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A maioria dos caminhos leva a documentos no acelerado mundo do direito, portanto, o gerenciamento eficiente de documentos não envolve apenas organization - é a pedra angular do sucesso. Para escritórios de advocacia de pequeno e médio porte, os riscos são ainda maiores, pois não conseguir obter o conteúdo certo no momento da necessidade pode levar a ineficiências operacionais com impactos significativos na qualidade e na lucratividade do serviço. Mas como saber quando é hora de aprimorar suas estratégias documentais e fazer a transição para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)? Aqui estão 10 sinais para procurar que sua clínica pode estar pronta para a mudança.
Se seus advogados e funcionários estão gastando mais tempo vasculhando arquivos do que aconselhando clientes, isso é um sinal de alerta. De acordo com o 2023 Legal Trends Report do Clio, o advogado médio só acumulou 2.72 horas de trabalho faturável por dia. Em outras palavras, eles passam a maior parte do dia de trabalho em tarefas administrativas repetitivas. A pesquisa também mostrou que a dificuldade em encontrar dados ou documentos é uma das maiores barreiras à produtividade dos funcionários – para não mencionar a frustração.
Um DMS pode transformar uma busca demorada em uma rápida missão de busca e recuperação, liberando sua equipe para se concentrar no que faz de melhor: exercer a advocacia. Ter uma página inicial personalizável e listas de documentos recentes e favoritos coloca tudo em que você está trabalhando ao seu alcance. Além disso, ter todos os seus documentos com OCR significa que até mesmo os arquivos PDF baseados em imagens serão totalmente pesquisáveis.
“Nada é tão fabuloso quanto o NetDocuments para encontrar algo quando não tenho ideia de onde preciso procurá-lo.” – Willem Leppink, Ploum
Veja como Ploum obtém mais valor de seus arquivos com NetDocuments.
Quando documentos desaparecem, não é apenas um aborrecimento — pode significar a diferença entre cumprir ou perder prazos críticos. Também pode ser uma perda cara de tempo valioso. Uma pesquisa da PricewaterhouseCoopers indica que os custos trabalhistas variam de US$120-250 por arquivo para procurar arquivos arquivados incorretamente ou perdidos.
Um DMS funciona como um cofre digital, garantindo que todos os seus documentos sejam contabilizados e fáceis de encontrar quando você precisar deles, o que pode ser especialmente crucial quando você está lidando com as restrições implacáveis dos prazos legais. Ter tudo organizado em áreas de trabalho de matéria ou projeto significa que todos estão sempre atualizados sobre o trabalho que está sendo realizado.
A prática jurídica moderna não se limita a um escritório. Os advogados trabalham em tribunais, nas instalações dos clientes e, cada vez mais, em casa — na verdade, mais de 70% dos advogados trabalhar fora do escritório pelo menos parte do tempo. Ter que passar por servidores de terminal e desktops remotos desperdiça tempo, custa dinheiro e prejudica a agilidade da sua empresa. A implementação de um DMS baseado em nuvem significa que sua equipe pode acessar arquivos com segurança, a qualquer hora e em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques.
Vale a pena notar que a capacidade de trabalhar remotamente é uma das principais prioridades entre os jovens advogados, com 44% a reportar que abandonariam o seu emprego atual se tivessem a oportunidade de trabalhar remotamente noutro local. Com isso em mente, um DMS baseado em nuvem é mais do que uma ferramenta de produtividade – é um incentivo ao recrutamento.
A colaboração eficaz em documentos é inegociável em escritórios de advocacia. Ao longo do ciclo de vida do assunto, os arquivos precisam ser compartilhados entre seu consultório, clientes, peritos e outros. Dados da Harvard Law School mostram que os benefícios da colaboração em escritórios de advocacia podem incluir:
Ter ferramentas integradas para uploads e downloads de arquivos e compartilhamento seguro de arquivos simplifica os fluxos de trabalho, melhora o atendimento ao cliente e torna o DMS uma ferramenta essencial.
Quando vários membros da equipe trabalham em diferentes versões de um documento sem um sistema unificador, o caos se instala. Rastrear a versão mais atual de um documento pode ser frustrante — e caro. Versionamento de documentos ajuda a manter a integridade dos documentos por meio de um controle de versão eficaz. As soluções que fornecem esses recursos ajudam as equipes jurídicas a automatizar os processos do ciclo de vida dos documentos, controlar o conteúdo, simplificar a colaboração e fornecer uma trilha de auditoria abrangente.
Um DMS mantém a ordem fornecendo controle de versão, garantindo que todos estejam trabalhando com o documento mais atualizado e que as versões anteriores sejam arquivadas para referência. Isso cria uma única fonte de verdade e mantém todos os membros da sua equipe na mesma página – literalmente .
