Armazenamento simples vs. gerenciamento avançado: por que gerenciar é mais importante do que armazenar

Janeiro 25, 2015
Salt Lake City, UT

Armazenamento simples vs. gerenciamento avançado: por que gerenciar é mais importante do que armazenar

Há uma diferença fundamental entre o gerenciamento de documentos baseado em nuvem e o armazenamento de documentos na nuvem. Nos mais de 15 anos em que estivemos na nuvem, muitas vezes ouvimos confusão em relação às duas opções populares, mas muito contrastantes. Ao considerar o que é certo para sua empresa, há 3 considerações importantes que precisam ser feitas.

  1. Qual é o ciclo de vida do seu documento? Se você tiver um documento ou conjunto de documentos que chegaram ao fim de sua vida útil e tem uma probabilidade extremamente baixa de precisar ser acessado no futuro, uma opção de armazenamento é provavelmente a melhor. As opções de armazenamento de documentos geralmente incluem maneiras um tanto complicadas de recuperar documentos porque seu propósito é armazenar, não acessar e gerenciar. Pense em uma unidade flash ou unidade pública que exibirá uma lista longa e não relacionada de arquivos que exigem algum compromisso para serem processados. Quando um documento estiver completo e você tiver a obrigação de armazená-lo, mas talvez não precise mais vê-lo, pode ser hora de examinar o armazenamento de documentos. Se um documento precisar ser editado por terceiros, aprovado pelo cliente ou co-advogado, enviado por e-mail para paralegais para revisão ou comparado com documentos semelhantes, um sistema de gerenciamento será fundamental na transição dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Essas atividades são extremamente demoradas e complicadas com o armazenamento simples de documentos.
  2. O conteúdo do seu documento é confidencial? Normalmente, ao usar uma unidade compartilhada ou pública para armazenamento de documentos internamente, pode ser difícil gerenciar os direitos de acesso em documentos que contêm informações confidenciais. Além disso, os servidores locais podem ser invadidos e os pen drives são maltratados ou até mesmo roubados. A capacidade de anexar cláusulas de segurança a ambientes de documentos em um serviço de gerenciamento é um recurso importante que um escritório de advocacia deve considerar seriamente.
  3. A estrutura do seu documento atual é escalonável e gerenciável? Atualmente, você usa uma estrutura de pastas e permite que outras pessoas criem internamente seus próprios ambientes para manipulação de documentos? Este tipo de estrutura de documento não será dimensionado conforme as necessidades mudam e o pessoal da empresa aumenta. A capacidade de gerenciar como sua equipe lida, edita, envia e compartilha documentos é um componente-chave para o gerenciamento de documentos e que o armazenamento simples não pode fornecer de forma adequada. Além disso, as integrações inteligentes com fornecedores de tecnologia como o Microsoft Office podem adicionar mais profundidade ao seu sistema de gerenciamento que o armazenamento não pode fornecer. Essas integrações permitem que você gerencie com mais eficácia a estrutura e o ciclo de vida do documento à medida que ele passa por vários canais. Essas integrações (como o aplicativo ndOffice incluído do NetDocuments) podem solicitar ao usuário final com base em tags definidas administrativamente (listas de seleção, datas ou texto livre) para descrever um documento de forma padronizada para fácil recuperação por meio de pesquisa e organização de modelos.

Existem outras considerações que podem ser mencionadas que não estão listadas acima para gerenciamento de documentos, como perfil de metadados, opções de pesquisa avançada, espaços de trabalho e extranets de cliente, para citar alguns, mas o ponto principal é que os provedores de armazenamento de documentos não fornecem o nível de sofisticação que os escritórios de advocacia exigem. Um bom sistema de gerenciamento de documentos terá ambientes para armazenamento permanente que podem ser guardados em um ambiente seguro quando um documento chega ao fim de sua vida útil, enquanto mantém todos os aspectos de gerenciamento na linha de frente dos documentos atuais e ativos.