5 Custos ocultos de DMS no local

Fevereiro 25, 2015
Salt Lake City, UT

5 Custos ocultos de DMS no local

Você conhece os cinco custos 'invisíveis' comuns quando se trata de executar um DMS local? Eles podem ser pesados e é vital estar ciente deles e de seu impacto nas operações e na eficiência.

O blogueiro convidado e consultor de TI Tony Brooks explica esses custos ocultos e por que é importante estar ciente deles.

O custo da capacidade

No local sistemas de gerenciamento de documentos precisa de capacidade de crescimento, em dados e licenciamento. Isso se torna complexo quando você precisa levar em consideração a camada intermediária, sistema operacional, SQL e outras licenças - é difícil planejar o crescimento.

O custo da agilidade

A abertura de novos escritórios no exterior ou em uma nova cidade leva muito tempo para adquirir hardware e construir ambientes. Fusões e aquisições são especialmente complexas, com escolhas difíceis: interromper as operações normais, pagar caro por especialistas em integração de dados ou atrasar cronogramas comercialmente importantes.

O custo de adoção

Existe um grupo de usuários em cada empresa que resiste a tecnologias complicadas, mantendo todos os seus documentos importantes em seu drive C ou pior. Seus colegas não podem colaborar com eles, os dados não são copiados ou indexados e não há registro de histórico ou qualquer controle de versão.

O custo das atualizações

Atualizar o DMS é um trabalho difícil e enfadonho que custa dinheiro para consultores, testes, hardware e, às vezes, novas licenças ou assinaturas de suporte. Esses projetos tiram o foco da TI e do gerenciamento de outros projetos - oportunidade perdida de fazer coisas melhores.

O custo de coisas perdidas

A análise simples dos custos anuais para DMS no local geralmente envolve olhar apenas para as taxas de manutenção. Este é um erro comum, pois perde muitos custos extras que podem ser medidos.

Aqui está uma lista de algumas coisas comumente perdidas.

  • Colaboração externa - compartilhamento seguro de link, portal do cliente
  • Servidor de aplicativo móvel
  • Software "Commit save to DMS"
  • Software de gerenciamento de espaço de trabalho
  • Gerenciamento do indexador - manutenção e monitoramento
  • Software de gerenciamento de política de retenção (Sistema de Gerenciamento de Registros)
  • Ferramentas de monitoramento de aplicativos e SQL Server
  • Planos de suporte em camadas (oferecidos como adicionais à manutenção)
  • Hardware / SAN - inclui atualização a cada 3-5 anos
  • Custo de gerenciamento de dados - backup, armazenamento, verificação de vírus, restaurações
  • Local quente de recuperação de desastres - manutenção, testes regulares
  • Patch e manutenção de servidor

Esses custos costumam ser razoáveis quando considerados isoladamente e fáceis de esquecer ou descontar; mas todos eles somam um fardo de custo significativo e extenso.

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Sobre o autor:

Tony Brooks é um consultor baseado na Austrália que dirige a Feynbrook, uma consultoria de TI focada na melhoria dos processos de escritórios de advocacia. Sua experiência em tecnologia para escritórios de advocacia o tornou um parceiro de canal de primeira linha da NetDocuments. Para visitar sua página e saber mais sobre Feynbrook, visite www.feynbrook.com.