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A maioria dos caminhos leva a documentos no acelerado mundo do direito, portanto, o gerenciamento eficiente de documentos não envolve apenas organization - é a pedra angular do sucesso. Para escritórios de advocacia de pequeno e médio porte, os riscos são ainda maiores, pois não conseguir obter o conteúdo certo no momento da necessidade pode levar a ineficiências operacionais com impactos significativos na qualidade e na lucratividade do serviço. Mas como saber quando é hora de aprimorar suas estratégias documentais e fazer a transição para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)? Aqui estão 10 sinais para procurar que sua clínica pode estar pronta para a mudança.
If your attorneys and staff are spending more time rummaging through files than advising clients, it's a red flag. According to Clio's 2023 Legal Trends Report, the average lawyer only amassed 2.72 hours of billable work per day. In other words, they're spending most of their workday on repetitive administrative tasks. Research has also shown that difficulty finding data or documents is one of the biggest barriers to employee productivity — not to mention frustration.
A DMS can turn a time-consuming hunt into a swift search-and-retrieve mission, freeing up your team to focus on what they do best — practicing law. Having a customizable home page and lists of Recent and Favorite Documents put everything you’re working on at your fingertips. Plus, having all of your documents OCR’d means even image-based PDF files will be fully searchable.
“Nada é tão fabuloso quanto o NetDocuments para encontrar algo quando não tenho ideia de onde preciso procurá-lo.” – Willem Leppink, Ploum
See how Ploum gets more value from their files with NetDocuments.
When documents go missing, it’s not just an annoyance — it can mean the difference between meeting and missing critical deadlines. It can also be an expensive waste of valuable time. Research from PricewaterhouseCoopers indicates that labor costs range from $120-250 per file to search for misfiled or lost files.
Um DMS funciona como um cofre digital, garantindo que todos os seus documentos sejam contabilizados e fáceis de encontrar quando você precisar deles, o que pode ser especialmente crucial quando você está lidando com as restrições implacáveis dos prazos legais. Ter tudo organizado em áreas de trabalho de matéria ou projeto significa que todos estão sempre atualizados sobre o trabalho que está sendo realizado.
The modern legal practice isn’t confined to an office. Lawyers work from courtrooms, client sites, and increasingly from home — in fact, more than 70%of lawyers work outside the office at least some of the time. Having to go through terminal servers and remote desktops wastes time, costs money, and means your firm's agility suffers. Implementing a cloud-based DMS means your team can securely access files, anytime and anywhere on any device, with just a few clicks.
Vale a pena notar que a capacidade de trabalhar remotamente é uma das principais prioridades entre os jovens advogados, com 44% a reportar que abandonariam o seu emprego atual se tivessem a oportunidade de trabalhar remotamente noutro local. Com isso em mente, um DMS baseado em nuvem é mais do que uma ferramenta de produtividade – é um incentivo ao recrutamento.
Effective collaboration on documents is a non-negotiable in law firms. Throughout the matter lifecycle, files need to be shared between your practice, clients, expert witnesses, and others. Data from Harvard Law School shows the benefits of collaboration in law firm can include:
Ter ferramentas integradas para uploads e downloads de arquivos e compartilhamento seguro de arquivos simplifica os fluxos de trabalho, melhora o atendimento ao cliente e torna o DMS uma ferramenta essencial.
When multiple team members work on different versions of a document without a unifying system, chaos ensues. Tracking the most current version of a document can be frustrating — and costly. Document versioning helps uphold the integrity of documents through effective version control. Solutions that provide these capabilities help legal teams automate document lifecycle processes, govern content, streamline collaboration, and provide a comprehensive audit trail.
Um DMS mantém a ordem fornecendo controle de versão, garantindo que todos estejam trabalhando com o documento mais atualizado e que as versões anteriores sejam arquivadas para referência. Isso cria uma única fonte de verdade e mantém todos os membros da sua equipe na mesma página – literalmente .
“Agora que nossos documentos estão na nuvem, temos confiança sabendo que sempre encontraremos a versão ou correspondência mais atual.” – Gary Smith, Richard e Richard, PA
Client confidentiality and data protection is paramount in legal practice. The types and volume of data law firms handle makes them a prime target for cyber criminals. A breach can result in days of downtime, loss of trust, public embarrassment, significant remediation costs, and even legal repercussions. While the average cost of a data breach has reached an all-time high of $4.45 million, law firms may face even steeper costs thanks to the higher standards and expectations of the legal industry.
