Gerenciando a mudança: como desenvolver uma estratégia que funcione

Você só tem uma chance de causar uma primeira impressão, por isso é fundamental dar o seu melhor ao implementar novas tecnologias como parte de sua estratégia operacional. Mas mesmo quando a tecnologia produzirá resultados positivos, mudanças e incógnitas podem ser assustadoras para muitos, levando à resistência e a baixas taxas de adoção.

Felizmente, existe uma maneira de abordar estrategicamente a mudança organizacional que mantém a produtividade, ao mesmo tempo que reduz a resistência a novas iniciativas.

A strong change management strategy builds the foundation for how your team will respond, prepare, and adapt to change. In this article, we’ll discuss how to tackle change management from the perspective of project management to ensure your technology (or any change!) is successful.

Considerações para desenvolver uma estratégia sólida de gerenciamento de mudanças

Construir uma estratégia de gerenciamento de mudanças não precisa ser complicado. Na realidade, a melhor maneira de abordar o gerenciamento da mudança é seguir algumas etapas simples, incluindo:

1. Prepare-se para a transição organizacional com metas e objetivos claramente definidos.
2. Comunique por que a mudança é importante e os ganhos esperados com ela.
3. Gerencie as expectativas por meio da transparência.
4. Envolva as pessoas com o processo para criar entusiasmo e adesão às mudanças.
5. Incentive a flexibilidade durante os principais períodos de transição.
6. Conte com a experiência para projetar e implementar soluções DMS que levam a um desempenho superior.

Vamos explorar algumas dessas etapas um nível mais profundo.

Concentre-se na cultura da sua empresa

To reduce resistance towards new technology, and maximize your investment, it’s important you clearly define the 'why' behind the change. To discover your why, consider asking yourself a few questions:

• Que desafios seu escritório ou departamento jurídico precisa resolver?
• Quais ferramentas ou recursos podem melhorar rapidamente o ambiente de trabalho diário de suas equipes?
• Quais processos existentes em vigor têm valor, já estão funcionando e são importantes para continuar?
• Quais são as várias tarefas do dia-a-dia que são consideradas prioritárias dentro do seu organization?
• O que sua organization está aberta a mudanças?
• O que você tentou que não funcionou e por quê?

Depois de estabelecer os objetivos do projeto, a melhor maneira de preparar os funcionários para abraçar a mudança é comunicar com transparência as metas, os benefícios que você está procurando e o impacto esperado sobre os indivíduos.

Ao comunicar quais problemas específicos estão sendo resolvidos com foco nas “vitórias” a serem obtidas com a nova tecnologia, você ajuda a criar uma percepção positiva das soluções propostas que, em última análise, aumentam a adoção do usuário e seu ROI.

Concentre-se na sua mensagem

The key to building an effective communication strategy that manages expectations, delivers practical solutions, and mitigates concerns and uncertainty is to focus on transparency. In order to maintain this focus, follow these three simple steps:

1. Routinely revisit the why behind the change, and how it will benefit the organization.
2. Gerencie o ritmo da mudança, comunicando claramente o momento das próximas “mudanças”, tanto imediatas quanto incrementais.
3. Promova discussões internas para compreender o desempenho em um novo ambiente de trabalho.

Concentre-se em suas pessoas

A próxima etapa em sua estratégia de gerenciamento de mudança deve ser definir as funções e responsabilidades principais que visam evitar o desligamento do projeto. Fornecer visibilidade para as soluções propostas e encorajar contribuições é uma maneira fácil de aumentar a aceitação geral do projeto.

Liderança

Leadership act as the key influencers, actively shaping how the team responds to change. They should be tasked with determining the project’s strategic objectives that meet business needs and will act as a source of encouragement during the project to keep team members involved in the process. Most importantly, they should encourage input from their teams regarding the value of new solutions vs valuable processes already in place. In case it hasn’t been mentioned enough, leadership’s role should be to communicate, communicate, communicate.

Membros do time

A melhor maneira de projetar e implementar uma nova solução de tecnologia e criar entusiasmo por ela é fomentar a responsabilidade individual e da equipe. É importante incentivar o feedback sobre a tecnologia proposta para garantir que ela seja uma ótima combinação para as pessoas que trabalham nela.

Compreender como os indivíduos e as equipes trabalham o ajudará a priorizar iniciativas, incluindo processos do dia-a-dia, fluxos de trabalho preferidos e delineamento de tarefas de trabalho de rotina. Uma das maneiras mais fáceis (e melhores) de compreender os benefícios e quaisquer consequências potenciais das mudanças propostas para os membros da sua equipe é dar-lhes visibilidade do processo e envolvê-los na tomada de decisões.

Parceiro de Tecnologia e Implementação

Seu parceiro de implementação deve atuar como seu agente de gerenciamento de mudanças, fornecendo consultoria sobre o planejamento geral do gerenciamento do projeto, ao mesmo tempo que dá suporte ao projeto e descreve considerações técnicas importantes.

E o mais importante - eles devem trabalhar com você para apoiar seus esforços para impulsionar a conformidade e a adoção.

Selecionando e implementando seu próximo sistema de gerenciamento de documentos (DMS)

Embora não seja fácil implantar ou se comprometer com um novo processo, o compromisso com uma estratégia de gerenciamento de mudança bem pensada é a melhor maneira de alavancar sua tecnologia e preparar sua empresa ou departamento jurídico para o sucesso. É importante selecionar um parceiro estratégico não apenas pela variedade de considerações técnicas, mas também para impulsionar a adoção de seu novo DMS.

At Affinity Consulting, we know the best way to get started is to evaluate your current document management strategy, outline any important technical considerations that could impact your project’s results, and then build on recommendations and proposed solutions.

Estabelecer uma base sólida no início é a melhor maneira de aumentar a capacidade de seu profissional jurídico de se adaptar e usar novas tecnologias com sucesso.

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Article written by Michelle Willette at Affinity. Michelle focuses on project management and consultative services to develop successful document management implementations. Additionally, she is committed to customer success by acting as a partner and strategic advisor to law firms to develop onboarding initiatives, solutions for any technical and business concerns, and developing customized training curriculums designed to increase user adoption.