Segurança: Você está colocando seus documentos em risco?

Dezembro 4, 2014
Salt Lake City, UT

Segurança: Você está colocando seus documentos em risco?

A segurança de dados é uma prioridade para escritórios de advocacia em todo o mundo, conforme as ameaças cibernéticas continuam a se expandir e as necessidades de segurança continuam a ser mais sofisticadas. O Google define a devida diligência como "medidas razoáveis tomadas por uma pessoa para atender a uma exigência legal". Sem dúvida, a maioria de nós fez a devida diligência em nossas informações pessoais, incluindo acesso a contas bancárias e registros médicos, mas, como profissionais da área jurídica, a devida diligência foi realizada em informações confidenciais de clientes? A obrigação do setor jurídico de aumentar a segurança dos dados do cliente geralmente excede as mesmas obrigações de outros setores. Portanto, vamos dar uma olhada em algumas maneiras pelas quais seus dados estão sendo expostos a ameaças.

Você salva documentos em um drive compartilhado?

Se seus arquivos estão sendo armazenados em um servidor de rede compartilhado, há vários motivos para se preocupar. Não apenas os arquivos correm mais risco de serem arquivados incorretamente e perdidos em uma série de subpastas e sub-subpastas, mas as informações privadas podem ser mais facilmente expostas por meio de vírus ou anexos maliciosos. Se o seu escritório tiver acesso remoto à rede do escritório de casa, essa conexão também pode ser muito vulnerável à interceptação. Finalmente, a maior ameaça para salvar documentos em uma rede compartilhada é o erro humano. Exclusões acidentais, anexos com vírus ou compartilhamento externo de documentos privados contribuem para a vulnerabilidade do escritório de advocacia.

Você envia documentos por e-mail como anexos?

O e-mail não foi projetado com privacidade ou segurança em mente. Como acessamos o e-mail em tantos dispositivos diferentes, isso abre mais oportunidades para vulnerabilidades de rede. Nossos telefones celulares e tablets foram projetados para nos ajudar a trabalhar fora do escritório, não para escanear anexos em busca de vírus em potencial. O envio de anexos confidenciais por e-mail expõe a empresa a riscos.

Todos na sua empresa têm acesso aos documentos?

Embora a capacidade de atribuir alguns direitos de acesso esteja disponível em unidades de rede compartilhadas, é muito básica e não oferece o nível de segurança que seus clientes exigem ou esperam. Quando todos têm acesso a todos os documentos, o risco de exclusão inadvertida ou compartilhamento aumenta substancialmente.