Os principais 5 motivos para mudar para a nuvem para DM em 2013

Dezembro 30, 2012
Salt Lake City, UT

Os principais 5 motivos para mudar para a nuvem para DM em 2013

A infraestrutura de tecnologia de empresas de médio e grande porte passou por mudanças dramáticas nos últimos anos. A consumerização do movimento de TI, Traga seu próprio dispositivo (BYOD) e, claro, a nuvem revolucionou a forma como as empresas praticam a lei e implementam tecnologia. O benefício dessa mudança é que ela permite que empresas como a sua simplesmente façam mais com menos - mais produtividade, mais mobilidade, mais segurança, mais funcionalidade - além de recuperação de desastres. Tudo isso custa menos, requer menos hardware e envolve muito menos complicações.

Por mais de uma década, a NetDocuments tem movido escritórios de advocacia de todos os tamanhos para a nuvem para suas necessidades de gerenciamento de documentos e e-mail. Com datacenters redundantes gerenciados pela LexisNexis e com usuários em mais de 140 países, a NetDocuments é líder em gerenciamento de documentos baseado na web para escritórios de advocacia. O motivo da mudança pode variar de empresa para empresa, mas aqui estão os cinco principais motivos que persuadiram nossos clientes conhecidos nacionalmente, incluindo Foley & Lardner, Jackson Lewis e Nelson Mullins, a eliminar seus servidores e fazer upgrade para a nuvem.

1 Menor custo total de propriedade (TCO)

Os sistemas locais tradicionais, como iManage, Worldox e OpenText, todos exigem que sua empresa adquira, mantenha e atualize servidores, que são totalmente separados das taxas de compra e manutenção do software. Os servidores e softwares requerem customização e configuração por equipe técnica geralmente terceirizada para consultoria terceirizada. Além disso, os servidores ficam desatualizados, ficam sem capacidade de armazenamento e exigem manutenção de rotina, reparos e backups. Muitos dos sistemas locais também não incluem funcionalidade integrada para pesquisa, acesso de cliente (extranets), suporte a vários escritórios, compatibilidade de dispositivo móvel e outras funções críticas. Esses recursos adicionais obrigatórios exigem servidores, software e configuração adicionais. Resumindo, os sistemas legados exigem mais complexidade e custos mais altos.

Com o NetDocuments, não há despesas de capital ou grandes desembolsos de caixa iniciais. Como uma verdadeira oferta de Software como Serviço (SaaS), o serviço funciona com um custo de assinatura previsível por usuário, pago mensalmente, anualmente ou trimestralmente. Isso garante acesso instantâneo ao conjunto NetDocuments de recursos de gerenciamento de documentos de nível empresarial e configurações administrativas para personalização. Todos os recursos, incluindo verdadeira mobilidade, pesquisa poderosa, retenção de registros e extranets, são simplesmente integrados e incluídos no serviço. Ao combinar o poder e a simplicidade da funcionalidade integrada fornecida pela Internet, o NetDocuments reduz o TCO de sua empresa para um sistema de gerenciamento de documentos.

2 Segurança e continuidade de negócios integradas

Deixe a segurança e a continuidade dos negócios para os especialistas. Os servidores armazenados em uma sala trancada no prédio do escritório de advocacia não constituem um ambiente seguro, confiável ou redundante. Sua empresa pode estar totalmente operacional durante e imediatamente após um desastre natural ou catástrofe em seu prédio físico? Que tal uma auditoria federal de segurança de dados?

A NetDocuments tem dois data centers privados, redundantes e regulamentados pelo governo federal, gerenciados pela LexisNexis, que emprega pessoas 24 horas por dia para garantir que a segurança física, redundância de energia e integridade dos sistemas sejam mantidas nos mais altos padrões. É esse ambiente de datacenter de classe mundial que permite que o serviço NetDocuments seja compatível com SEC, FINRA e HIPAA, bem como com a certificação SOC 2 (anteriormente SAS 70 Tipo II) e TRUSTe EU Safe Harbor. O ambiente de datacenter privado da NetDocuments tem um 99.99% de tempo de atividade desde 1999 e criptografa dados em trânsito e em repouso com criptografia AES- 256 bit, randomização de dados e ofuscação em 1.5 milhões de nós de diretório usando a tecnologia patenteada NetDocuments. Esse alto nível de segurança e experiência no setor explica por que tantos escritórios de advocacia de médio e grande porte confiam na NetDocuments com quase 1 bilhões de documentos e e-mails.