“Agora que nossos documentos estão na nuvem, temos confiança sabendo que sempre encontraremos a versão ou correspondência mais atual.” – Gary Smith, Richard e Richard, PA
A confidencialidade do cliente e a proteção de dados são fundamentais na prática jurídica. Os tipos e o volume de dados que os escritórios de advocacia lidam os tornam um alvo principal para os criminosos cibernéticos. Uma violação pode resultar em dias de inatividade, perda de confiança, constrangimento público, custos significativos de remediação e até mesmo repercussões legais. Embora o custo médio de uma violação de dados tenha atingido um máximo histórico de 4.45 milhões de dólares, os escritórios de advocacia podem enfrentar custos ainda mais elevados graças aos padrões e expectativas mais elevados do setor jurídico.
Para se protegerem contra esses riscos, os escritórios de advocacia precisam de camadas adicionais de proteção em um DMS robusto que ofereça protocolos de segurança avançados, criptografia e controles de acesso para proteger informações confidenciais de olhares não autorizados.
Investir em ferramentas intuitivas que aumentam a produtividade pode ajudar a melhorar a reputação da sua empresa. Num mundo onde os clientes esperam respostas imediatas e a facilidade das aplicações móveis para o consumidor, um processo lento relacionado com documentos pode levar à insatisfação e à perda de negócios. Advogados que habilmente utilize tecnologias como um DMS têm muito mais probabilidade de atender ou exceder as expectativas do cliente em relação aos prazos dos casos.
Com integrações com outras ferramentas, criadores de conjuntos de documentos digitais e coisas como DocuSign, um DMS pode acelerar os tempos de resposta para consultas e transações relacionadas a documentos, levando a uma experiência visivelmente aprimorada que os clientes terão prazer em repetir e recomendar. Mas não é só isso: os advogados com experiência em tecnologia também são vistos como tendo maior experiência jurídica.
Acredite ou não, a forma como os escritórios de advocacia empregam ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão de documentos, pode ter um impacto significativo na velocidade com que os casos são resolvidos.
À medida que seu escritório de advocacia cresce, também aumenta a carga de seus documentos digitais. Embora muitas empresas tenham reduzido significativamente o uso de papel, a questão permanece: os advogados ainda geram um enorme volume de documentos ano após ano. As empresas que optam por armazenar documentos digitalmente no local devem enfrentar os grandes custos iniciais e a manutenção contínua de hardware, software, segurança física e muito mais.
Por outro lado, um DMS baseado em nuvem é escalonável sob demanda, permitindo que sua empresa cresça sem ser prejudicada por restrições de armazenamento físico. Enquanto isso, o fornecedor é responsável por licenciar, manter, atualizar e proteger os servidores e outros hardwares nos bastidores, reduzindo suas despesas relacionadas à tecnologia e, ao mesmo tempo, fornecendo maior conhecimento técnico e de segurança cibernética do que o suporte de TI local. A vantagem adicional é que, quando chegar a hora de aumentar seu armazenamento, todo o trabalho duro será feito para você.
“Mudar [nosso escritório de advocacia] para a nuvem foi importante porque nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e a nos tornarmos mais eficientes no longo prazo.” -Toh Kok Seng, Lee e Lee
Com a complexidade cada vez maior das regulamentações de conformidade, manter-se atualizado sobre todos os requisitos pode ser cansativo. Felizmente, um DMS pode agilizar esse processo com recursos como cronogramas de retenção automáticos e fácil acesso a trilhas de auditoria, ajudando sua empresa a manter a conformidade com menos esforço.
“NetDocuments nos permite revisar regularmente o que ainda está pendente e garantir que as questões de conformidade e governança sejam tratadas assim que surgirem. Posso fazer login e ver onde estamos nos vários assuntos e tomar as medidas necessárias.” -Nina Stewart, Grupo Astraea
Veja como O Grupo Astraea elevou sua abordagem de conformidade e governança com NetDocuments.
O custo de manutenção de documentos físicos vai além do espaço de armazenamento e da falta de acessibilidade remota. Inclui papel, tinta, toner, impressoras e manutenção de impressoras, pastas de arquivos, etiquetas, recipientes de armazenamento e muito mais. Segundo uma estimativa, o armário médio de quatro gavetas custa cerca de $25,000 para preencher e $2,000 anualmente para manter.
Mas talvez o maior custo do uso de documentos físicos seja o tempo – as horas acumuladas gastas cada vez que alguém tem que vasculhar uma sala de arquivos bolorenta para encontrar um único documento entre milhões de páginas impressas, em vez de realizar uma simples pesquisa on-line ou ir a um espaço de trabalho específico. o DMS.
Simplesmente não se compara à eficiência de clicar rapidamente em arquivos digitais. Um DMS não só reduz todos estes custos, mas também apoia um escritório mais ecológico e sem papel.
Se você concordou com algum dos sinais acima, talvez seja hora de seu escritório de advocacia considerar um DMS. Ao reconhecer essas ineficiências e frustrações diárias, você pode dar um passo proativo para modernizar sua prática, melhorar a produtividade e proteger os dados de seus clientes.
Reconhece algum desses sinais em sua empresa? Não deixe que processos desatualizados o impeçam mais! É hora de falar sobre soluções. Entre em contato conosco para explorar como o DMS baseado em nuvem da NetDocuments pode evoluir sua prática, agilizar suas operações e preparar sua empresa para o sucesso futuro.
