No ano passado, anunciamos que um importante 100 escritório de advocacia do Reino Unido, a Farrer & Co, selecionou a NetDocuments para o gerenciamento de documentos e e-mail. Depois de uma implementação bem-sucedida, o diretor de TI da empresa, Neil Davison, afirmou: "Estávamos confiantes na seleção de NetDocuments como nossa plataforma DMS moderna e sabíamos que o lançamento do serviço era igualmente importante para conseguir a adesão de toda a empresa e 100% de adoção do usuário. " Continuando com suas iniciativas de inovação e melhoria de tecnologia, a empresa acaba de anunciar um projeto eFile trabalhando com a Kodak alaris. O projeto está centrado na melhoria da governança de informações, gerenciamento de registros e alinhamento de DMS para registros físicos e digitais.
Leia o lançamento e o estudo de caso
A notícia e o estudo de caso descrevem a iniciativa amigável eFile da Farrer & Co para agilizar e unificar suas iniciativas de papel e arquivo digital. O programa inclui:
- Análise de negócios - mapeamento e revisão de como o processo existente em papel funcionaria em um ambiente digital;
- Atualização do EDMS - selecionar e implementar o NetDocuments após revisar sete sistemas concorrentes e selecionar três;
- Atualização da área de trabalho - atualização de software e instalação de monitores duplos de 22 polegadas para cada advogado;
- Tecnologia de sala de reunião - compra de novos PCs de baixo perfil e telas grandes para permitir acesso ao EDMS de todas as salas de reunião;
- Treinamento - oferecendo treinamento inicial para mais de 400 funcionários, metade dos quais são advogados cobrindo mudanças de processo e como trabalhar com documentos digitalizados, bem como o próprio sistema NetDocuments;
- Comunicação e suporte aprimorado em torno da implantação - fornecendo comunicação regular para a empresa, antes, durante e depois da implantação. A equipe também envolveu e treinou 20 caminhantes de andar em contratos de curto prazo para trabalhar com a equipe em cada andar para ajudar com dúvidas sobre o NetDocuments conforme o sistema entrava em operação;
- Seleção e implementação de scanner - trabalhando com a ITEC para implementar a melhor solução de captura e digitalização para atender às necessidades do negócio. Desde que os scanners Kodak i3450 foram instalados, os volumes de processamento de digitalização aumentaram 25%.
A notícia da Farrer & Co chega poucas semanas depois DocsCorp anunciou contentCrawler, uma integração OCR com NetDocuments para rastrear um repositório e converter arquivos baseados em imagens em documentos pesquisáveis de texto completo, bem como Anúncio da FileTrail de uma integração com NetDocuments para gerenciamento de registros físicos. Essas integrações e as notícias de ontem da iniciativa da Farrer & Co com a Kodak alaris destacam o foco da indústria em melhorar a governança de informações em torno do gerenciamento de registros físicos e digitais e alinhamento com o DMS. Melhor governança de informações dos dados de uma empresa e de seus clientes, maior transferência de conhecimento, segurança e conformidade aprimoradas e uma redução na responsabilidade de perda de dados e vazamento de dados de documentos existentes fora do DMS da empresa.
O Sr. Davison também participou de uma mesa redonda do CIO sobre "The Future of Legal Technology", que foi acompanhada por uma entrevista de perguntas e respostas que você pode leia aqui.
# # #
