Perguntas e respostas com o avô do gerenciamento de documentos, também conhecido como Tom Lee: Parte I

Outubro 11, 2010
Salt Lake City, UT

Perguntas e respostas com o avô do gerenciamento de documentos, também conhecido como Tom Lee: Parte I

Esta semana, em nossa série de perguntas e respostas, Tom Lee, da Quintec International. A Quintec é uma empresa líder em tecnologia baseada em nuvem com sede no Reino Unido, voltada principalmente para os mercados Jurídico, de Seguros e Financeiro.

P: Em primeiro lugar, Tom, conte aos nossos leitores um pouco sobre você e sua empresa.

Tom: Excelente. Trabalho em TI há mais de 33 anos e presenciei muitas mudanças na tecnologia, desde os primeiros mainframes até SuperMinis, cliente / servidor e agora Nuvem! Na Quintec, oferecemos aos nossos clientes assessoria empresarial, consultoria, software, treinamento e suporte técnico. Esses serviços são prestados por uma equipe experiente de consultores, uma equipe de suporte rápido e uma infinidade de técnicos que parecem nunca parar de trabalhar! Eu gostaria de ter a energia deles!

P: E tenho certeza que eles gostariam de ter sua experiência. Depois de 33 anos, aposto que você viu algumas coisas interessantes em TI. Conte-me qual foi o momento mais assustador da sua carreira?

Tom: É fácil, porque ainda tenho pesadelos com isso!

Meu primeiro emprego em TI foi em meados dos anos 70 e trabalhei em um grande departamento de Operações de Computadores como Operador de Computador Trainee. Isso foi quando as salas de computador eram tão grandes quanto campos de futebol e eu me lembro que esta era vasta com banco após banco de drives de disco, sete impressoras de linha gigantescas com bursters e collators acoplados, leitores de cartão e estes novos whizzy coisas chamadas unidades de disquete com disquetes de 8 polegadas de largura!

Eu estava trabalhando para a empresa há apenas algumas semanas. Éramos quatro no turno uma noite e estupidamente decidimos jogar futebol apenas para passar o tempo com uma bola engenhosamente feita de papel e fita adesiva. Parece bobo, não é, mas naquela época realmente ajudava a passar o tempo durante a noite enquanto todo o processamento em lote estava acontecendo.

Bem, esta noite eu estava no gol e joguei a bola para um colega um pouco forte demais, eu acho. A bola atingiu uma parede, saltou sobre um divisor de parede e de alguma forma atingiu a alavanca da fonte de alimentação principal! A sala inteira mergulhou na escuridão e todos os quatro mainframes IBM desligaram simultaneamente! Obviamente, isso não poderia acontecer hoje em dia, mas naquela época, acredite em mim, ACONTECEU!

Não é preciso dizer que isso causou um caos total e, na manhã seguinte, mais de mil usuários não conseguiram fazer logon em seus terminais até cerca de 11.30 por minha causa. Acho que nunca me senti tão culpado antes ou depois! O culpado nunca foi encontrado e a história raramente discutida até apenas cinco anos atrás, em uma reunião da empresa, quando meu antigo chefe, que havia se aposentado recentemente, finalmente descobriu 'de um suposto amigo' que fui eu! Disse que se tivesse de descobrir quem era o responsável tinha ordens para os despedir na hora!

Bem, o que não nos leva à demissão, apenas nos torna mais fortes certo?

P: Ouvi dizer que algumas pessoas no Reino Unido o chamam de "vovô do gerenciamento de documentos". Como você conseguiu esse nome?

Tom: Tudo começou em um pub em Londres, quando eu estava relaxando com alguns amigos uma noite depois do trabalho. Alguns que estavam presentes naquela noite eram diretores de TI de escritórios de advocacia que estavam brincando como alguém faz depois de algumas cervejas, e isso foi apenas algo que foi dito em tom de brincadeira, eu acho! Então, com alguns trechos que foram publicados na imprensa ao longo dos anos, simplesmente pegou! Acho que parte disso é que estou ficando velho e também estive envolvido no lançamento e distribuição de cada um dos principais sistemas de gerenciamento de documentos durante os últimos vinte anos, ou seja, SoftSolutions, DOCS Open e iManage.

Na minha opinião, os verdadeiros avós do gerenciamento de documentos são os "garotos mais velhos" da equipe da SoftSolutions, que lançaram o primeiro DMS para toda a empresa no final de 1980. Eles foram os verdadeiros inventores e pioneiros que primeiro identificaram uma lacuna no mercado.

