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Os fechamentos modernos não são mais o que costumavam ser. Já se foram os dias em que um contrato de empréstimo inteiro podia ser ditado a uma secretária e, em seguida, algumas páginas assinadas à mão. No entanto, muitas empresas ainda estão presas ao passado, agarrando-se a práticas antigas que desaceleram as coisas e criam trabalho extra para suas equipes. Aqui estão cinco coisas que sua equipe deseja que você saiba sobre fechamentos e como você pode atualizar sua empresa.
Com o tempo, todos os elementos envolvidos na estruturação, documentação e fechamento de uma transação legal se tornaram mais complexos. As estruturas organizacionais de clientes e contrapartes, a mecânica das próprias transações e a documentação necessária contribuem para esta maior complexidade.
Ao mesmo tempo ... nada acontece ao mesmo tempo. É muito menos comum todas as partes se reunirem na mesma sala para fechar e assinar documentos simultaneamente. Em vez disso, vários componentes do fechamento são concluídos de forma assíncrona. Algumas partes são assinadas com antecedência, enquanto outras estão sendo negociadas até momentos antes do fechamento.
Keeping track of all of these moving parts is difficult. That’s why having a single source of truth is so critical—one place that everyone can refer to for the most up-to-date information leading up to closing.
Com fechamentos mais complexos, vem um maior número de pessoas que precisam estar envolvidas e informadas em cada etapa do processo. Colaborar e revisar documentos entre todas as partes é mais difícil e pode resultar em milhares de emails de um lado para outro. As edições, comentários e negociações continuam ao longo do processo, e manter um histórico de versão consistente é crucial. Outra preocupação é a segurança, pois documentos confidenciais são transmitidos digitalmente.
The right document management system (DMS) can address many of these challenges. Creating a digital access point for all documents clarifies version history and decreases the need for email updates between parties. And with security baked into the system, maintaining confidentiality and managing access levels among users is much simpler.
O papel é necessário, mas não da forma como muitas empresas o utilizam. Historicamente, os escritórios de advocacia mantiveram arquivos e salas de armazenamento cheios até a borda de cópias impressas de toda a documentação crítica que já manusearam.
Embora muitos também tenham adotado algum grau de armazenamento digital, o fato é que grande parte disso resulta em trabalho redundante. Na verdade, não é incomum que os documentos comecem em formato digital, sejam impressos para inclusão na sala de fechamento e, em seguida, digitalizados novamente em formato digital e, em seguida, impressos novamente para serem incluídos nos volumes encadernados para as pastas de fechamento .
As pressões de custo desse tipo de gerenciamento de documentos podem ser surpreendentes. Você não está apenas considerando $ 500-1500 por negócio nos custos de digitalização, gravação, impressão, encadernação, envio, etc. - você também está adicionando todos os custos de funcionários relacionados ao tempo.
Long story short: If you’re going to go digital (and you should go digital!), go all-in. Limit paper to what is truly necessary, and empower your staff to shred what isn’t. Here’s an easy guide to help you get started.
Sua equipe não é a única que está investida em seu processo de fechamento. Seus clientes se preocupam com sua experiência em saber como gerenciar transações de maneira adequada e fazer com que sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento. Os clientes também buscam uma experiência mais digital - eles esperam pagar faturas, revisar documentos e assinar documentos no conforto de seus próprios dispositivos. Em suma, as expectativas são maiores e os prazos transacionais são mais curtos.
In addition to the previously mentioned advantages of digital document management, you can also impress clients by being as organized as possible in preparation for closing. A closing checklist is a great resource to make closing go smoothly.
A cleaner closing process starts with digital document management … but even within DMS, there are better ways to handle closings digitally. A software solution like Setbuilder takes document management to the next level by providing an easy way to combine and organize sets of documents in one location entirely within the secure NetDocuments infrastructure.
SetBuilder is specifically designed with law firms (and closings) in mind, allowing you to coordinate closings, automate manual closing binder processes, and drastically accelerate the time-consuming and manual traditional closing process.
Com o SetBuilder, os escritórios de advocacia estão equipados para lidar com negócios e fechar complexidade com facilidade, gerenciar o maior número de partes envolvidas, limitar o desperdício associado ao gerenciamento de documentos físicos e ajudar a superar as expectativas do cliente. Desnecessário dizer que sua equipe não ficará desapontada ao ver sua empresa saltar à frente da curva.
