Sua equipe nos ligou sobre fechamentos ... Aqui está o que eles querem que você saiba

Por:
A Equipe NetDocuments
Dezembro 30, 2019

Os fechamentos modernos não são mais o que costumavam ser. Já se foram os dias em que um contrato de empréstimo inteiro podia ser ditado a uma secretária e, em seguida, algumas páginas assinadas à mão. No entanto, muitas empresas ainda estão presas ao passado, agarrando-se a práticas antigas que desaceleram as coisas e criam trabalho extra para suas equipes. Aqui estão cinco coisas que sua equipe deseja que você saiba sobre fechamentos e como você pode atualizar sua empresa.

1 As empresas são mais complexas - e também os fechamentos.

Com o tempo, todos os elementos envolvidos na estruturação, documentação e fechamento de uma transação legal se tornaram mais complexos. As estruturas organizacionais de clientes e contrapartes, a mecânica das próprias transações e a documentação necessária contribuem para esta maior complexidade.

Ao mesmo tempo ... nada acontece ao mesmo tempo. É muito menos comum todas as partes se reunirem na mesma sala para fechar e assinar documentos simultaneamente. Em vez disso, vários componentes do fechamento são concluídos de forma assíncrona. Algumas partes são assinadas com antecedência, enquanto outras estão sendo negociadas até momentos antes do fechamento.

Manter o controle de todas essas partes móveis é difícil. É por isso que ter um única fonte de verdade é tão importante - um lugar que todos podem consultar para obter as informações mais atualizadas até o fechamento.

2 Ter mais partes envolvidas torna as coisas confusas.

Com fechamentos mais complexos, vem um maior número de pessoas que precisam estar envolvidas e informadas em cada etapa do processo. Colaborar e revisar documentos entre todas as partes é mais difícil e pode resultar em milhares de emails de um lado para outro. As edições, comentários e negociações continuam ao longo do processo, e manter um histórico de versão consistente é crucial. Outra preocupação é a segurança, pois documentos confidenciais são transmitidos digitalmente.

O certo sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pode resolver muitos desses desafios. A criação de um ponto de acesso digital para todos os documentos esclarece o histórico da versão e diminui a necessidade de atualizações por e-mail entre as partes. E com a segurança embutida no sistema, manter a confidencialidade e gerenciar os níveis de acesso entre os usuários é muito mais simples.

3 O gerenciamento incorreto de documentos aumenta os custos e desperdiça um tempo valioso da equipe.

O papel é necessário, mas não da forma como muitas empresas o utilizam. Historicamente, os escritórios de advocacia mantiveram arquivos e salas de armazenamento cheios até a borda de cópias impressas de toda a documentação crítica que já manusearam.

Embora muitos também tenham adotado algum grau de armazenamento digital, o fato é que grande parte disso resulta em trabalho redundante. Na verdade, não é incomum que os documentos comecem em formato digital, sejam impressos para inclusão na sala de fechamento e, em seguida, digitalizados novamente em formato digital e, em seguida, impressos novamente para serem incluídos nos volumes encadernados para as pastas de fechamento .

As pressões de custo desse tipo de gerenciamento de documentos podem ser surpreendentes. Você não está apenas considerando $ 500-1500 por negócio nos custos de digitalização, gravação, impressão, encadernação, envio, etc. - você também está adicionando todos os custos de funcionários relacionados ao tempo.

Resumindo: se você pretende entrar no mundo digital (e deveria entrar no mundo digital!), Vá all-in. Limite o papel ao que é realmente necessário e capacite sua equipe para destruir o que não é. Aqui está um guia fácil para ajudá-lo a começar.

4 Nossos clientes esperam um gerenciamento de transações especializado.

Sua equipe não é a única que está investida em seu processo de fechamento. Seus clientes se preocupam com sua experiência em saber como gerenciar transações de maneira adequada e fazer com que sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento. Os clientes também buscam uma experiência mais digital - eles esperam pagar faturas, revisar documentos e assinar documentos no conforto de seus próprios dispositivos. Em suma, as expectativas são maiores e os prazos transacionais são mais curtos.

Além das vantagens mencionadas anteriormente do gerenciamento de documentos digitais, você também pode impressionar os clientes sendo o mais organizado possível na preparação para o fechamento. UMA lista de verificação de fechamento é um ótimo recurso para fazer o fechamento sem problemas.

5 Queremos um processo de fechamento mais limpo - do início ao fim.

Um processo de fechamento mais limpo começa com o gerenciamento de documentos digitais ... mas mesmo dentro do DMS, existem maneiras melhores de lidar com fechamentos digitalmente. Uma solução de software como SetBuilder leva o gerenciamento de documentos para o próximo nível, fornecendo uma maneira fácil de combinar e organizar conjuntos de documentos em um local inteiramente dentro da infraestrutura segura do NetDocuments.

SetBuilder foi projetado especificamente com escritórios de advocacia (e fechamentos) em mente, permitindo que você coordene fechamentos, automatize processos de encadernação de fechamento manual e acelere drasticamente o demorado processo de fechamento manual.

Com o SetBuilder, os escritórios de advocacia estão equipados para lidar com negócios e fechar complexidade com facilidade, gerenciar o maior número de partes envolvidas, limitar o desperdício associado ao gerenciamento de documentos físicos e ajudar a superar as expectativas do cliente. Desnecessário dizer que sua equipe não ficará desapontada ao ver sua empresa saltar à frente da curva.


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