Para se protegerem contra esses riscos, os escritórios de advocacia precisam de camadas adicionais de proteção em um DMS robusto que ofereça protocolos de segurança avançados, criptografia e controles de acesso para proteger informações confidenciais de olhares não autorizados.
Investir em ferramentas intuitivas que aumentam a produtividade pode ajudar a melhorar a reputação da sua empresa. Num mundo onde os clientes esperam respostas imediatas e a facilidade das aplicações móveis para o consumidor, um processo lento relacionado com documentos pode levar à insatisfação e à perda de negócios. Advogados que habilmente utilize tecnologias como um DMS têm muito mais probabilidade de atender ou exceder as expectativas do cliente em relação aos prazos dos casos.
Com integrações com outras ferramentas, criadores de conjuntos de documentos digitais e coisas como DocuSign, um DMS pode acelerar os tempos de resposta para consultas e transações relacionadas a documentos, levando a uma experiência visivelmente aprimorada que os clientes terão prazer em repetir e recomendar. Mas não é só isso: os advogados com experiência em tecnologia também são vistos como tendo maior experiência jurídica.
Acredite ou não, a forma como os escritórios de advocacia empregam ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão de documentos, pode ter um impacto significativo na velocidade com que os casos são resolvidos.
À medida que seu escritório de advocacia cresce, também aumenta a carga de seus documentos digitais. Embora muitas empresas tenham reduzido significativamente o uso de papel, a questão permanece: os advogados ainda geram um enorme volume de documentos ano após ano. As empresas que optam por armazenar documentos digitalmente no local devem enfrentar os grandes custos iniciais e a manutenção contínua de hardware, software, segurança física e muito mais.
Por outro lado, um DMS baseado em nuvem é escalonável sob demanda, permitindo que sua empresa cresça sem ser prejudicada por restrições de armazenamento físico. Enquanto isso, o fornecedor é responsável por licenciar, manter, atualizar e proteger os servidores e outros hardwares nos bastidores, reduzindo suas despesas relacionadas à tecnologia e, ao mesmo tempo, fornecendo maior conhecimento técnico e de segurança cibernética do que o suporte de TI local. A vantagem adicional é que, quando chegar a hora de aumentar seu armazenamento, todo o trabalho duro será feito para você.
“Mudar [nosso escritório de advocacia] para a nuvem foi importante porque nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e a nos tornarmos mais eficientes no longo prazo.” -Toh Kok Seng, Lee e Lee
Com a complexidade cada vez maior das regulamentações de conformidade, manter-se atualizado sobre todos os requisitos pode ser cansativo. Felizmente, um DMS pode agilizar esse processo com recursos como cronogramas de retenção automáticos e fácil acesso a trilhas de auditoria, ajudando sua empresa a manter a conformidade com menos esforço.
“NetDocuments nos permite revisar regularmente o que ainda está pendente e garantir que as questões de conformidade e governança sejam tratadas assim que surgirem. Posso fazer login e ver onde estamos nos vários assuntos e tomar as medidas necessárias.” -Nina Stewart, Grupo Astraea
See how Astraea Group elevated their compliance and governance approach with NetDocuments.
The cost of maintaining physical documents extends beyond just storage space and lack of remote accessibility. It includes paper, ink, toner, printers and printer maintenance, file folders, labels, storage containers, and more. Per one estimate, the average four-drawer cabinet costs about $25,000 to fill and $2,000 annually to maintain.
Mas talvez o maior custo do uso de documentos físicos seja o tempo – as horas acumuladas gastas cada vez que alguém tem que vasculhar uma sala de arquivos bolorenta para encontrar um único documento entre milhões de páginas impressas, em vez de realizar uma simples pesquisa on-line ou ir a um espaço de trabalho específico. o DMS.
Simplesmente não se compara à eficiência de clicar rapidamente em arquivos digitais. Um DMS não só reduz todos estes custos, mas também apoia um escritório mais ecológico e sem papel.
Se você concordou com algum dos sinais acima, talvez seja hora de seu escritório de advocacia considerar um DMS. Ao reconhecer essas ineficiências e frustrações diárias, você pode dar um passo proativo para modernizar sua prática, melhorar a produtividade e proteger os dados de seus clientes.
Recognize any of these signs in your firm? Don't let outdated processes hold you back any longer! It's time to talk about solutions. Reach out to us to explore how NetDocuments’ cloud-based DMS can evolve your practice, streamline your operations, and set your firm up for future success.
