O que é um Sistema de gerenciamento de e-mail (EMS) ?: Como os advogados podem assumir o controle de sua parte da caixa de entrada 1

Por:
A Equipe NetDocuments
Fevereiro 21, 2020

Com o funcionário médio de escritório recebendo cerca de 126 e-mails por dia1 e os funcionários precisando de mais de 20 minutos para recuperar o ímpeto após uma interrupção2, os e-mails podem prejudicar cada vez mais - e nem sempre ajudar - a produtividade.  

Quando se concentra na profissão jurídica, os desafios de produtividade em torno do e-mail costumam ser ampliados, pois os advogados geralmente recebem muito mais comunicações por e-mail do que o trabalhador médio. Além disso, os advogados são obrigados a arquivar cada comunicação por e-mail e anexos associados em arquivos de projetos ou casos - aumentando o tempo gasto longe de tarefas críticas.

Felizmente, sistemas de gerenciamento de e-mail (EMS) está aqui para ajudar e pode reduzir drasticamente o tempo que os advogados passam em suas caixas de entrada.

Nesta série de três partes, exploraremos o que é gerenciamento de e-mail, por que firmas jurídicas com visão de futuro estão adotando sistemas de gerenciamento de e-mail e perguntas críticas a serem feitas ao procurar um EMS.

O que é um Sistema de gerenciamento de e-mail (EMS)?

Um EMS envolve o controle sistemático de todas as comunicações por email dentro de uma organização para reduzir o risco de violação de dados ou conformidade. O uso de um EMS ajudará os advogados a aderir às políticas de dados, maximizando o tempo no escritório e garantindo que eles não percam o controle de mensagens importantes.

Os principais 3 recursos para qualquer EMS

Embora os recursos de um EMS dependam do sistema específico, há vários recursos principais recomendados para qualquer fornecedor.  

Organização

EMS robusto, como ndMail, fornecerá as integrações necessárias com uma empresa sistema de gestão de documentos(DMS) para espelhar a estrutura da organização no DMS para o sistema de e-mail. Isso garante que emails e anexos possam ser facilmente arquivados nos locais corretos e aumenta a adesão às políticas de conformidade e governança de informações em toda a empresa.

Acesso móvel

As soluções EMS hospedadas na nuvem oferecem acesso em qualquer lugar, possibilitando aos funcionários pesquisar, acessar e arquivar e-mails, independentemente de estarem no escritório, em reuniões com partes interessadas externas ou concluindo tarefas importantes em casa.

Integrações poderosas

Um EMS deve se integrar perfeitamente com os aplicativos e ferramentas que sua equipe está usando como um todo, para melhorar a eficácia colaboração e elimine quaisquer torções nos fluxos de trabalho.

Pensando nisso, os EMS que se integram diretamente às ferramentas favoritas do advogado, como o Outlook da Microsoft e o DMS, permitem que o EMS funcione como o tecido conjuntivo para plataformas críticas e trabalhos do advogado.

É um EMS adequado para sua empresa?

Equipes jurídicas de todos os tipos podem - e devem - reformar suas configurações tradicionais de e-mail em favor de um sistema que pode fornecer melhorias de produtividade para advogados.  

Pequenas e médias empresas

As pequenas empresas se beneficiam da capacidade de criar arquivos completos de matéria digital sem adicionar aos fluxos de trabalho diários. O EMS também melhora a velocidade e a eficiência da contratação de novos advogados, libera espaço em servidores de e-mail à medida que a empresa cresce e economiza tempo precioso, pois os advogados atendem às necessidades do cliente.  

Grandes empresas

O EMS oferece uma variedade de benefícios às grandes empresas. Além da economia de tempo e melhorias de eficiência, um EMS torna mais fácil para os advogados e sua equipe seguir as políticas de conformidade e manter tudo organizado em um local central, não importa onde estejam no mundo - um grande benefício quando se trata de manter o controle de detalhes em grande escala e minuciosos em vários escritórios.

Equipes jurídicas corporativas

Os advogados corporativos são constantemente desafiados a se tornarem mais verdadeiros generalistas jurídicos - o que significa que estão trabalhando em uma variedade de projetos não relacionados com partes interessadas internas e externas - levando a um fluxo incrível de e-mail.

Um EMS fornece aos advogados internos uma maneira fácil de manter tudo organizado, arquivado e em andamento enquanto eles continuam a disputar suas cargas de trabalho.

Pronto para se aprofundar no gerenciamento de e-mail? Fique ligado na segunda parte desta série de três partes na próxima semana e, enquanto isso, certifique-se de baixar o novo Guia definitivo para gerenciamento de e-mail.

Se você estiver pronto para se despedir de uma caixa de entrada cheia, agende um Demonstração de 15 minutos de ndMail e experimente as melhorias de produtividade por si mesmo.

1 Fonte: The Radicati Group, Relatório de estatísticas de e-mail, 2015-2019, 2019

2 Fonte: University of California, Irvine; Nenhuma tarefa deixada para trás? Examinando a natureza do trabalho fragmentado, 2005

Postagens recentes