Quanto a tecnologia desatualizada está custando ao seu departamento jurídico?

Por:
A Equipe NetDocuments
Janeiro 8, 2021

Não é nenhum segredo que a tecnologia moderna pode resolver muitos dos incômodos diários que atormentam os funcionários de escritório em todos os lugares. No entanto, também é verdade que a tecnologia antiga e desatualizada pode estar custando tempo, esforço e dinheiro às suas equipes.

Uma empresa de biotecnologia líder encontrou-se em conflito com sua solução de gerenciamento de documentos legado (DMS), custando-lhes uma pequena fortuna em esforço e perdas de produtividade. Freqüentemente, seu antigo DMS atrasava o importante trabalho da equipe de gerenciamento de contratos jurídicos. Na verdade, era tão desajeitado e sujeito a erros que começou a causar profundas divergências entre a equipe de TI e o Departamento Jurídico.

Quando uma nova Conselheira Jurídica Corporativa Sênior de Contratos se juntou à empresa, ela sabia como as soluções de tecnologia certas poderiam preencher importantes lacunas no fluxo de trabalho, resultando em maior velocidade e controle sobre as informações. Com mais de 12 implantações de melhoria de processo em seu portfólio de funções anteriores, ela reconheceu imediatamente que o DMS legado da empresa era mais um fardo do que um benefício.

“Eu me encontrei com os líderes de TI e Jurídico e analisei: nosso software antigo era nos custando custos indiretos de tempo e esforço perdidos que eram intoleráveis e tivemos que fazer uma mudança. ”Declarou o Consultor Jurídico Corporativo Sênior da Empresa para Contratos. Depois de muita diligência, a empresa decidiu que a NetDocuments era a escolha número um para sua equipe.

Conversamos com o consultor jurídico corporativo sênior de contratos para saber mais sobre os desafios enfrentados por seu departamento jurídico e como eles escolheram a NetDocuments para preencher as lacunas de desempenho de seus aplicativos.

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Como muitas empresas, esta empresa passou por períodos de crescimento e retração. Embora sempre tenhamos buscado a excelência, os períodos de contração realmente expuseram uma resiliência que é impressionante. Essa resiliência impulsionou o desenvolvimento de um novo produto que foi fundamental para transformar o negócio em uma corporação maior.

Infelizmente, essa mesma resiliência é o que tem impedido o Departamento Jurídico do ponto de vista da tecnologia. Todos sabiam que nosso DMS anterior estava causando grandes desafios de produtividade e eficiência, mas a liderança inicialmente pensou que o custo da mudança pode exceder o custo de permanecer o mesmo, então era melhor apenas 'lidar com isso'.

Eu sabia que poderíamos ter uma solução DMS melhor.

Quais desafios suas equipes estavam enfrentando especificamente com o software antigo?  

A equipe jurídica estava operando com um DMS local instalado 12 anos antes. Houve muitos problemas com o DMS. Um dos problemas mais comuns era que o sistema falhava de forma imprevisível ao carregar documentos, o que exigia um processo elaborado para forçar a reconexão ao DMS antes que o membro da equipe precisasse procurar arquivos para garantir que cada um fosse carregado no sistema. Isso desperdiçou uma parte significativa do tempo de nossa equipe a cada semana.

Como você sabe, departamentos jurídicos em todo o mundo estão sendo solicitados a aumentar seu volume de trabalho, mantendo a qualidade. Mas como você pode ter um alto desempenho quando tem um sistema que o atrapalha constantemente?

Você teve experiência na implementação de mais de 12 outras soluções de melhoria de processos em funções anteriores e sabia que havia uma maneira melhor de operar. Em sua empresa atual, os funcionários simplesmente não sabiam da dor que seu DMS legado estava causando?

Todos realmente aceitaram esse sistema como um fato. Como mencionei antes, esses períodos de contração forçaram uma cultura de resiliência e uma atitude de 'fazer funcionar'. O departamento jurídico disse à TI que o sistema tinha grandes problemas, mas por uma série de razões, era assim que tinha que ser. Claro que isso vinha de boas intenções, mas era um ponto significativo para o trabalho do dia-a-dia.

Grande parte da responsabilidade de fazer o sistema funcionar foi transferida para a TI. E, para seu crédito, eles realmente tentaram, mas o sistema estava tão desatualizado que não havia nada que pudessem fazer.

Qual foi o custo aproximado dos desafios de tecnologia que sua empresa enfrentou?

Estimei que cada membro da nossa equipe de gestão de contratos era gastando 1-5 horas por semana simplesmente tentando fazer o sistema funcionar, o que era uma perda de tempo. Além dos custos de tentar coordenar quaisquer correções com o sistema.  

Nós realmente precisávamos de um DMS moderno que simplificasse os fluxos de trabalho e nos apoiasse em nosso trabalho, mas eu não tinha certeza se existia.

O que um 'DMS moderno' significava para você quando começou sua pesquisa?

Quando começamos nossa pesquisa, ficou claro que muitas soluções DMS eram semelhantes ao nosso sistema existente e não seriam uma grande substituição.

Eu queria uma solução que me encontrasse aqui no 21 século; o que significa que era intuitivo para encontrar informações, rápido para pesquisar conteúdo e fácil de usar.

Enquanto procurava por essa solução moderna, o que mais se destacou no NetDocuments?

Uma das peças essenciais que procurávamos em um DMS era uma experiência perfeita com o Microsoft Office e o Outlook. Trabalhamos sem e-mail a maior parte de nossos dias, então essa integração foi absolutamente crítica. A ferramenta ndMail parecia e parecia tão familiar.  

Em particular, a experiência do Outlook de ser capaz de anexar registros, comunicações de arquivos e até mesmo ter esses locais de arquivamento previstos automaticamente realmente se destacou para nós. Os concorrentes simplesmente não conseguiam igualar o que o NetDocuments estava oferecendo em relação a essas integrações.

Que tipo de retorno você espera agora que adotou o NetDocuments?

Definitivamente, esperamos alguns ganhos de eficiência e, obviamente, economia de custos. Passaram-se apenas algumas semanas desde a nossa implementação, mas já recebi inúmeras mensagens de outras pessoas em nosso departamento que estão quase na lua com o desempenho do aplicativo. NetDocuments nos levou ao mundo moderno, onde nosso departamento jurídico pode realmente brilhar.

Quando a tecnologia é inteligente o suficiente para ficar fora do seu caminho, Isso é trabalho inspirado.

Os departamentos jurídicos estão em uma posição única. Eles devem fornecer serviços excelentes que estão acima do escrutínio, mas no ritmo rápido que define as organizações de topo de hoje.

O esgotamento é real para os advogados internos, pois trabalham para atender às expectativas e, muitas vezes, sua pilha de tecnologia não está facilitando as coisas para eles. Na verdade, seu software desajeitado, desatualizado e remendado provavelmente está fazendo mais mal do que bem.

Com a tecnologia certa, os advogados podem simplificar seus fluxos de trabalho e transformar suas funções de uma combinação de advogado / conformidade / cibersegurança / profissional de TI para aquela para a qual sempre foram destinados: especialistas jurídicos com experiência em negócios e concentrar seus esforços na proteção e atendimento de seus negócios.

Se o seu departamento jurídico está enfrentando lutas semelhantes e deseja cortar custos significativamente enquanto aumenta a produtividade, eficiência e segurança como esta empresa fez, ligue para NetDocuments hoje em (866) 638-3627.

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