Vencendo a batalha antes de começar: 5 segredos para uma implementação de tecnologia bem-sucedida

Junho 17, 2014
Salt Lake City, UT

Vencendo a batalha antes de começar: 5 segredos para uma implementação de tecnologia bem-sucedida

A tecnologia é parte de sua estratégia geral de negócios, ou pelo menos deveria ser. É especialmente importante nas decises de negócios quando uma possível mudança tecnológica está acontecendo com um aplicativo de missão crítica, como um sistema CRM ou uma plataforma de gerenciamento de documentos. A troca bem-sucedida de uma tecnologia que é vital para o seu dia a dia exige um plano de ação detalhado porque a execução da implementação de uma tecnologia determinará o nível de adoção do usuário, produtividade, quanto valor você obtém com a tecnologia e com que rapidez você percebe esse valor.

Como fornecedores de serviços de software, aprendemos algumas coisas em nossos 15 anos de fornecimento de um serviço de gerenciamento de documentos baseado em nuvem. Vimos algumas implantações fantásticas e algumas transições não tão boas. Resumimos alguns pontos-chave e, nas próximas cinco postagens de blog, compartilharemos o que aprendemos.

Também temos alguns ótimos exemplos de empresas que fizeram isso bem e compartilharam sua história. Dê uma olhada neste breve artigo sobre como o Koley Jessen PC, LLO moveu com sucesso seu gerenciamento de documentos para a nuvem e por que isso foi um sucesso. Leia AQUI

Etapa 1: planejamento

Embora dolorosamente óbvio, é importante apontar o tipo e a profundidade de planejamento necessários para substituir um sistema central, especialmente se você estiver mudando a plataforma ou o modelo de entrega (por exemplo, passar de um software baseado em servidor para uma plataforma em nuvem).

Discussão de configuração - Independentemente da tecnologia que você está implementando, é altamente provável que existam várias opções de configuração dependendo do seu negócio, área de atuação, tamanho da empresa e complexidade do cenário geral de tecnologia da empresa. É absolutamente vital que a discussão sobre como a tecnologia será configurada ocorra com todos os principais interessados. Você certamente não quer que alguém tome decisões de configuração sem realmente usar a tecnologia diariamente.

Variabilidade individual e configuração da estação de trabalho - Uma vez que haja um consenso sobre como a tecnologia será configurada, deve haver um planejamento em torno das variáveis entre os indivíduos, departamentos e funções. As estações de trabalho são configuradas exatamente da mesma forma em toda a empresa? Que software de terceiros as pessoas usam? Eles estão todos no mesmo sistema operacional? Eles funcionam remotamente? Quais dispositivos móveis eles usam? Todas essas são questões críticas de planejamento ao avaliar a primeira experiência individual com a nova tecnologia.

Mudanças no processo de negócios - As empresas inteligentes utilizam sua tecnologia para realizar mais trabalhos, melhorar a experiência do cliente, economizar dinheiro ou vários outros fatores. Independentemente da motivação central para implementar ou substituir uma tecnologia, é seguro presumir que seu processo de negócios está diretamente vinculado ao backbone de tecnologia da empresa. Uma avaliação de mudança de processo de negócios torna-se parte integrante do estágio de planejamento, pois as partes interessadas de todas as áreas da empresa precisam avaliar o impacto potencial que a tecnologia terá nos processos diários, mensais, trimestrais e anuais necessários para administrar os negócios . Esta parte do estágio de planejamento também pode ser um momento oportuno para refinar ou revisar os processos de negócios atuais e avaliar se há uma maneira melhor de trabalhar.

Logística de Implementação - O planejamento da implementação requer um inventário realista dos recursos disponíveis para o projeto, incluindo: pessoas, tempo, orçamento, restrições, possíveis obstáculos, bem como recursos externos ou envolvimento de terceiros. Os recursos disponíveis ajudarão a equipe do projeto a definir marcos realistas, referências e um prazo estimado para a conclusão do projeto.

Relatórios e responsabilidade do projeto - O gerenciamento e a medição contínua são vitais para a saúde geral do projeto. Como parte do estágio de planejamento, é importante estabelecer regras explícitas para relatórios, áreas de responsabilidade claramente definidas e reuniões regulares de status para relatórios de progresso e impedimentos.

Em resumo, a primeira etapa da implementação da tecnologia começa com o planejamento, que é a estrutura e o roteiro para uma implementação de tecnologia bem-sucedida. A próxima postagem será na Etapa 2: Comunicação