A ferramenta NetDocuments PatternBuilder Automation ajuda os escritórios de advocacia e a equipe jurídica a melhorar seu trabalho com eficiência; uma pessoa tem a mão com ícones sobre

Automatizar seu departamento jurídico corporativo ficou mais fácil

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Agosto 29, 2022

Trabalhar em um departamento jurídico corporativo exige um equilíbrio delicado entre atender às necessidades de suas equipes de negócios internamente e gerenciar o trabalho terceirizado para escritórios de advocacia. A forma como isso é estruturado e gerenciado é único para cada empresa e varia muito com base nas necessidades exclusivas do negócio, setor, tamanho da empresa, disponibilidade de suporte de TI, ferramentas de tecnologia disponíveis, bem como o tamanho da equipe e o conjunto de habilidades do pessoas que trabalham no departamento jurídico.

Mas muitas soluções de automação adotam uma abordagem de tamanho único que torna difícil para as equipes jurídicas obter rapidamente, se é que alguma vez, o valor máximo da automação. Por isso, é importante encontrar um ferramenta de automação de documentos e fluxo de trabalho que foi desenvolvido para tornar o processo de automatização do seu departamento jurídico o mais simples possível.

O que procurar em uma solução de automação

A ferramenta de automação certa pode ajudar sua equipe a aumentar a eficiência, reduzir erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos ou em locais diferentes. Embora existam muitas ferramentas de automação excelentes, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança que as equipes jurídicas precisam. Aqui estão alguns recursos importantes para procurar ao selecionar suas ferramentas de automação:

  • Funciona com seus formulários e modelos existentes
  • Permite que você crie seus próprios fluxos de trabalho personalizados
  • Suporta formulários Word e PDF
  • Usa desenvolvimento de baixo a nenhum código, para que você não precise esperar que terceiros desenvolvam para você
  • Não complica demais o processo de automação
  • Possui ferramentas integradas para facilitar a incorporação da lógica legal
  • Ligações às outras ferramentas de tecnologia que você já usa todos os dias
  • Ajuda a atender às suas necessidades e requisitos de segurança, conformidade e governança de dados

Comece sua jornada de automação

O local ideal para iniciar sua jornada de automação é com tarefas altamente repetitivas e de baixa complexidade, para que você possa descarregar parte do seu trabalho e permitir que sua equipe se concentre mais em trabalhos de alto valor ou no gerenciamento do trabalho de advogados externos.

Não importa em que setor você esteja ou o tamanho do seu departamento, a entrada de solicitações de trabalho jurídico e a produção de documentos legais simples, como contratos de trabalho e não divulgação, podem ser frutos fáceis.

Imagine como seu dia seria diferente se as partes interessadas da empresa tivessem uma solução de autoatendimento para produzir esses documentos simples. E sua equipe poderia supervisionar o processo em vez de tentar gerenciar as solicitações recebidas por e-mail.

Potenciais automações para departamentos jurídicos

As possibilidades de automação parecem infinitas. Aqui estão alguns exemplos específicos de como seu departamento jurídico pode otimizar as operações com a ajuda da automação.

Solicitar entrada: Muitos departamentos jurídicos corporativos gastam muito tempo gerenciando solicitações de avaliação de problemas, revisão ou criação de documentos ou inúmeras outras solicitações de trabalho, geralmente via e-mail, todos os dias. É complicado e ineficaz. Com a automação, você pode criar um aplicativo de entrada e fluxo de trabalho para ajudar a controlar o caos. O benefício não é apenas horas por semana em economia de tempo, mas um processo mais eficiente e cuidadoso que ajuda você a gerenciar melhor as solicitações internas de trabalho jurídico e gastar mais tempo respondendo às necessidades dos negócios.

Entrada de Caso: Como advogado corporativo, você pode receber ações judiciais que resultariam na criação manual de um espaço de trabalho e na geração de petições responsivas para garantir que o caso fosse tratado adequadamente. A utilização de um fluxo de trabalho de registro automatizado garante que nenhuma etapa seja perdida, espaços de trabalho de caso sejam criados e modelos de contestação responsivos sejam gerados automaticamente. Isso faz com que você comece a trabalhar mais rapidamente e libera a equipe para gastar mais tempo respondendo à ação judicial em vez de fazer trabalho administrativo.

Geração de NDA: Os departamentos jurídicos podem começar a se afogar em solicitações de acordos simples de confidencialidade sempre que informações proprietárias precisam ser compartilhadas com qualquer número de partes externas em toda a empresa. Rastrear essas solicitações e gerar os NDAs pode ser um pesadelo. As ferramentas de automação podem ajudá-lo a criar um site de autoatendimento para que qualquer pessoa da empresa envie suas informações e gere os documentos necessários para análise pelo departamento jurídico. Ter todos os documentos e informações em um só lugar permite que você rastreie facilmente as solicitações e faça análises mais detalhadas em raras ocasiões em que isso for necessário.

Trabalho e Emprego: Como advogado trabalhista e trabalhista, você pode fazer de tudo, desde gerar NDAs rápidos e acordos trabalhistas até gerenciar reclamações complexas de funcionários, negociações trabalhistas e litígios. Com a automação, você pode criar sistemas de entrada on-line para gerar esses documentos mais simples e coletar assinaturas eletrônicas, para que possa dedicar mais tempo a assuntos complicados que exigem um nível mais alto de conhecimento especializado. As equipes de negócios também estão felizes porque obtêm tempos de resposta mais rápidos e uma resposta e resultados consistentes a cada vez.

Geração de Documentos de Entrada e Negociação da Ficha de Intenções: Quando se trata de transações, você pode criar uma automação de registro de termos e usar essas entradas para preencher documentos automaticamente. Isso dá a você uma vantagem inicial no processo, economiza tempo e elimina possíveis erros.

Funções Administrativas: A equipe administrativa do departamento jurídico e de outros departamentos gasta muito tempo coletando informações sobre os vários serviços que prestam à empresa. Automatize esses fluxos de trabalho para que funcionários e advogados possam preencher formulários online que enviam automaticamente solicitações de serviço ou documentos completos em formato Word ou PDF.

Sua equipe também pode aplicar automação ao trabalho de privacidade e renovações de seguro de responsabilidade comercial, registros fiscais e comerciais e inúmeros outros processos exclusivos do seu trabalho.

Grandes benefícios aguardam

A entrega de serviço e valor superiores às partes interessadas do seu negócio está no centro da estratégia e das operações dos departamentos jurídicos corporativos. A automação pode ajudá-lo a transformar uma tarefa manual de 20 minutos em um simples clique de um botão, e saber por onde começar pode ajudá-lo a começar. Encontre uma solução adequada às necessidades de sua equipe jurídica e, em seguida, enfrente os frutos mais fáceis, como a entrada de solicitações de trabalho jurídico e a produção de documentos jurídicos simples. Esses sucessos liberarão tempo e abrirão caminho para inovação e automações mais avançadas que trazem grandes benefícios para sua equipe e para os negócios.

Com o Construtor de padrões documento jurídico e ferramenta de automação de fluxo de trabalho da NetDocuments, recursos poderosos de plataforma e segurança herdados, uma rica conexão nativa de gerenciamento de documentos e automação jurídica avançada criam uma experiência de trabalho revolucionária para equipes jurídicas corporativas.

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