Por que você precisa de um sistema de gerenciamento de e-mail ?: Como os advogados podem assumir o controle de sua parte da caixa de entrada 2

Por:
A Equipe NetDocuments
Março 3, 2020

Na primeira parte da série de três partes, discutimos o que são os sistemas de gerenciamento de e-mail (EMS) e recursos básicos comuns. Agora é hora de mergulhar em mais detalhes sobre como as equipes jurídicas se beneficiarão com o uso de um EMS.

Além de os advogados terem que responder e acompanhar e-mails, os profissionais jurídicos têm obrigações éticas de arquivar, salvar e armazenar comunicações digitais em arquivos baseados em casos. Essas etapas extras requerem mais tempo gasto longe de tarefas e produção críticas.

Os EMS criados para profissionais jurídicos são desenvolvidos para ajudar a arquivar e organizar comunicações com mais rapidez, para que os advogados possam se concentrar em atender seus clientes. Com isso em mente, os sistemas de gerenciamento de e-mail de escritórios de advocacia oferecem dois benefícios principais: organização aprimorada e produtividade maximizada.

Organização Avançada

Para advogados, a organização de documentos é crítica, pois informações confidenciais são compartilhadas dezenas de vezes ao dia. Perder o controle de um e-mail que contenha material altamente confidencial ou mesmo urgente pode colocar a empresa em risco.

EMS criado com os profissionais jurídicos em mente, permite que até os funcionários mais ocupados cumpram integralmente as políticas padronizadas de manutenção de registros e obrigações éticas. Imagine ser capaz de arquivar rapidamente cada comunicação e documento anexado diretamente em um arquivo de assunto seguro do cliente ou projeto sem nunca deixar o sistema de e-mail - isso é inteiramente possível quando se utiliza um EMS robusto que se integra diretamente com um sistema de gerenciamento de documentos (DMS).

Como os e-mails são arquivados diretamente no processo ou arquivo de projeto, os advogados e suas firmas ou empresas desfrutarão de uma série de benefícios, incluindo:

  • Risco reduzido de erros de manipulação de informações
  • Diminuição de ocorrências de informações perdidas ou rotuladas incorretamente
  • Assunto completo ou arquivos de projeto de acordo com as diretrizes éticas
  • Colaboração mais profunda entre as equipes, pois o trabalho é facilmente localizado e compartilhado

Produtividade Maximizada

Obviamente, uma organização aprimorada por si só certamente aumentará a produtividade de qualquer organização, mas um EMS desenvolvido para profissionais jurídicos pode oferecer muito mais. Por meio de recursos como acesso em qualquer lugar e inteligência artificial as equipes jurídicas terão as ferramentas de que precisam para aumentar drasticamente sua produção.

Acesso em qualquer lugar

EMS baseado em nuvem, como ndMail por NetDocuments, permite que os advogados arquivem e-mails em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso significa que, estejam eles no carro, no tribunal ou trabalhando em casa, os advogados poderão concluir seu trabalho integralmente, sem deixar nada por fazer.

Inteligência artificial

Com a ajuda da inteligência artificial (IA), os usuários podem frequentemente arquivar e-mails em um, ou até zero, clique ao usar um EMS diretamente em seu sistema de e-mail. Isso significa que os advogados podem manter o foco em suas tarefas e evitar alternar entre vários sistemas, interrompendo sua concentração.

Encontrar um EMS que atenda às suas necessidades

Depois de identificar que deseja avançar na obtenção do EMS certo, como saber qual escolher? Saiba mais sobre isso na terceira parte da série do sistema de gerenciamento de e-mail, que sairá na próxima semana. Enquanto isso, baixe o novo Guia definitivo para gerenciamento de e-mail para uma visão abrangente dos sistemas de gerenciamento de e-mail, seus benefícios e dicas para implementação.

Pronto para experimentar os benefícios do gerenciamento de e-mail? Agende uma demonstração do ndMail para ver como isso pode ajudar sua equipe a se tornar um mecanismo jurídico organizado e altamente produtivo hoje.

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