Recapitulação do webinar: O imperativo de um arquivo de matéria digital

Por:
A Equipe NetDocuments
Setembro 5, 2019

Em um escritório de advocacia, nenhum conjunto de arquivos é tão importante quanto o arquivo do caso. O arquivo do seu caso contém informações confidenciais do cliente e será consultado regularmente por advogados e funcionários.

Embora a maior parte da atividade de escritórios de advocacia esteja migrando para o digital, ainda há resistência em mover questões para formatos digitais. Os advogados preferem tradicionalmente manusear papel e os funcionários muitas vezes têm medo de destruir arquivos que geram montanhas de armazenamento físico.

Muitas empresas, no entanto, estão vendo o melhor dos dois mundos: continuar a usar papel enquanto um caso está ativo, mas armazená-lo digitalmente quando o assunto estiver concluído. Este conceito de construir um arquivo digital para armazenamento de longo prazo, utilizando papel conforme necessário, é o assunto do último webinar do NetDocuments, O imperativo de um arquivo de matéria digital, em parceria com a DocSolid.

Por que você deve priorizar um arquivo de assunto digital?

Antes de discutir como fazer a transição para um arquivo de matéria digital, é importante primeiro determinar se vale a pena. Você pode questionar se há muita diferença ou vantagem em mudar para o digital. No entanto, existem três benefícios significativos em fazer a mudança:

  1. Redução de custos rígidos: Com papéis contendo informações confidenciais, você deve ter um local para armazená-los, protegê-los e até mesmo pagar pela mão de obra para movê-los e manuseá-los. Resumindo, o papel é caro e existe um enorme potencial de economia de custos com o armazenamento digital de arquivos e a trituração de papel.
  2. Risco reduzido de desastre: Talvez menos óbvio seja o risco que o papel representa para a sua organização no caso de um desastre. Se houver um incêndio ou um problema grave, seus arquivos físicos serão armazenados em backup? Se não, eles estão perdidos para sempre. Se forem, com o que isso se parece? Você teria então o dobro da quantidade de armazenamento físico em um local separado, o que aumenta. O armazenamento digital permite uma opção mais fácil e escalonável para fazer backup de arquivos em caso de desastre.
  3. Economia de tempo da equipe: À medida que o foco em serviços jurídicos está se voltando para modelos mais ágeis, fica cada vez mais evidente que os arquivos de documentos digitais são essenciais para economizar muito tempo da equipe. Seus arquivos precisam ser atualizados e consultados com frequência e, quanto mais papel você tiver, mais difícil será encontrar o que procura. Organizar o armazenamento e localizar os papéis leva tempo.

Onde os escritórios de advocacia podem começar

Para começar a se mover digitalmente, os escritórios de advocacia devem se comprometer que sua única fonte de verdade para arquivos será um ambiente digital. Uma vez que essa decisão seja tomada, as etapas são progressivas na eliminação do papel e na obtenção dos benefícios.

Como os escritórios de advocacia podem confiar menos no papel

Para reduzir a quantidade de papel usado no escritório, o primeiro passo é determinar onde o papel chega no escritório em primeiro lugar.

A origem do papel em um escritório é em dois lugares: a porta e a impressora. Ao compreender a origem do papel, você pode usar a tecnologia para remover a dependência do papel. Aqui estão três etapas para começar a eliminar o papel.

  1. Determine sua única fonte digital de verdade. Usando o NetDocuments, você pode armazenar todos os arquivos e saber que qualquer papel que você usa pode ser armazenado no NetDocuments. Agora você pode pesquisar todos os seus arquivos e destruir o papel depois de armazenado.
  2. Papel com carimbo entrando pela porta. Com o DocSolid, você pode colocar uma marca no papel que entra na construção. Essa marca faz duas coisas: primeiro, ela armazena o arquivo no NetDocuments - sua única fonte de verdade. Em segundo lugar, a marca sinaliza para quem está segurando o papel que ele pode ser picado assim que você terminar.
  3. Carimbo postal em papel impresso no escritório. De maneira semelhante, quando o papel é impresso, ele é armazenado no NetDocuments e marcado como seguro para fragmentação.

Parte do motivo pelo qual o papel se acumula é que ninguém quer ser aquele que rasga o papel, então é sempre mais seguro mantê-lo por perto. Essas etapas impedirão que novos papéis se acumulem no escritório e fornecerão um local conveniente e acessível para acessar arquivos importantes.

Depois de criar um arquivo de matéria digital como uma fonte única de verdade, você pode lidar com os pontos de entrada do papel e capacitar sua equipe para destruí-la. Rapidamente, e sem alterar muito o fluxo de trabalho da equipe, agora você pode eliminar quase todo o arquivamento em papel, o que torna a segurança e a pesquisa muito mais fáceis.

Para aprender os detalhes específicos sobre como implementar isso em seu escritório de advocacia, confira o webinar com NetDocuments e DocSolid.