5 Coisas a fazer ao mudar para uma nova tecnologia

Julho 25, 2012
Salt Lake City, UT

5 Coisas a fazer ao mudar para uma nova tecnologia

Quer você seja uma pequena empresa com poucas pessoas ou parte de uma empresa global com muitos escritórios, provavelmente já sentiu os efeitos positivos e negativos quando uma nova tecnologia é comprada, implementada ou fornecida à força para os usuários. A tecnologia em si pode ser a solução perfeita para um problema, mas isso nem sempre se traduz em adoção pelo usuário, eficiência ou aumento de produtividade que você esperava.

Por quê? Sua resposta será diferente da empresa do outro lado da rua, atualmente tremendo com a dor da adoção da tecnologia e do abandono de sua "maneira antiga" de fazer as coisas, mas em ambos os cenários de falha, o desastre poderia ter sido evitado com alguns conceitos simples. Esta postagem é um precursor de um white paper formal que a NetDocuments produzirá. Nosso Departamento de Serviços Profissionais e a comunidade de parceiros de canal implementaram mais de 1,000 empresas. Eles reduziram isso a cinco ingredientes-chave que todo lançamento de tecnologia bem-sucedido precisa.

1 Faça o buy-in. A decisão de comprar tecnologia geralmente fica em algumas mesas, mas isso não significa que será uma jornada tranquila. Só porque o departamento de TI [ou outro] toma uma decisão técnica e recebe a aprovação do CIO, não significa que os outros, que têm potencial poder de veto, irão aceitá-la. Envolver todos os tomadores de decisão com poder de veto é fundamental. Eles precisam saber qual é o problema em primeiro lugar, o custo da solução e os requisitos e recursos necessários para fazer uma transição suave. Lembre-se de que a adesão não significa apenas a decisão de seguir em frente. Também inclui as decisões de configuração críticas tomadas no início da implementação. Se essas perguntas de configuração forem respondidas em silos ou a portas fechadas, você terá problemas. Então, Dica # 1: Traga todas as pessoas-chave logo no início para o projeto. Assim que a decisão de compra for tomada, não comece a configurar nada até que você traga uma amostra dos seus principais usuários para responder às perguntas de configuração.

2 Defina as expectativas. Nenhuma tecnologia ou software fará tudo ou resolverá todo o seu labirinto de problemas. Espero que você saiba disso. Garanto que outros em sua empresa não o fazem. É extremamente importante definir uma expectativa de toda a empresa sobre o que exatamente essa nova tecnologia pode ou não fazer. Depois que todos tiverem uma noção realista do propósito dessa tecnologia e do problema que ela está resolvendo, defina a expectativa de quanto tempo levará para implementar e quanto tempo individual eles levarão para dominar. Se isso significar que jogar Angry Birds durante o intervalo do almoço ou cochilos embaixo da mesa será reduzido, é melhor avisá-los com antecedência. Dica nº 2: seja realista sobre o que a nova tecnologia pode e não pode fazer e comunique isso à empresa. Defina a expectativa para todo o projeto; do início ao fim; mais cedo ou mais tarde. Lembre-se de permitir o problema inevitável do "saiu do campo esquerdo", que VAI acontecer, e adie a linha do tempo de volta.

3 Construa sua equipe. Não importa o quão grande ou pequeno seja o projeto que você está enfrentando, você precisa de ajuda. Essa ajuda pode ser simplesmente uma verificação de sanidade ou mais atenção em uma decisão crítica antes de você virar o interruptor. Monte uma equipe que tenha representações de diversas áreas do escritório. Se o projeto simplesmente cair em um departamento, você terá: 1. Um projeto mal implementado, porque as decisões foram tomadas a partir da perspectiva de um departamento. 2 As tarefas diárias normais dos departamentos serão completamente ignoradas ... geralmente resultando no problema de "sair do campo esquerdo" mencionado anteriormente. Esperançosamente, isso é óbvio; configure uma reunião de status recorrente com sua equipe para verificar o andamento do projeto e o cronograma. Dica nº 3: crie uma equipe de projeto de vários departamentos e funções. Não se esqueça de se reunir com sua equipe regularmente para garantir que as tarefas sejam concluídas e você esteja dentro do cronograma.

4 Conheça seus dados. É seguro dizer que sua nova tecnologia ou software envolverá a incorporação e movimentação de pelo menos alguns de seus dados legados. Organizado ou não, é melhor você entender o que você tem atualmente, quanto está lá, onde está e o que deve estar entrando no novo sistema. Isso é o mesmo para aqueles que estão simplesmente mudando de um sistema para outro ou estão começando do zero. A propósito, clicar com o botão direito na pasta de nível superior e ver as propriedades não significa que você "conhece seus dados". Dica # 4: Descubra exatamente onde tudo está, quanta limpeza será necessária e o que está acontecendo no novo sistema. Você não precisa ser um herói, então peça ajuda parceiros terceirizados ou seu fornecedor, se necessário.

5 Venda internamente. Falei sobre os tomadores de decisão; os usuários avançados que ajudam a configurar a nova tecnologia; a equipe e os dados; mas e todo mundo? O último ingrediente-chave para uma implementação sólida é um esforço de marketing interno para vender o valor da nova tecnologia aos usuários finais. Eles precisam saber como sua carga de trabalho diária e tarefas serão facilitadas, quanto tempo eles serão economizados ou quanto menos estresse terão quando estiverem prontos. Estamos todos familiarizados com a dor que uma roda que range persistentemente pode causar em uma empresa, então seu trabalho é garantir que todos estejam a bordo e entusiasmados com isso. Dica nº 5: envolva a empresa e venda o valor da transição tecnológica para todos. Faça o esforço de marketing interno totalmente inclusivo ... sim, isso significa não deixar os estagiários ou temporários de fora.

Mudar uma empresa para uma nova tecnologia requer planejamento e execução com projetos sólidos e habilidades de gerenciamento de mudanças. O sucesso ou o fracasso dependerá em grande parte de quão bem você internalizou e traduziu esses cinco conceitos em seu plano. Deixe-nos saber seu feedback ou coisas que você aprendeu que funcionaram ou falharam em experiências anteriores. Fique ligado no próximo artigo, que o ajudará a construir um roteiro para sua próxima aventura tecnológica.