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A colaboração é essencial para qualquer agência governamental de sucesso — e pode oferecer enormes benefícios quando aproveitada em diferentes equipes.
Mas quando parte ou toda a sua equipe está trabalhando remotamente, pode ser difícil colaborar de forma eficaz. No entanto, com as ferramentas e estratégias certas, você pode tornar a colaboração bem-sucedida e contínua, não importa como sua equipe esteja dispersa. Nós vamos te mostrar como.
A transição para ambientes de trabalho híbridos e remotos foi um grande ajuste para a força de trabalho moderna. Mas mesmo quando as equipes começaram a retornar ao escritório, está claro que as agências e seus respectivos departamentos devem permanecer flexíveis para manter os negócios e os serviços públicos críticos avançando.
Em algumas situações, ondas variáveis de doenças forçaram as equipes a fechar novamente seus escritórios e retornar ao trabalho totalmente remoto. Mas isso não é tudo. Agora que os trabalhadores tiveram a chance de trabalhar remotamente e provaram sua capacidade de fazê-lo com eficiência, funcionários de vários setores, demografia e geografias esperam ter opções de trabalho remoto avançando.
Como resultado dessas circunstâncias em mudança, as organizações devem estar preparadas para fazer pivôs rápidos e lidar com uma força de trabalho híbrida de membros da equipe no escritório e remotos, além de gerenciar relacionamentos com clientes externos.
O aumento da colaboração oferece inúmeros benefícios para o setor público. Mas pode ser difícil maximizar a colaboração com uma equipe espalhada. Para ajudá-lo a enfrentar esses desafios, identificamos cinco dos obstáculos mais comuns na colaboração remota e como superá-los.
Quer todos ou alguns de seus colaboradores estejam trabalhando remotamente, você precisará de uma ferramenta de videoconferência e audioconferência para ajudar a mantê-los conectados. É importante que todos possam participar da reunião, independentemente de onde estejam fisicamente localizados.
Se alguns dos membros de sua equipe estiverem reunidos no escritório enquanto outros estiverem trabalhando em casa, convém usar uma webcam e um microfone que permitam que os membros remotos da equipe vejam e ouçam os que estão na sala de conferência. Você também precisará de uma tela grande para que as pessoas no escritório também possam ver e ouvir claramente os participantes remotos.
Para reuniões grandes, considere uma webcam inteligente 360° que foca automaticamente o vídeo e o áudio na pessoa que está falando. Isso pode criar uma experiência de reunião mais perfeita e natural para quem trabalha remotamente e ajudar a reduzir as distrações.
Durante uma reunião híbrida, pode ser ainda mais desafiador manter todos os participantes envolvidos. Uma maneira de melhorar a experiência é priorizar as ferramentas de colaboração digital sobre as fsicas. Por exemplo, se sua equipe usa frequentemente um quadro branco ou notas adesivas para colaborar, os participantes virtuais podem não conseguir ver claramente todas as informações no quadro, muito menos contribuir com ele. Em vez disso, considere uma ferramenta virtual de quadro branco. Isso garantirá que todos os participantes tenham igual acesso às informações e a capacidade de contribuir.
Lembre-se de que outras ferramentas de comunicação, como mensagens instantâneas ou bate-papo, também podem ajudar sua equipe a permanecer conectada e sincronizada, independentemente de quem está no escritório ou não.
Colaborar em documentos pode ser um desafio, independentemente de as equipes serem remotas ou não – não é um problema pequeno, dada a quantidade de informações críticas que são capturadas nos documentos.
For hybrid or remote teams to collaborate successfully, it’s crucial that all team members be able to access needed documents and resource materials easily and securely, no matter where they are. A cloud-based document management system (DMS) can solve this problem. Top solutions offer web, desktop, and mobile apps so employees can easily find what they need, when they need it — whether they’re in the office, at home, or on the go.
Redlining, controle de versão e guerras de check-out são outra fonte comum de frustração. Mas, felizmente, eles não precisam ser um incômodo.
Modern DMS platforms like NetDocuments offer additional tools and features that help take legal collaboration to the next level. One of these tools is Margin Notes, a collaborative document viewer that allows multiple team members to review, annotate, share, and mark up documents in real time, simultaneously. There’s no need to pass the document from person to person, and you don’t have to worry about creating conflicting versions or missing vital edits.
Se sua agência estiver usando uma solução interna para organizar questões jurídicas, você poderá ter dificuldades quando os membros da equipe estiverem trabalhando remotamente.
Processos manuais e problemas de VPN podem impossibilitar o acesso dos advogados a detalhes e atualizações essenciais do caso quando estão trabalhando fora do escritório. Isso pode levar a falhas de comunicação, trabalho duplicado e falha em relatar o status do caso, o que pode custar tempo e lucro à sua agência.
Para evitar esses desafios, agências e organizações remotas/híbridas devem selecionar uma solução de gerenciamento de casos baseada em nuvem, como Centerbase, Actionstep e P4W (Avançado), para organize informações essenciais do caso, incluindo contatos, contas, calendários, listas de tarefas e muito mais.
Um aspecto da colaboração que pode se tornar particularmente complicado com uma equipe dispersa é o gerenciamento do fluxo de trabalho. Mas mesmo com uma equipe no escritório, pode ser um desafio acompanhar quem deve fazer o quê e quando.
Felizmente, você pode tornar mais fácil para os membros da equipe no escritório ou trabalhando remotamente para ficar no topo de sua lista de tarefas e manter as coisas em andamento.
With a cloud-based workflow or task management solution, you can easily build customized workflows, assign tasks, and track project progress. When you select a tool that’s based in the cloud, you can ensure that all team members have real-time access to the project and task list, no matter where they’re working from. This helps everyone stay on the same page, meet important deadlines, and avoid duplicating work.
Another thing to consider is workflow automation. Of course, not all tasks or workflows can (or should) be digitized. But when used effectively, these tools can reduce the time-consuming burden of administrative tasks and boost productivity while also helping to reduce human error, improve compliance, and more.
No ambiente de hoje, uma solução de cobrança legal moderna é mais importante do que nunca. Sistemas desatualizados podem levar rapidamente a grandes vazamentos em horas faturáveis; enquanto as soluções que oferecem acesso remoto e móvel tornam mais fácil do que nunca para as agências e suas equipes jurídicas controlarem o tempo e as despesas.
Ultimately, cloud-based legal billing software offers more than just a streamlined billing process for lawyers and legal professionals. It also means less time wasted on non-billable tasks — and more time for billable work. Plus, these solutions often include reporting tools to help partners better understand the big picture and make more effective decisions for the agency or organization.
À medida que você procura ferramentas para capacitar e aprimorar a colaboração remota em sua agência, há opções ilimitadas ao seu alcance.
Mas se você está selecionando software para videoconferência, gerenciamento de documentos, gerenciamento de casos, gerenciamento de fluxo de trabalho ou faturamento legal, há duas coisas principais que você deve priorizar:
A capacidade de sua agência ou departamento trabalhar remotamente é absolutamente essencial para a resiliência e continuidade dos negócios. Mas esse não é o único benefício que você obtém de ter uma equipe parcial ou totalmente remota.
Remote work has become a major priority for top talent. In order to attract and retain those resources, providing more flexible work options is key. Given the high rate of burnout that the technology, government, and legal industries are known for, being able to split time between remote and in-office work can help employees create a better work-life balance that actually enhances productivity, rather than stifle it.
To learn more about how modern technology plays a foundational role to the remote and hybrid workforce initiatives for the public sector, download your copy of "Digital Transformation in the Cloud & the Way Ahead".
