Payne & Fears muda do iManage para o NetDocuments

Outubro 2, 2012
Salt Lake City, UT

Payne & Fears muda do iManage para o NetDocuments

"Temos usado o NetDocuments por mais de seis anos e aumentamos nossa produtividade e colaboração entre escritórios e clientes." - Brian Marsh, gerente de sistemas de informação

20 anos atrás, Jim Payne e Dan Fears começaram sua prática como empresa de defesa do emprego na Califórnia. Hoje, Payne & Fears se expandiu para contencioso empresarial, seguro e direito da construção, com cinco escritórios em três estados e empregando quase 100 pessoas. Brian Marsh, gerente de sistemas de informação, liderou a mudança do iManage para o NetDocuments há mais de seis anos. Aqui está a história deles.

O DESAFIO

Payne & Fears estava em uma encruzilhada seis anos atrás, quando a empresa estava usando o iManage e em uma versão desatualizada. “Do ponto de vista financeiro, estávamos considerando um investimento significativo para atualizar nossos serviços e servidores com o que o iManage estava exigindo na época, simplesmente para podermos atualizar para a edição mais recente”, começou Brian. "Observar o custo geral das operações do servidor, controle de sobrecarga, gerenciamento, manutenção, novo software, instalação, conversão e treinamento fica ridiculamente alto. Não demorou muito para vermos que o NetDocuments estava onde queríamos ir, e o direção que o gerenciamento de documentos tomaria no futuro. "

A PERSPECTIVA DE TI

Como responsável pela TI da empresa, Brian comentou que a NetDocuments impactou o departamento de TI para melhor. "Há uma paz de espírito incrível por não ter que se preocupar em fazer backup de tudo na prática que torna a empresa, The Firm. O sistema de gerenciamento de documentos representa todo o conhecimento, riqueza e experiência que nossa empresa adquiriu nos últimos 20 há anos que estamos no negócio, portanto, saber que é seguro, redundante e acessível foi vital ", continuou ele. "Pude ver um valor imediato para a TI de nossa empresa e como isso tornaria nossas vidas mais fáceis e me ajudaria a dormir melhor à noite, além de liberar meu servidor e eliminar a necessidade de gerenciar hardware e espaço em disco."

ACESSO MULTI ESCRITÓRIO E MOBILIDADE

Com cinco escritórios em três estados e sistemas sendo acessados por 100 usuários internos e muitos de seus clientes maiores, a mobilidade foi um componente crítico e um dos principais motivos para a mudança. “Estávamos usando um ambiente Citrix com iManage e eles nunca funcionaram bem juntos”, lembrou Brian. O NetDocuments permitiu à empresa eliminar a necessidade do Citrix, bem como do túnel VPN que estava usando para acesso a vários escritórios. "Além de nossos escritórios simplesmente serem capazes de acessar o sistema, o influxo de iPads e ambientes de trazer seu próprio dispositivo (BYOD) potencialmente cria uma camada de complexidade. Esse problema é resolvido com o aplicativo nativo do NetDocuments no iPad e na interface móvel para outros dispositivos. Dar acesso ao nosso pessoal, independentemente da localização ou do dispositivo, aumentou nossa produtividade em três vezes. "

OS RESULTADOS

"A transição para o NetDocuments foi muito fácil e contínua, do processo de treinamento administrativo até as sessões do usuário final", disse Brian. "Temos usado o NetDocuments por mais de seis anos, aumentamos nossa produtividade e colaboração entre escritórios e clientes, melhoramos a segurança, o backup, bem como a continuidade dos negócios, e tudo isso enquanto reduzíamos drasticamente a quantidade gasta em TI, hardware e software ", concluiu.

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