Estratificando as nuvens-NetDocuments

Julho 14, 2013
Salt Lake City, UT

Estratificando as nuvens-NetDocuments

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O NetDocuments difere um pouco dos outros três serviços de armazenamento de documentos baseados em nuvem analisados anteriormente nesta série, pois é, antes de mais nada, um "sistema de gerenciamento de documentos" (DMS) completo, projetado para gerenciar grandes volumes de conteúdo para empresas de todos os tamanhos , em vez de um "serviço de compartilhamento de arquivos" focado na transferência segura de arquivos. Dito isso, ele certamente faz um trabalho mais do que adequado no gerenciamento de transferências de arquivos e oferece um esquema de segurança extremamente granular para determinar quem pode ver / editar / compartilhar quais documentos.

Com algumas exceções, o NetDocuments oferece todos os recursos e funcionalidades dos outros três serviços e fornece quatro benefícios adicionais que podem ser valiosos para muitas empresas:

* Uma interface de usuário altamente personalizável

* Recursos de pesquisa / perfil de conteúdo extremamente flexíveis

* Múltiplas opções para compartilhar documentos com não usuários

* Integração total com aplicativos de desktop padrão (Word, Outlook, Acrobat, etc.)

Os usuários do NetDocuments podem escolher entre uma interface baseada em pasta, como está disponível nos outros três serviços, ou uma interface "centrada no assunto" (chamada de Workspace no NetDocuments) onde o usuário pode ver todo o conteúdo de um cliente / assunto específico , automaticamente arquivado e organizado de acordo com critérios (filtros) definidos pelo usuário. Regras abrangentes de "criação de perfil" podem ser definidas antecipadamente para todo o conteúdo, com valores para os vários "atributos" de perfil predefinidos e selecionáveis por meio de listas suspensas. Essas listas podem ser configuradas por um usuário de nível de administrador e, então, podem ser "protegidas" contra edição por usuários não administradores. As pesquisas de documentos podem ser realizadas com base em qualquer combinação desses atributos de perfil ou por uma variedade de outros critérios (texto completo, data de modificação, e-mail de / para, tipo de arquivo, etc.).

As opções de compartilhamento de documentos no NetDocuments são um pouco mais expansivas do que aquelas oferecidas por outros serviços. Além de entregar documentos por meio de um "link seguro", o serviço NetDocuments também pode ser configurado:

* para permitir que "usuários externos" designados e predefinidos acessem pastas específicas dentro do sistema de arquivamento geral (semelhante a alguns dos outros sistemas perfilados aqui)

* com um "ShareSpace" que permite fácil acesso, comentários, tópicos de discussão, etc. por não usuários a quaisquer documentos postados naquele "espaço", sem consumir quaisquer licenças NetDocuments "externas"

* com um ou mais "gabinetes de arquivos externos" completamente separados, uma maneira útil de compartilhar muitos documentos com um único grande cliente, com o mínimo de sobrecarga administrativa necessária.

A integração entre o NetDocuments e a área de trabalho do usuário pode ser extremamente estreita, com ferramentas de integração disponíveis para permitir aos usuários modificar as opções de menu "Salvar" e "Abrir" em todos os aplicativos do Microsoft Office (por meio de uma macro incorporada) para abrir automaticamente o NetDocuments e solicitar um nome de arquivo assim que Salvar ou Abrir for selecionado pelo usuário. Uma opção de menu "Salvar local" e "Abrir local" ainda está disponível para quaisquer arquivos que não estejam marcados para armazenamento em NetDocuments. Para empresas que desejam criar um "sistema de arquivamento totalmente fechado", sem nenhum arquivo local disponível para os usuários, as macros do Office podem ser editadas para fazer isso, "forçando" os usuários a salvar para a nuvem.

A integração com o Outlook também está incluída na licença do NetDocuments, com opções para funcionalidade de arquivamento "arrastar e soltar", perfil completo de mensagem ou salvar um e-mail no NetDocuments manualmente, como um arquivo ".MSG". Nenhum dos outros três sistemas relatados anteriormente nesta série permite o armazenamento simples e pesquisável de Próprias mensagens do Outlook. Como os outros sistemas analisados, o Outlook anexos de arquivo pode ser transferido de / para o repositório NetDocuments diretamente no Outlook. Ao contrário dos outros, esses anexos podem ter perfis separadamente da mensagem de e-mail, com a opção de reter o link para a mensagem original (para fins de trilha de auditoria).

Há também uma ferramenta de integração para Adobe Acrobat Writer e Reader, permitindo ao usuário salvar PDFs em NetDocuments diretamente do Acrobat, por meio de um botão embutido na barra de ferramentas do Acrobat.

O NetDocuments suporta um aplicativo de iPad para visualizar arquivos, mas não oferece nenhuma funcionalidade de edição incorporada para documentos baixados para o iPad (salve para o recurso nativo "enviar para" do iPad). No momento, não há aplicativos nativos para visualizar documentos em um dispositivo Android, Blackberry ou Windows Phone. Como o NetDocuments é estruturado como uma ferramenta de colaboração "centralizada" em vez de uma ferramenta "Distribuída", atualmente não há capacidade de sincronização nativa incorporada ao serviço. Espero ver esse recurso adicionado ao NetDocuments até o final de 2013. Há até mesmo alguma discussão ocorrendo sobre um "utilitário de sincronização" com o Dropbox e SkyDrive, criando o que eu chamaria de "Nuvens Conversantes". Não tenho certeza de como isso será usado, mas espero que algumas ideias criativas fluam assim que o recurso estiver disponível.

O NetDocuments impõe um limite de tamanho de arquivo (um tanto arbitrário) de 200 Mb para qualquer solteiro arquivo carregado para seu serviço de armazenamento. Isso realmente não representa uma limitação para a maioria dos usuários, a menos que você precise armazenar arquivos de vídeo grandes ou outro conteúdo orientado a gráficos no serviço.

O NetDocuments é uma escolha de gerenciamento de documentos ideal para empresas que buscam um serviço ultrasseguro e ultraconfiável, precisam de pesquisa rápida e flexível por um grande repositório de documentos, desejam uma interface de usuário personalizável e valorizam a integração perfeita com a nuvem de dentro de seus aplicativos de desktop nativos. Depois de ir além das chamadas "versões gratuitas" dos sistemas analisados anteriormente (o que a maioria dos usuários precisará fazer para aproveitar totalmente seus respectivos recursos para uso comercial), o custo mensal de uma licença NetDocuments representa um excelente "preço para -valor "em comparação com esses outros serviços, na minha opinião.

Na próxima semana, vou dar uma olhada no Worldox, um sistema de gerenciamento de documentos "híbrido", mas cheio de recursos, que oferece Ambas um interno e uma abordagem baseada em nuvem para gerenciamento de documentos.