Gestão de Documentos para Escritórios de Advocacia

Março 24, 2009
Salt Lake City, UT

Gestão de Documentos para Escritórios de Advocacia

Publiquei um artigo sobre Março 24, 2009 que foi incluído no Technolawyer, um boletim informativo por e-mail para escritórios de advocacia. Este artigo destaca os principais aplicativos de gerenciamento de documentos e alguns recursos principais ao comprar um DMS. Achei bem escrito, objetivo e que vale a pena postar para os leitores do nosso blog:

Você já cometeu um erro ou se esqueceu de algo? Em caso afirmativo, é provável que o sistema manual de sua empresa para armazenar e recuperar documentos tenha causado dor de cabeça, graças a documentos perdidos, documentos perdidos, documentos nomeados incorretamente e muitos outros erros, por assim dizer. Você pode se beneficiar de um sistema de gerenciamento de documentos (também conhecido como sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial), mas por onde começar? No início deste ano, o consultor de tecnologia jurídica John Heckman escreveu uma 25 página de tratado sobre sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) para escritórios de advocacia. Pedimos a ele para destilar os pontos-chave em dois artigos da TechnoFeature. Na Parte 1 da semana passada, John discutiu os problemas que um DMS aborda. Hoje, na Parte 2, você aprenderá como comprar e implementar um DMS. Este artigo contém 1,722 palavras.

INTRODUÇÃO

Então você mordeu a bala e decidiu implementar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Quem são os jogadores e o que você quer que eles façam por você? Existem quatro opções principais no mercado legal: Worldox, Interwoven, OpenText e NetDocuments.

Worldox tem a maior base instalada (embora não necessariamente a maioria dos assentos, pois tende a se concentrar em empresas de pequeno e médio porte). Ele se distingue centralmente de outros programas por não usar um banco de dados SQL, nem geralmente requer um servidor separado acima do servidor de arquivos. Ele também tem um preço inferior ao Interwoven ou OpenText, portanto, a instalação e manutenção gerais provavelmente serão 40-50% maiores do que a de outros programas.

A Interwoven se concentra em empresas maiores e na funcionalidade de "busca universal", junto com um "gerenciamento de conteúdo" mais amplo. Embora apregoe seu foco "Centrado na matéria", na verdade isso é algo compartilhado por todos os DMS. A Interwoven foi recentemente adquirida pela Autonomy, empresa britânica do segmento de gerenciamento de conteúdo. A história da indústria de software não tem sido boa para as empresas adquiridas, embora, sem dúvida, leve vários anos para que as mudanças ocorram.

Como a Interwoven, a OpenText (anteriormente Hummingbird / DocsOpen) tem minimizado o gerenciamento de documentos em favor de produtos mais amplos de "gerenciamento de conteúdo empresarial". No entanto, você ainda pode obter o produto básico se suas necessidades não exigirem as funções mais amplas.

NetDocuments, anteriormente aliado ao LexisNexis, é o único sistema de gerenciamento de documentos puramente baseado na web. Nos últimos anos, ele evoluiu para um sistema de gerenciamento de documentos completo. Você pode configurá-lo para que o "backup" resida em um servidor local em seu escritório. Esse recurso é um meio muito eficaz de proteção contra interrupções na Internet, garantindo o tempo de atividade, etc.

DE QUE RECURSOS VOCÊ PRECISA?

Todos os sistemas de gerenciamento de documentos compartilham muito em comum. Eles dirigem e organizam o fluxo de suas informações eletrônicas. Você deseja disponibilizar eletronicamente todos os pedaços de papel que tradicionalmente transbordam de seus gabinetes de arquivo e pesquisáveis em um só lugar. Isso inclui não apenas (e talvez nem mesmo principalmente) os documentos que você gerou, mas todos os e-mails relacionados ao assunto (atualmente dispersos em pastas individuais do Outlook de várias pessoas), digitalizações, faxes, sites da Web, etc. Algumas dessas informações podem ser coletados em um sistema de gerenciamento de prática, mas os documentos subjacentes são mais bem salvos e acessados em um DMS.

Um DMS fornece uma abordagem centrada no cliente / assunto, organizando documentos por cliente e assunto (ou projeto ou qualquer outro termo que você use: a estrutura é a mesma). Qualquer DMS também atua como uma força centralizadora, garantindo que os documentos sejam armazenados de forma lógica e da mesma forma em toda a empresa.