Aliás, Dan, você trabalha para esses caras! Você deve se sentir muito orgulhoso de trabalhar para uma empresa com esse pedigree, com uma longa história e com pessoas de tal reputação.

Na minha vida privada ainda não sou avô, mas acho que não vai demorar muito!

P: Bem, esse é um ótimo caminho para minhas próximas perguntas. Como a tecnologia de gerenciamento de documentos mudou nos últimos 10-20 anos?

Tom: WOW Dan! Dê-me algumas perguntas fáceis, como qual é o meu time de futebol favorito e outras coisas! Na minha idade, não consigo me lembrar de algumas coisas que aconteceram na semana passada, muito menos nos últimos 20 anos!

Bem, se você está me pedindo para voltar há tanto tempo, minha opinião é que tudo se resumia a armazenar, pesquisar e recuperar documentos naquela época e, em minha opinião, em grande parte ainda é o mesmo hoje.

Naquela época, os escritórios de advocacia e outras organizações centradas em documentos estavam ocupados migrando de seus antigos minicomputadores DP / WP para a nova tecnologia cliente / servidor. Tudo isso parecia ótimo na época, mas muitos não perceberam que embutido na própria estrutura do software WP nesses superminocomputadores estava uma forma primitiva de gerenciamento de documentos. Embora não haja nenhuma semelhança com o que está disponível hoje, ele continha informações de perfil muito básicas para cada documento e as secretárias e digitadores aprenderam a confiar nisso, pois podiam facilmente identificar e recuperar documentos.

Uma vez na arquitetura cliente / servidor, as empresas descobriram que esse gerenciamento básico de documentos foi perdido e salvar documentos em pastas, subpastas e sub-sub-sub-subpastas (isso sempre me confundiu) às vezes era um desastre, pois muitas versões de um documento poderiam existir, então recuperar os documentos necessários pode ser um tanto demorado e o processo muito confuso. Acho que você poderia usar a metáfora, três passos para frente e um passo para trás, neste caso. Talvez, Microsoft e WordPerfect, os dois principais protagonistas da época, devessem ter incluído uma opção de gerenciamento de documentos em seus processadores de texto para aplicativos singleware. É um bom trabalho para mim, eles não o fizeram!

De qualquer forma, isso deixou a porta aberta para os pioneiros dessa tecnologia. Dois desses sistemas de gerenciamento de documentos foram lançados para solucionar o problema. O primeiro foi SoftSolutions, em seus primeiros anos rapidamente se tornou o player dominante. Pouco tempo depois surgiu a oferta do PC DOCS conhecido como DOCS Open, que hoje é mais conhecido como Open Text DM5. Acredito que algumas empresas ainda usam um híbrido desse produto até hoje.

O SoftSolutions foi comprado em 1994 pela WordPerfect e, em seguida, em rápida sucessão pela Novell Corporation, e seu software DM foi incorporado à oferta Novell GroupWise. Acho que o resto foi escrito nos livros de história !!!

Ambos os produtos foram inovadores em seus dias, o primeiro sendo construído sobre o banco de dados proprietário, mas muito rápido 'FLAME', enquanto o DOCS Open fazia exatamente o que dizia na lata, era 'Aberto' e podia ser executado na maioria dos bancos de dados SQL do dia, nomeadamente SQL da Microsoft, SYBASE e ORACLE!

Ao longo dos anos, a Microsoft tem ameaçado de vez em quando incluir alguma forma de capacidade de gerenciamento de documentos para controlar e gerenciar seus aplicativos de singleware, como Word, Excel, PowerPoint etc., mas nenhum deles chegou a ser concretizado!

As empresas atuais precisam ser bastante sofisticadas, precisam ser capazes de estabelecer contato e colaborar com seus clientes e colegas, armazenar registros e e-mails no mesmo repositório e, mais recentemente, ser capazes de armazenar certas conversas telefônicas quando necessário.

Às vezes, acho que certos fornecedores de DM se esqueceram da primeira regra do DM, que é pesquisar e recuperar documentos rapidamente! Para mim, ainda a função mais importante fornecida por um mestre! Por exemplo, recentemente estive no site de um cliente e ela me mostrou uma 'pesquisa simples' usando um sistema DM líder do setor em 1,800 usuários e 40 escritórios em todo o mundo! Para ser honesto, eu poderia facilmente ter feito uma xícara de café no momento em que os resultados da pesquisa foram retornados! Certamente, isso é uma perda drástica de tempo e recursos!

Obrigado Tom! Isso é uma visão e discussão incríveis.

Esta foi apenas uma parte da minha entrevista muito esclarecedora com Tom Lee, então volte na quinta-feira, pois a parte II deste Q&A será postada.