5 Custos ocultos de DMS no local

Fevereiro 25, 2015
Salt Lake City, UT

Você conhece os cinco custos 'invisíveis' comuns quando se trata de executar um DMS local? Eles podem ser pesados e é vital estar ciente deles e de seu impacto nas operações e na eficiência.

O blogueiro convidado e consultor de TI Tony Brooks explica esses custos ocultos e por que é importante estar ciente deles.

O custo da capacidade

No local sistemas de gerenciamento de documentos precisa de capacidade de crescimento, em dados e licenciamento. Isso se torna complexo quando você precisa levar em consideração a camada intermediária, sistema operacional, SQL e outras licenças - é difícil planejar o crescimento.

O custo da agilidade

A abertura de novos escritórios no exterior ou em uma nova cidade leva muito tempo para adquirir hardware e construir ambientes. Fusões e aquisições são especialmente complexas, com escolhas difíceis: interromper as operações normais, pagar caro por especialistas em integração de dados ou atrasar cronogramas comercialmente importantes.

O custo de adoção

Existe um grupo de usuários em cada empresa que resiste a tecnologias complicadas, mantendo todos os seus documentos importantes em seu drive C ou pior. Seus colegas não podem colaborar com eles, os dados não são copiados ou indexados e não há registro de histórico ou qualquer controle de versão.

O custo das atualizações

Atualizar o DMS é um trabalho difícil e enfadonho que custa dinheiro para consultores, testes, hardware e, às vezes, novas licenças ou assinaturas de suporte. Esses projetos tiram o foco da TI e do gerenciamento de outros projetos - oportunidade perdida de fazer coisas melhores.

O custo de coisas perdidas

A análise simples dos custos anuais para DMS no local geralmente envolve olhar apenas para as taxas de manutenção. Este é um erro comum, pois perde muitos custos extras que podem ser medidos.

Aqui está uma lista de algumas coisas comumente perdidas.

  • Colaboração externa - compartilhamento seguro de link, portal do cliente
  • Servidor de aplicativo móvel
  • Software "Commit save to DMS"
  • Software de gerenciamento de espaço de trabalho
  • Gerenciamento do indexador - manutenção e monitoramento
  • Retention policy management software (Records Management System)
  • Ferramentas de monitoramento de aplicativos e SQL Server
  • Planos de suporte em camadas (oferecidos como adicionais à manutenção)
  • Hardware / SAN - inclui atualização a cada 3-5 anos
  • Custo de gerenciamento de dados - backup, armazenamento, verificação de vírus, restaurações
  • Local quente de recuperação de desastres - manutenção, testes regulares
  • Patch e manutenção de servidor

Esses custos costumam ser razoáveis quando considerados isoladamente e fáceis de esquecer ou descontar; mas todos eles somam um fardo de custo significativo e extenso.

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Sobre o autor:

Tony Brooks é um consultor baseado na Austrália que dirige a Feynbrook, uma consultoria de TI focada na melhoria dos processos de escritórios de advocacia. Sua experiência em tecnologia para escritórios de advocacia o tornou um parceiro de canal de primeira linha da NetDocuments. Para visitar sua página e saber mais sobre Feynbrook, visite www.feynbrook.com.