Finalmente, eles evitam o erro humano - você preenche um "perfil" ou folha de informações, e o programa cuida do resto. Documentos e perfis são indexados, para que as pesquisas e recuperação sejam extremamente rápidas (ou seja, um ou dois segundos em centenas de milhares de documentos). Se você lida com ações coletivas, pode desejar a capacidade de atribuir um único documento a vários assuntos sem ter que copiá-lo indefinidamente.

Mas, além dessa funcionalidade básica, o que mais você precisa? Além de documentos de processamento de texto, existem três funções principais que um DMS precisa acomodar: e-mail, documentos digitalizados e páginas da Web salvas. Existem muitas outras funções. Você pode ou não decidir implementar todos eles, mas é importante saber sobre os vários recursos.

O EMAIL

Considere seu fluxo de trabalho. Você envia e recebe e-mails dentro e fora da empresa. O e-mail interno para um associado / assistente geralmente substitui as atribuições em um sistema de gerenciamento de prática. Além disso, e talvez ainda mais importante, você transmite documentos a clientes, advogados co ou contrários e recebe versões editadas e / ou comentários. Você precisa ser capaz de rastrear isso.

Você envia um e-mail. Você deve ter uma opção (ou ser obrigatório) para salvar o e-mail no DMS. Deve haver regras de "exceção" para e-mails pessoais ou outros e-mails não comerciais.

Você recebe um email. Dependendo do programa, se o e-mail do remetente estiver listado em uma lista de arquivos de contato, você terá a opção de salvar o e-mail. Caso contrário, você deve ser capaz de "arrastar e soltar" e-mails recebidos e / ou existentes para uma pasta DMS que aparece no Outlook. O sistema deve ser inteligente o suficiente para reconhecer que um e-mail pode ter muitos CCs ou vários destinatários e salvar apenas uma cópia.

Você envia um anexo e recebe de volta uma versão editada. De alguma forma, o DMS deve reconhecer que o anexo é uma versão do documento original enviado e salvá-lo como tal.

Assim que o e-mail estiver disponível no DMS, você poderá respondê-lo, encaminhá-lo, etc. E, claro, todos os e-mails e seus anexos devem ser totalmente indexados em texto no sistema.

DIGITALIZAÇÃO E OCR

Quão bem o DMS se integra com seus scanners? A maioria dos DMS depende de scanners e programas de OCR de terceiros. Quantas etapas extras serão necessárias para localizar, revisar e criar o perfil das imagens digitalizadas? Você deseja OCR de quase tudo (útil para pesquisa e descoberta eletrônica)? Esta é uma área em que alguns aplicativos de terceiros podem ser úteis ou necessários.

Segurança

Suas opções de segurança devem ser granulares. Você deve ser capaz de securitizar documentos individuais para você ou para um grupo definível de pessoas. Você deve ser capaz de restringir o acesso a várias funções do DMS (muitas empresas, por exemplo, retiram direitos de exclusão de todos, exceto administradores, para evitar que usuários (especialmente funcionários insatisfeitos) excluam arquivos. Você deve ser capaz de restringir o acesso a determinados clientes e questões e estabelecer uma "parede ética" para evitar questões de conflito de interesses em empresas maiores.

E, claro, a segurança DMS deve se integrar com qualquer segurança do Active Directory que você possa ter. Idealmente, todas as configurações de segurança feitas no DMS devem ser transferidas para o Active Directory.

TRILHA DE AUDITORIA

O DMS deve auditar quase tudo o que acontece em seu sistema: quem criou, salvou, modificou, copiou, imprimiu ou enviou um documento por e-mail. Você deve então ser capaz de gerar uma variedade de relatórios sobre esta atividade.

ARQUIVOS SALVOS DA WEB

Você deve ser capaz de salvar arquivos da Web no DMS para facilitar o acesso. Além disso, como muitas páginas da Web podem não ser salvas de forma totalmente correta, seria desejável também armazenar um hiperlink para a página da Web para que ela possa ser facilmente acessada.

ACESSO À WEB

Embora os advogados geralmente consigam acessar seus próprios desktops remotamente, você também pode precisar de alguma forma de acesso à Web para o armazenamento de documentos, especialmente para clientes (pense na extranet). Além disso, você pode desejar acessar seu armazenamento de documentos a partir de um PDA e baixar ou enviar documentos por e-mail diretamente do PDA, embora seja provável que seja um módulo extra.

