Gerenciando a mudança: como desenvolver uma estratégia que funcione

Você só tem uma chance de causar uma primeira impressão, por isso é fundamental dar o seu melhor ao implementar novas tecnologias como parte de sua estratégia operacional. Mas mesmo quando a tecnologia produzirá resultados positivos, mudanças e incógnitas podem ser assustadoras para muitos, levando à resistência e a baixas taxas de adoção.

Felizmente, existe uma maneira de abordar estrategicamente a mudança organizacional que mantém a produtividade, ao mesmo tempo que reduz a resistência a novas iniciativas.

Uma estratégia de gestão de mudança forte constrói a base para Como as sua equipe responderá, se preparará e se adaptará às mudanças. Neste artigo, discutiremos como lidar com o gerenciamento de mudanças da perspectiva do gerenciamento de projetos para garantir que sua tecnologia (ou qualquer mudança!) Seja bem-sucedida.

Considerações para desenvolver uma estratégia sólida de gerenciamento de mudanças

Construir uma estratégia de gerenciamento de mudanças não precisa ser complicado. Na realidade, a melhor maneira de abordar o gerenciamento da mudança é seguir algumas etapas simples, incluindo:

1. Prepare-se para a transição organizacional com metas e objetivos claramente definidos.
2. Comunique por que a mudança é importante e os ganhos esperados com ela.
3. Gerencie as expectativas por meio da transparência.
4. Envolva as pessoas com o processo para criar entusiasmo e adesão às mudanças.
5. Incentive a flexibilidade durante os principais períodos de transição.
6. Conte com a experiência para projetar e implementar soluções DMS que levam a um desempenho superior.

Vamos explorar algumas dessas etapas um nível mais profundo.

Concentre-se na cultura da sua empresa

Para reduzir a resistência a novas tecnologias e maximizar seu investimento, é importante definir claramente o 'Por quê' por trás da mudança. Para descobrir o seu Por quê, considere se fazer algumas perguntas:

• Que desafios seu escritório ou departamento jurídico precisa resolver?
• Quais ferramentas ou recursos podem melhorar rapidamente o ambiente de trabalho diário de suas equipes?
• Quais processos existentes em vigor têm valor, já estão funcionando e são importantes para continuar?
• Quais são as várias tarefas do dia-a-dia que são consideradas uma prioridade em sua organização?
• O que sua organização está aberta a mudanças?
• O que você tentou que não funcionou e por quê?

Depois de estabelecer os objetivos do projeto, a melhor maneira de preparar os funcionários para abraçar a mudança é comunicar com transparência as metas, os benefícios que você está procurando e o impacto esperado sobre os indivíduos.

Ao comunicar quais problemas específicos estão sendo resolvidos com foco nas “vitórias” a serem obtidas com a nova tecnologia, você ajuda a criar uma percepção positiva das soluções propostas que, em última análise, aumentam a adoção do usuário e seu ROI.

Concentre-se na sua mensagem

A chave para construir uma estratégia de comunicação eficaz que gerencie as expectativas, forneça soluções práticas e reduza as preocupações e incertezas é se concentrar em transparência. Para manter esse foco, siga estas três etapas simples:

1. Reveja rotineiramente o Por quê por trás da mudança, e Como as isso vai beneficiar a organização.
2. Gerencie o ritmo da mudança, comunicando claramente o momento das próximas “mudanças”, tanto imediatas quanto incrementais.
3. Promova discussões internas para compreender o desempenho em um novo ambiente de trabalho.

Concentre-se em suas pessoas

A próxima etapa em sua estratégia de gerenciamento de mudança deve ser definir as funções e responsabilidades principais que visam evitar o desligamento do projeto. Fornecer visibilidade para as soluções propostas e encorajar contribuições é uma maneira fácil de aumentar a aceitação geral do projeto.

Liderança

A liderança atua como os principais influenciadores, moldando ativamente Como as a equipe responde à mudança. Eles devem ter a tarefa de determinar os objetivos estratégicos do projeto que atendam às necessidades do negócio e atuarão como uma fonte de incentivo durante o projeto para manter os membros da equipe envolvidos no processo. Mais importante ainda, eles devem encorajar a contribuição de suas equipes em relação ao valor de novas soluções versus processos valiosos já implementados. Caso não tenha sido mencionado o suficiente, o papel da liderança deve ser o de comunicar, comunicar, comunicar.

Membros do time

A melhor maneira de projetar e implementar uma nova solução de tecnologia e criar entusiasmo por ela é fomentar a responsabilidade individual e da equipe. É importante incentivar o feedback sobre a tecnologia proposta para garantir que ela seja uma ótima combinação para as pessoas que trabalham nela.

Compreender como os indivíduos e as equipes trabalham o ajudará a priorizar iniciativas, incluindo processos do dia-a-dia, fluxos de trabalho preferidos e delineamento de tarefas de trabalho de rotina. Uma das maneiras mais fáceis (e melhores) de compreender os benefícios e quaisquer consequências potenciais das mudanças propostas para os membros da sua equipe é dar-lhes visibilidade do processo e envolvê-los na tomada de decisões.

Parceiro de Tecnologia e Implementação

Seu parceiro de implementação deve atuar como seu agente de gerenciamento de mudanças, fornecendo consultoria sobre o planejamento geral do gerenciamento do projeto, ao mesmo tempo que dá suporte ao projeto e descreve considerações técnicas importantes.

E o mais importante - eles devem trabalhar com você para apoiar seus esforços para impulsionar a conformidade e a adoção.

Selecionando e implementando seu próximo sistema de gerenciamento de documentos (DMS)

Embora não seja fácil implantar ou se comprometer com um novo processo, o compromisso com uma estratégia de gerenciamento de mudança bem pensada é a melhor maneira de alavancar sua tecnologia e preparar sua empresa ou departamento jurídico para o sucesso. É importante selecionar um parceiro estratégico não apenas pela variedade de considerações técnicas, mas também para impulsionar a adoção de seu novo DMS.

Na Affinity Consulting, sabemos que a melhor maneira de começar é avaliar sua estratégia de gerenciamento de documentos atual, delinear quaisquer considerações técnicas importantes que podem afetar os resultados do seu projeto, e então basear-se em recomendações e soluções propostas.

Estabelecer uma base sólida no início é a melhor maneira de aumentar a capacidade de seu profissional jurídico de se adaptar e usar novas tecnologias com sucesso.

Pronto para começar a planejar seu próximo projeto? A Affinity Consulting pode atuar como seu parceiro para ajudá-lo a cumprir os objetivos de seu projeto, enquanto ajuda sua equipe a se adaptar rapidamente às novas soluções de tecnologia. Saiba mais aqui.

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Artigo escrito por Michelle Willette na Affinity. Michelle se concentra em gerenciamento de projetos e serviços de consultoria para desenvolver implementações de gerenciamento de documentos bem-sucedidas. Além disso, ela está comprometida com o sucesso do cliente, atuando como parceira e consultora estratégica para escritórios de advocacia para desenvolver iniciativas de integração, soluções para quaisquer questões técnicas e de negócios e desenvolver currículos de treinamento personalizados projetados para aumentar a adoção do usuário.