3 Recursos e funcionalidade

Os sistemas legados baseados em servidor requerem atualizações para a versão mais recente do software. Isso resulta em escritórios de advocacia com tecnologia desatualizada, sem recursos e funcionalidades atualizados, a menos que comprem e instalem a versão mais recente. Como o NetDocuments é fornecido por meio do modelo SaaS, as atualizações com recursos e funcionalidades adicionais são aplicadas perfeitamente quatro vezes por ano. Essas atualizações incluem recursos totalmente novos, integrações de terceiros e aprimoramentos para melhorar a experiência do cliente e da interface do usuário.

Muitas empresas selecionam NetDocuments devido ao rico conjunto de recursos que incluem: centralização da matéria | etiquetagem de metadados | Integrações MS Office | busca empresarial | painéis, pastas, armários e bibliotecas personalizáveis | portais de cliente para colaboração extranet | aplicativos móveis e acesso para qualquer dispositivo | Integração do Active Directory | controle de versão | direitos de segurança e paredes éticas | políticas de retenção | modelos de perfil | digitalização e integração de imagens | entrega segura e pública de documentos | discussões | alertas de documentos, pastas e casos | histórico de documentos e trilhas de auditoria | relatórios de atividades administrativas | … e muito mais.

4 Tempo rápido para valorizar

Um sistema baseado em servidor é caro desde o início e demorado para instalar. Além de configurar os servidores para executar o software corretamente, cada estação de trabalho deve ser configurada corretamente. Isso requer a retenção e o treinamento de recursos internos ou a ajuda dispendiosa de uma empresa de consultoria terceirizada. Os sistemas de gerenciamento de documentos e e-mail no local normalmente levam muitos meses para implantar e configurar, aumentando o tempo que leva para o software realmente começar a entregar valor.

O serviço NetDocuments permite a customização dependendo do tamanho da empresa e das áreas de atuação. Essa customização pode ser feita em questão de horas, após o que a implementação, o treinamento e a migração de quaisquer dados para o sistema podem ocorrer em semanas a poucos meses, no máximo, dependendo do tamanho da empresa. Com o serviço simplesmente "ativado", sua empresa pode começar a colher os benefícios e o valor imediatamente, em vez de esperar para recuperar o pesado custo inicial de um sistema baseado em servidor.

5 Suporte para verdadeira mobilidade e multi-escritório

Na maioria dos sistemas locais, a mobilidade e o suporte para vários escritórios requerem servidores adicionais e, possivelmente, um ambiente Citrix ou conexão VPN. Isso adiciona outra camada de complexidade à configuração do servidor e geralmente requer muitas etapas para obter acesso de escritórios satélite ou de um laptop ou dispositivo móvel.

Como um serviço baseado na web, o NetDocuments está disponível em qualquer computador, laptop, tablet, telefone ou outro dispositivo habilitado para Internet, em qualquer lugar do mundo, eliminando completamente a necessidade de logins virtuais, túneis VPN ou outros sistemas complexos. Com um verdadeiro aplicativo em nuvem, vários escritórios acessam o serviço como qualquer outro escritório ou pessoa faria. Os recursos de escalabilidade e aceleração de rede do NetDocuments permitem que empresas com vários escritórios, muitas vezes espalhados por regiões geográficas nacionais e internacionais, colaborem e trabalhem juntos de forma eficaz em uma única plataforma de gerenciamento de documentos de uma forma que simplesmente não é possível com sistemas legados no local.

O NetDocuments também possui aplicativos nativos para iPad e iPhone disponíveis gratuitamente na App Store e integração com o Folder Sync para dispositivos Android. O acesso a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo significa que seus advogados e equipe podem obter seu conteúdo de qualquer lugar do mundo, aumentando a colaboração entre os escritórios e simplesmente permitindo que sua empresa faça mais com um custo menor.

Agende uma demonstração com um de nossos representantes experientes para discutir como o NetDocuments otimizará sua tecnologia e aumentará a produtividade de sua empresa. 1.866.638.3627 sales@netdocuments.com e no Twitter @netdocuments

O INTERRUPTOR ESTÁ LIGADO

É hora de ver como o NetDocuments pode otimizar sua tecnologia, reduzir custos e aumentar a produtividade em 2013.

"O NetDocuments simplesmente tira a complexidade de um sistema de gerenciamento de documentos da equação." Charlie Altenbach, diretor de sistemas de informação da Ungaretti & Harris

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