LEVANDO DOCUMENTOS COM VOCÊ

Digamos que você queira levar todos os arquivos de um determinado caso em um CD, laptop etc. para o tribunal ou simplesmente para uma reunião com o cliente. É fácil fazer isso? Você ainda terá todos os recursos de pesquisa do programa principal?

INTEGRAÇÃO COM OUTROS PROGRAMAS

Além do Microsoft Office ou WordPerfect Office, o DMS se integrará a outros programas que você usa? Quão bem? A maioria dos programas de gerenciamento de prática, por exemplo, tem alguma forma de integração com o DMS, mas freqüentemente não é muito boa.

E quanto a imóveis especializados ou outros programas jurídicos específicos? Normalmente, esses programas não se integram diretamente, embora a saída final (um documento) possa ser salva no DMS.

Faça uma lista de todos os outros programas que você usa e pergunte. Se um programa que você usa não se integra com o DMS proposto fora da caixa, o que será necessário para integrá-lo?

CONTROLE DE VERSÃO

Em um sistema manual, os usuários salvam diferentes versões com nomes diferentes, causando grande confusão. Em um DMS, as versões são salvas em um lugar, mas podem ter descrições diferentes (por exemplo, "versão enviada ao cliente 2/5/ 09"). As diferentes versões podem ser listadas, facilitando a comparação de documentos.

GESTÃO DE REGISTROS

A funcionalidade de gerenciamento de registros na maioria dos DMS é bastante primitiva ou um módulo adicionado. Você deve determinar suas necessidades, especialmente considerando que o custo do espaço de armazenamento eletrônico se tornou insignificante.

FLUXO DE TRABALHO

Você precisa de um fluxo de trabalho / sistema de roteamento para encaminhar documentos para revisão / aprovação? Alguns dos DMS "híbridos" (Laserfiche, Document Locator, etc.) apresentam módulos de fluxo de trabalho melhores do que os quatro DMS usados pela maioria dos escritórios de advocacia.

FÁCIL DE USAR

A facilidade de uso é subjetiva, mas é uma parte importante do pacote. Afinal, se você for obrigar seus usuários a funcionar dentro do sistema, ele deve ser fácil de usar.

É fácil visualizar vários documentos em sucessão? Você pode cortar e colar ou imprimir facilmente a partir de um visualizador ou precisa abrir o documento? É fácil copiar um documento para servir de base para um novo documento? Se você repetir as pesquisas com freqüência, poderá salvá-las? Você pode dividir várias janelas (lista de documentos e visualizador, por exemplo) no DMS em duas telas?

Observe atentamente essas questões. Faça uma lista do que o irrita e uma lista de desejos. Não tenha medo de perguntar a um fornecedor em potencial "como eu ...?"

INDEXAÇÃO E EDISCOVERIA

Como qualquer outro negócio, os escritórios de advocacia devem se preparar para a possibilidade de um processo judicial.

Um DMS que indexa o texto completo de todo o armazenamento de documentos pode ajudá-lo a encontrar evidências em potencial rapidamente. No entanto, seu índice DMS inclui arquivos .zip ou comentários ou controla alterações em um documento do Word ou colunas ocultas em uma planilha? Muitos índices DMS não incluem esses itens.

Além disso, o que acontece com o banco de dados ou outros arquivos que não são indexados, começando com arquivos .pst do Outlook? Vale a pena examinar a indexação um pouco mais de perto.

Conclusão

A maioria dos DMS oferece "funcionalidade básica" semelhante e uma variedade de complementos para funções como acesso à Web, gerenciamento de e-mail e fluxo de trabalho. Pense cuidadosamente sobre suas prioridades e necessidades futuras. Um bom plano irá encurtar o tempo necessário para implementar um DMS, reduzir seu custo e maximizar os ganhos de produtividade que ele proporciona à sua empresa.

John Heckman tem ajudado escritórios de advocacia com questões de tecnologia há mais de 25 anos. A Heckman Consulting é uma empresa de integração de software especializada em Amicus Attorney, PCLaw, gestão de documentos Worldox, Time Matters e outros softwares jurídicos específicos. Atende a grande área de Nova York e os clientes variam de profissionais solitários a firmas AmLaw 100. Verifique o blog de John ou o site da Heckman Consulting para boletins informativos, dicas e truques para programas específicos e outras informações úteis.

Entre em contato com John:
heckman@heckmanco.com