Sem papel ou menos papel? por Leonard Johnson

Outubro 29, 2007
Salt Lake City, UT

Sem papel ou menos papel? por Leonard Johnson

Considere como a tecnologia realmente nos tornou mais eficientes ao longo do tempo. Em 1986 fui para a Europa e gerenciei a operação europeia de uma empresa de computadores. Lembro-me de que cerca de 1987 tínhamos um aparelho de fax! Uau! Mudou nossas vidas. Então, cerca de 1992 recebemos e-mails. Que economia de tempo, em vez de imprimir e enviar fax, simplesmente digitávamos e enviamos. Trabalhei na WordPerfect e na Novell com o Groupwise em seus estágios iniciais e agora todos reconhecemos como o e-mail realmente mudou a maneira como fazemos negócios e nos comunicamos. Isso nos ajudou drasticamente a reduzir o papel (agora é claro que ouvi quantos advogados dizem às suas secretárias para imprimir sua caixa de entrada para eles Não é triste encontrar este item no Site-Tation da ABA que afirma: "

De acordo com o 2006 Relatório de pesquisa de tecnologia jurídica, 61% dos advogados salvam e-mails relacionados a um caso ou assunto de cliente imprimindo uma cópia impressa. " Na verdade, é provavelmente uma coisa boa não termos encontrado a porcentagem de advogados que depois digitalizam essas impressões de e-mails como TIFFs para reconvertê-los em formato digital. Isso não é nem mesmo um passo em direção a um escritório sem papel - é uma mudança em direção a um escritório "mais papel". ANTIGAS MANEIRAS MORREM DURO! A propósito, uma das principais lições dos desastres do Katrina e Rita foi a vulnerabilidade dos registros em papel nos desastres. O fetiche pelo papel vai de encontro às tendências de tecnologia e negócios. Isso coloca os escritórios de advocacia e seus clientes em um risco desnecessário. O papel não é o modo de comunicação mais eficiente e não é mais o método mais seguro de retenção de informações, mas você NÃO PODE protegê-lo. MAS com certeza é muito mais fácil de LER !! Direito?

Então, vamos explorar as etapas para deixar o papel, lidar com informações eletrônicas e fazer isso de forma prática e ética. Estas são algumas notas de uma apresentação que fiz para um grupo de advogados em Salt Lake City, Utah.

Poupança de custos

  1. Economia de tempo.
  2. Digitalize uma vez e copie várias vezes.
  3. Espaço no chão.
  4. Redução de custos por meio do aumento da produtividade e do aumento da fidelidade do cliente.
  5. Carregar papel é um acesso universal prático, mas oneroso, aos meus documentos.
  6. Compartilhe o produto do trabalho e seu valor.
  7. Perda de tempo procurando documentos.
  8. Ameaça de recuperação de desastre
  9. Acessibilidade universal ... em casa, na estrada, nas instalações dos clientes.
  10. O crescimento do e-arquivamento, a capacidade de os advogados serem capazes de operar em um mundo diferente do papel, faz mais sentido.

Dando os PRIMEIROS PASSOS

Obtenha um MFP ou scanner de qualidade e comece a converter documentos em papel para criar versões eletrônicas. Implementar software e outras ferramentas para evitar ir para o papel sempre que possível e desenvolver tecnologia para evitar a necessidade de impressão tradicional de monitores maiores, por exemplo, visualização em PDF de uma impressão de documento formatada. Velocidades de banda larga e acessibilidade para chegar aos documentos.

O MUNDO DA DIGITALIZAÇÃO

  1. Um MFP - cópia, digitalização, fax e impressão.
  2. Formatação de PDF pesquisável
  3. Agora ... onde colocar os documentos que você digitaliza. >>> é aí que o NetDocuments entra diretamente no gerenciamento de documentos.

Outros PROBLEMAS sem papel:

  1. Livrar-se dos metadados ocultos ou incorporados em arquivos eletrônicos, como o Word. A maioria de vocês tem ou deveria ter limpadores de metadados quando um documento é enviado por e-mail.
  2. Armazenamento de documentos eletrônicos em locais de terceiros (SEGURANÇA) - mais opiniões estão saindo aceitando isso como a Opinião da Ordem dos Advogados de Nevada. O mesmo vale para a opinião de ética da Virgínia LEOC # 1818) afirmando que os advogados podem digitalizar e jogar fora os documentos em papel fornecidos o cliente é informado e não prejudica o cliente de outra forma, acreditamos que este tipo de opinião é uma forma positiva de aceitação do mundo digital.
  3. Certifique-se de fazer backup dos arquivos.
  4. Ao converter documentos em papel para digitalização, decida o que digitalizar e não perca tempo, dinheiro e energia digitalizando e indexando documentos e arquivos existentes, exceto aqueles que estão realmente sendo atendidos no momento e arquivos inativos que você acha que precisará em um futuro próximo .