Para Hecht Solberg, as limitações e custos associados ao iManage, um sistema de gerenciamento de documentos baseado em servidor, não faziam mais sentido financeiro e o produto não atendia às suas necessidades móveis e de recuperação de desastres. "Tivemos que olhar para isso puramente de uma perspectiva de negócios para saber qual seria a melhor solução de longo prazo no futuro", declarou Julie Woods, Administradora de Sistemas. "O sistema atual era fragmentado, no sentido de que, se você quisesse aumentar a funcionalidade de pesquisa ou outros recursos, teria que adicionar essas opções, incluindo um servidor adicional e custos adicionais de consultoria", disse ela.
Como uma única prática de escritório na Califórnia, a empresa reconheceu o risco inerente se um desastre afetasse seu prédio ou hardware. “Com o iManage, não havia continuidade de negócios integrada ou recuperação de desastres; também faltava uma solução móvel e acesso ao nosso conteúdo fora do escritório”, comentou Julie. “Então, depois de pesquisar opções, ficou claro que não queríamos outro sistema de gerenciamento de documentos local. Estávamos prontos para mudar para a nuvem, que era a melhor maneira de atingirmos as metas críticas de redução de custos, implementando um plano de continuidade de negócios e ganhando a capacidade de acessar conteúdo de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. "
Solução
A empresa investiu o tempo necessário para pesquisar o modelo de segurança do NetDocuments e comparar os recursos e a funcionalidade do iManage por meio de um grupo piloto focado antes de tomar a decisão de mudar. "Depois que fizemos nossa pesquisa e realmente aprendemos o que o NetDocuments estava fazendo com segurança e redundância, ficou bastante claro que eles estavam seguindo um alto padrão de segurança e conformidade; isso tirou completamente o medo da nuvem da equação." Ela continuou: "Quando você muda seu sistema de gerenciamento de documentos, pode ser muito enervante, especialmente para nossos usuários avançados que trabalham com documentos a maior parte do dia. Mudar o sistema poderia causar um impacto na produtividade. A implementação do NetDocuments foi muito suave e os usuários puderam começar a trabalhar rapidamente com muito poucas interrupções. "
Desde a mudança do iManage para o NetDocuments em 2010, Hecht Solberg eliminou os custos de hardware e consultoria associados a um sistema baseado em servidor. Eles têm um plano de continuidade de negócios integrado, bem como acesso móvel ao seu conteúdo de qualquer lugar, a qualquer hora. "A tecnologia da Web chegou tão longe e acho que as organizações estão a um ponto agora em que faz sentido alavancar tecnologias como NetDocuments para operações de negócios. As pessoas já estão fazendo a maior parte de seu trabalho online - é a direção para a qual empresas de todos os tamanhos estão se voltando resolver seus desafios técnicos ", concluiu Julie.
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