Segurança e conformidade de documentos: você realmente deseja arriscar?

Setembro 3, 2012
Salt Lake City, UT

Segurança e conformidade de documentos: você realmente deseja arriscar?

Não faltam serviços ao consumidor abaixo da média disponíveis para armazenar documentos e dados. Você, como empresa e profissional atuante, deve usá-los para armazenar e acessar documentos e informações confidenciais de clientes? A resposta deve ser um retumbante não. A realização de uma pesquisa rápida na web sobre violações de segurança de dados para muitos dos serviços ao consumidor retorna uma quantidade impressionante de postagens, que vão desde contas hackeadas a senhas vazadas, até a perda total de dados. Por mais de uma década, a NetDocuments tem resolvido as questões de segurança de gerenciamento de documentos para empresas em todo o mundo. Aqui estão algumas perguntas e respostas importantes para navegar pela complexidade dos dados e da confidencialidade do cliente.

P: Quem possui e pode acessar os documentos no sistema?

UMA: Com muitos serviços ao consumidor, os termos de uso afirmam que tudo o que entra no sistema é propriedade do provedor de serviços e pode ser acessado sem consentimento. Isso é inaceitável para aqueles que ocupam cargos de serviços profissionais, jurídicos, corporativos ou financeiros; com o NetDocuments, os documentos e dados são sempre tratados como ativos digitais que apenas a empresa possui e aos quais tem acesso.

P: Quem gerencia os dados?

UMA: Com o NetDocuments, a empresa é a única entidade que tem acesso ao sistema e continua a gerenciar seus próprios dados com base em segurança predefinida. A organização, usuários, grupos de usuários, políticas de retenção, controles de segurança e barreiras éticas são todos projetados pela administração da empresa.

P: Quais certificações de segurança existem?

UMA: Ao contrário dos serviços ao consumidor, o NetDocuments tem certificação SSAE- 16 SOC 2 (anteriormente SAS 70 Tipo II). Esta certificação rigorosa é uma auditoria de terceiros para garantir que os protocolos da empresa e do datacenter para gerenciamento de dados estejam em vigor e aplicados nos centros de dados primários (LexisNexis) e de recuperação de desastres (Zions Bank). A estrutura do datacenter e a certificação SSAE- 16 permitem que a NetDocuments também seja compatível com SEC, FINRA, Truste EU, Safe Harbor e HIPAA. Essa segurança extrema em nível de banco foi arquitetada do zero especificamente para o setor jurídico.

P: Qual é o tempo de atividade e disponibilidade do serviço?

UMA: Desde 1999, NetDocuments teve um tempo de atividade de 99.995%. Isso significa acesso a qualquer hora, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo habilitado para web. Além de ambos os data centers, o departamento de TI interno da NetDocuments possui monitoramento do 24 X7X365 para garantir que o desempenho seja sempre mantido e maximizado em todo o sistema.

P: Posso perder um documento?

UMA: Não. Ao contrário dos serviços ao consumidor, o NetDocuments usa tecnologia patenteada para acessar e arquivar cada documento no sistema. Depois de criado, o documento recebe um número de identificação exclusivo e é replicado no datacenter de recuperação de desastres, além de um local de sombra na estação de trabalho do usuário. O identificador exclusivo e a tecnologia patenteada de "envelope" envolvem cada documento, tornando-o único em quase 1 bilhões de documentos no sistema global. O identificador permite a recuperação de documentos e até habilita a capacidade de restaurar o item no caso de o usuário acidentalmente excluir permanentemente.

P: Uma pessoa não autorizada pode ler meus documentos?

UMA: Não. NetDocuments e os centros de dados redundantes não têm acesso ao conteúdo dos documentos. Como ativos digitais, eles são tratados como propriedade da empresa. O escritório de advocacia tem a capacidade exclusiva de criar controles de segurança, grupos de usuários e direitos de acesso a documentos, pastas, casos ou gabinetes de organização individuais.

P: Os documentos são criptografados durante a transmissão? E quanto aos data centers?

UMA: sim. O NetDocuments utiliza SSL (secure socket layer) e 256 -AES para criptografar documentos. Além disso, os documentos são criptografados enquanto estão em repouso nos datacenters, ofuscados e randomizados em 1 + milhões de nós de diretório.

P: E se eu excluir acidentalmente um documento?

UMA: Uma estrutura de exclusão em camadas e políticas de retenção ajudam a reduzir o risco de exclusão inadvertida de um documento. No entanto, SE um documento for excluído acidentalmente e depois removido do compartimento de itens excluídos, o documento pode ser restaurado ou "revertido" para uma data anterior, até 30 dias a partir do momento em que foi excluído permanentemente.

P: Posso manter meus documentos localmente e também no NetDocuments?

UMA: sim. Existe um Serviço de Documentos Local opcional que permite ao NetDocuments replicar todos os dados dos centros de dados para um servidor ou outro dispositivo instalado localmente em sua empresa. Embora não seja necessário, isso pode oferecer uma paz de espírito adicional.

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