades geralmente contam com formulários para coletar informações essenciais - seja para um contrato de trabalho, uma disputa entre proprietário e inquilino, necessidades de imigração ou uma reclamação de estudante.

O objetivo de usar formulários em primeiro lugar é agilizar o processo de admissão para que o conselho universitário possa fornecer serviços jurídicos eficazes e eficientes para a comunidade do campus.

Mas é o seguinte: a maneira como muitas universidades usam os formulários não é tão eficiente ou eficaz.

Na verdade, o processo padrão para criar, distribuir e armazenar formulários digitalmente pode ser exaustivo, demorado e propenso a erros tanto para advogados quanto para estudantes – sem falar que é caro para a universidade.

Não acredita? Veja isso:

O problema com formas jurídicas típicas

Formulários físicos e processos manuais proporcionam uma experiência abaixo da média para quase todos os envolvidos. Aqui estão apenas algumas das maneiras pelas quais eles ficam aquém:

• Desafios de comunicação entre estudantes e a equipe jurídica da universidade. Sem um processo de admissão digital em vigor, os estudantes e os conselheiros universitários têm muito mais probabilidade de serem pegos em um jogo prolongado de tag de telefone ou e-mail, à medida que informações importantes são retransmitidas de um lado para o outro.
• Dificuldade em encontrar e preencher formulários. Os alunos podem não saber onde encontrar o formulário certo online e podem ter dificuldades para preenchê-lo digitalmente. A alternativa – imprimir fisicamente, preencher e enviar o formulário – também pode ser desnecessariamente complicada.
• Processo demorado de conversão de formulários em documentos digitais. Para colaborar em conjunto e manter registros consistentes, as equipes jurídicas da universidade devem converter documentos físicos em arquivos digitais utilizáveis e, em seguida, armazená-los com segurança e organizá-los adequadamente.
• Entrada de dados manual propensa a erros. Em algumas circunstâncias, o conselho universitário pode ter que redigitar as informações de um documento físico ou imagem de documento digitalizado em um arquivo digital. Essa tarefa mundana é propensa a erros, o que não é apenas frustrante e demorado para resolver, mas também pode parecer pouco profissional se cópias imprecisas forem entregues a alunos, fornecedores etc.
• Fluxos de trabalho ineficientes para entrega e armazenamento de documentos. Armazenar documentos no lugar certo e colocá-los nas mãos certas pode não demorar muito, mas até 15 minutos se acumulam rapidamente quando o tempo do advogado vale $300/hora.
• Atender às expectativas dos clientes universitários. Embora os professores possam adorar o papel, a realidade é que os estudantes universitários de hoje são a geração mais experiente em tecnologia, o que significa que eles esperam uma experiência perfeita – mesmo quando usam serviços jurídicos.
• Mantendo a continuidade quando o campus se torna remoto. A pandemia mostrou ao mundo que a transformação digital não é mais opcional. Atender às necessidades da comunidade universitária exige que as equipes jurídicas tornem seus serviços acessíveis, independentemente de os alunos estarem no campus ou aprendendo remotamente.

Está claro que processos manuais e formulários físicos simplesmente não são adequados às necessidades de uma universidade com visão de futuro, seus alunos ou sua equipe jurídica.

Então, como você digitaliza os serviços jurídicos e os leva ao próximo nível sem comprometer questões importantes como segurança, conformidade e governança? Nós vamos te mostrar.

Há uma maneira melhor de fazer formulários

As formas físicas estão se tornando uma coisa do passado, enquanto as formas digitais estão se tornando a norma. Mas por que sua equipe deveria abraçá-los?

É bem simples: os formulários digitais não são apenas mais fáceis para os clientes da universidade acessarem e preencherem, mas também podem ajudar o conselho da universidade a economizar tempo significativo, simplificando o processo de entrada de formulários. Na verdade, talvez você nem precise ligar para a TI para começar.

As equipes jurídicas também precisam armazenar e colaborar com segurança em formulários e outros documentos enviados. É por isso que é tão importante que qualquer solução de formulário digital que sua organization use seja integrada ao seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS).

Como o Formstack + NetDocuments pode ajudar

As instituições de ensino geralmente têm necessidades amplas que exigem grandes demandas de suas equipes jurídicas. Para gerenciar essas demandas com eficiência, o conselho universitário precisa de ferramentas que ajudem a otimizar a produtividade sem comprometer o requisito mais importante: conformidade.

Como um DMS projetado especificamente para profissionais do direito, o NetDocuments é especialmente adequado às necessidades, fluxos de trabalho e requisitos de segurança do escritório do conselho geral de uma universidade. E as poderosas soluções da NetDocuments vão muito além do gerenciamento de documentos para gerenciamento de e-mail, gerenciamento de tarefas, colaboração, mensagens em tempo real e muito mais.

Enquanto isso, Pilha de formulários é uma plataforma de produtividade no local de trabalho que oferece uma variedade de soluções, incluindo formulários, documentos, assinaturas digitais com o Sign e muito mais.

Juntos, Formstack e NetDocuments pode ajudar equipes jurídicas universitárias oferecer serviços mais eficientes e eficazes a alunos, professores, funcionários e à universidade como um todo — especialmente quando se trata de admissão de formulários.

Veja como é uma entrada de formulário simplificada

Lembra-se de todos aqueles desafios que os formulários físicos e os processos manuais criam para as equipes jurídicas das universidades? Veja como NetDocuments e Formstack os eliminam um por um:

• O conselho da universidade cria um formulário de reclamação do aluno usando o construtor sem código do Formstack Forms e o publica em seu site. (Não há necessidade de obter suporte de TI.)
• Um aluno preenche o formulário de reclamação digital no site da universidade e o envia online. (Não é necessário imprimir ou digitalizar.)
• Todos os dados enviados são compilados automaticamente em uma cópia em PDF do formulário de reclamação legal do estudante por meio dos Documentos do Formstack. (Sem digitalização demorada.)
• O documento montado é armazenado automaticamente na pasta do aluno no NetDocuments através da integração nativa do Formstack. (Sem entrada manual de dados = erros reduzidos.)
• O conselho da universidade pode redline e colaborar no formulário em NetDocuments. (Sem comprometer a conformidade ou a produtividade.)

Agora é a hora de digitalizar seus formulários e documentos

Há poucas dúvidas: as equipes jurídicas das universidades precisam de ferramentas mais poderosas para trabalhar com eficiência e atender às vastas e variadas demandas de suas instituições. NetDocuments e Formstack podem ser peças essenciais do quebra-cabeça para ajudar sua equipe jurídica a reduzir o trabalho manual para economizar tempo e dinheiro ao lidar com formulários e outros documentos.

Quer ver como o NetDocuments e o Formstack podem ajudar sua equipe jurídica a fazer mais formulários com mais rapidez? Clique aqui para receber uma demonstração.