Five firms sat down in the UK to discuss the future of legal document management. This CIO roundtable event was then summarized and written up in a nice whitepaper. In addition to the whitepaper write-up, we sat down with Neil Davison, the IT Director at Farrer & Co to discuss NetDocuments and the legal technology landscape. Here is the Q&A with Neil...
Por que foi necessário que você revisse seu ambiente de gerenciamento de documentos?
Chegamos à conclusão de que, para avançar como empresa, nosso sistema atual não era suficiente. Precisávamos de um único repositório, um produto do tipo e-file que pudesse conter tudo e apoiar a nossa maneira de trabalhar. Queríamos seguir em frente e ter um produto mais intuitivo com o qual as pessoas pudessem trabalhar.
O que você esperava alcançar entrando no mercado?
Queríamos garantir que realizássemos uma revisão abrangente. É tão fácil ser um lemingue e seguir os vizinhos. Queríamos comprar algo que pudesse durar dez anos, não apenas dois ou três anos.
Muitos dos produtos de gerenciamento de documentos legados foram desenvolvidos 15 até 20 anos atrás. Eles não foram desenvolvidos pensando na mobilidade, trabalhando em diferentes locais, funcionando em tablets e podendo compartilhar documentos com clientes. Se você considerar a consumerização, esses produtos não foram projetados com isso em mente. A TI está mudando tão rapidamente e não espero que esses produtos legados durem a mesma geração de tecnologia em que estamos no momento. ... clique em ler mais para ver a entrevista completa.
Quais foram suas principais considerações ao fazer sua seleção?
Queríamos ter certeza de que o sistema de gerenciamento de documentos cobria todos os fundamentos e, francamente, estávamos trabalhando com um conselho de sócios e remunerados de toda a empresa para garantir que essa fosse uma decisão de negócios genuína. Queríamos algo que fosse mais intuitivo e fácil de trabalhar, que pudesse trabalhar com diferentes tipos de documentos perfeitamente, com e-mail perfeitamente e ser capaz de controlar e gerenciar esses vários tipos de documentos com os quais trabalhamos. Na verdade, acabamos com muito mais do que isso. Sentimos que o NetDocuments era o único produto que entregava, era verdadeiramente intuitivo, tinha o aspecto da mobilidade e tinha a capacidade de compartilhar documentos com clientes e terceiros.
O que influenciou sua decisão no final do dia?
Os usuários são influenciados pela aparência do produto. O NetDocuments tem a aparência de um navegador da web, não um sistema clássico de gerenciamento de documentos com caixas cinza e um monte de listas. É totalmente diferente. É intuitivo e amigável. Os que recebem as taxas estavam entusiasmados com a mobilidade e, em seguida, havia o aspecto da colaboração com a capacidade de compartilhar documentos.
A outra coisa era simplicidade. Com os sistemas de gerenciamento de documentos, você geralmente acaba com uma infraestrutura complexa com vários servidores. Você tem todo esse back-end que precisa ser instalado ao longo de vários meses e é apenas no último trimestre de implementação que você chega às coisas importantes. Com o NetDocuments, todo o projeto foi focado no que é importante para o usuário final e não na questão de instalar servidores e bits de software. Você tem a economia de custos que vem à medida que o sistema cresce. Você também economiza infraestrutura em termos de tempo e dinheiro.
Como você acha que as empresas vão abordar a questão do gerenciamento de conteúdo nos próximos anos?
Eu acho que a colaboração em documentos e mobilidade são as coisas principais daqui para frente. O Office 365 é a única etapa natural a ser seguida pelas empresas, portanto, você precisa trabalhar com um sistema que ofereça suporte a ele. Collaboration e Office 365 estão vinculados e o NetDocuments já tratou disso. Eles parecem ter uma visão, e olhando para frente conseguem adaptar o produto de acordo com o que está acontecendo no mercado. A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos atualmente lidam com documentos e e-mail, eles marcam todas as caixas certas, mas eles podem se adaptar às mudanças do mercado em três ou quatro anos? Um produto SaaS tem a capacidade de se adaptar.
