Resolva estes principais 5 desafios de encerramento para advogados e clientes mais felizes

Por:
A Equipe NetDocuments
Dezembro 19, 2019

A maioria do setor jurídico reconhece o processo de fechamento como uma série de tarefas tediosas e desafiadoras. E é verdade: de custos crescentes a um influxo de papelada caótica, existem muitas maneiras pelas quais os fechamentos podem ser problemáticos. Hoje, a maioria dos clientes espera que as coisas sejam feitas rapidamente, com baixo custo e com o mínimo de soluços - e nós mencionamos que eles geralmente desejam cada etapa disponível digitalmente? Isso pode parecer uma tarefa difícil, mas existem maneiras de fazer isso acontecer.

Quando se trata de fechamentos, nossos clientes normalmente têm cinco desafios principais:

  1. Tempo
  2. Papelada
  3. Desorganização
  4. Despesa
  5. Protegendo informações confidenciais

Vamos dar uma olhada mais aprofundada nisso e como resolvê-los.

O fechamento é demorado.

Uma 2017 pesquisa de direito e tecnologia jurídica feita pela Aderant descobriu que a maioria dos profissionais do direito vê a melhoria da eficiência operacional (leia-se: processos que economizam tempo) como um dos dois principais desafios enfrentados por suas empresas. E não é segredo que o fechamento pode ser demorado para todas as partes, já que a busca por uma lista cada vez maior de documentos e assinaturas pode parecer interminável.

Solução

Processos simplificados e melhores ferramentas de colaboração. Ao se deparar com um novo fechamento, a última coisa que você deseja é que seus advogados transacionais sintam que estão tropeçando no escuro.

A primeira coisa que você pode fazer para reduzir o tempo de fechamento é garantir que está desenvolvendo processos eficazes e fáceis de seguir. Crie um plano documentado de quais etapas devem ser executadas e quando, junto com uma lista útil de recursos que podem ser usados quando surge um problema.

Além disso, a implementação de ferramentas de espaço de trabalho melhores pode permitir uma colaboração contínua que pode melhorar a eficiência da equipe jurídica, reduzir a falta de comunicação e eliminar a conclusão de tarefas redundantes.

Eles exigem uma tonelada de papelada.

O fichário de fechamento final não é a única vez que um fechamento usa grandes quantidades de papéis impressos. Freqüentemente, os advogados se deparam com várias versões de centenas de documentos impressos, às vezes mais de uma vez.

Solução

Digital, baseado em nuvem sistemas de gerenciamento de documentos como NetDocuments são uma maneira econômica e ecologicamente correta de armazenar, trabalhar e distribuir esses documentos importantes.

As ferramentas do NetDocuments são fáceis de usar e integram-se diretamente com seus aplicativos favoritos, tornando-as uma alternativa melhor para as pilhas de papel no chão.

Os fechamentos se tornam facilmente desorganizados.

Este é outro problema que surge quando se trata das milhares de páginas que acompanham os fechamentos. A menos que você seja um especialista em organização, pode ser fácil para um (ou mais) desses documentos integrais se perder na confusão.

Solução

SetBuilder fornece aos usuários uma maneira fácil de combinar e organizar conjuntos de documentos em um local. Ele fornece uma maneira intuitiva para as equipes de negócios coordenarem os fechamentos, automatizar os processos de fichário de fechamento manual e encontrar rapidamente os documentos que procuram para economizar tempo e dores de cabeça.

Considere o seguinte: o advogado médio relatórios gastando quase uma hora inteira por dia organizando informações firmes e um pouco menos de meia hora organizando espaços de trabalho físicos e eletrônicos. Imagine o quanto a produtividade aumentaria se essa organização já fosse cuidada.

Eles são caros.

Desde os materiais físicos envolvidos no fechamento até o aumento das horas faturáveis, os fechamentos podem ficar caros rapidamente. Como você consegue reduzir esses custos, é mais provável que tenha clientes satisfeitos e recorrentes. Na verdade, um recente Relatório de tendências jurídicas compilado pelo Clio mostra que o custo geral dos serviços teve um efeito maior no Net Promoter Score do setor jurídico do que qualquer outro fator.

Solução

Um serviço de gerenciamento de documentos econômico e ferramentas simplificadas são duas soluções fáceis de implementar que podem ter um efeito drástico em seus resultados financeiros. Quando tudo que você precisa está em um só lugar e fácil de navegar, sua eficiência disparará, diminuindo automaticamente seus custos gerais.

Fechamentos significam muitas informações confidenciais.

Ao lidar com um fechamento, você possui muitas informações altamente confidenciais e pode ser difícil descobrir como protegê-las e, ao mesmo tempo, mantê-las acessíveis às pessoas que precisam delas.

Solução

Mudar para um arquivo digital pode fornecer uma maneira de armazenar informações criptografadas com segurança e garantir sua proteção. Ele também permite que sua equipe acesse todos os documentos, colabore facilmente com eles e use a pesquisa corporativa para encontrar rapidamente o que precisam.

Melhores processos significam mais tempo e dinheiro.

Seus clientes dependem de sua empresa para ajudá-los a enfrentar o tempo muitas vezes tumultuado em torno de um fechamento. Fazer até mesmo algumas dessas alterações em seus fluxos de trabalho pode fazer com que seus fechamentos funcionem de maneira mais suave e eficiente. E isso pode se traduzir em grandes ganhos para sua equipe de advogados transacionais.

Melhor ainda? Os benefícios desses processos aprimorados são canalizados de volta para você na forma de mais tempo e dinheiro.

Interessado em aprender mais sobre como melhorar seus fechamentos? Agende uma demonstração com o NetDocuments para obter mais informações sobre como renovar seus processos atuais!