Economize tempo e agilize processos de documentos com notas de margem

Por:
Fred levesque
Setembro 1, 2020

Profissionais jurídicos agora estão colaborando digitalmente (e remotamente!) Como se estivessem juntos em uma sala de conferências. No entanto, cada empresa e equipe operam de forma um pouco diferente umas das outras, todas desejando manter o que Atualmente trabalha para sua equipe - e aplica digitalmente - em vez de ter tecnologia ditar como eles devem colaborar.

Quando se trata de colaboração de documentos, a analogia da sala de conferência mencionada torna-se mais difícil: os dias dos advogados amontoados sobre uma pilha de documentos em uma sala de fechamento, uma sala de negociação ou uma reunião de equipe parecem muito distantes, mas exibir um documento em um monitor de tela grande em uma sala de conferência (ou por meio de uma videochamada) ainda é comum .

E, dado o clima global atual, a maioria dos advogados, firmas, equipes e organizações estão vendo as reuniões presenciais permanecerem fora de questão - tornando a colaboração digital ainda mais central na vida cotidiana.

Existem três métodos típicos de como as equipes colaboram digitalmente hoje.

  1. Verificações sequenciais. Em algumas organizações, um documento de rascunho é criado onde várias pessoas o editam, verificando-o sequencialmente. Assim que todos tiverem revisado, uma reunião será convocada para finalizar.
  2. Colaboração em tempo real. Algumas equipes preferem usar a colaboração em tempo real, onde o documento é aberto em um navegador onde todos os colegas de equipe fazem logon, editam e comentam, muitas vezes colidindo com cláusulas específicas até que uma versão final comece a aparecer. Muitas equipes realizam colaboração em tempo real abrindo documentos no WordOnline a partir de seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou enviando documentos para um drive compartilhado (por exemplo, Google, NetDocuments workspace, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) e enviam um aviso para a equipe editar / revisar.
  3. Email com um ponto de contato para 'controle de versão'. Outro método de colaboração, e aquele que discutiremos longamente, é o controle de versão. Os usuários enviarão um e-mail a um grupo, solicitarão feedback ou revisões, e uma pessoa será responsável por coletar e sintetizar o feedback em um produto final coerente.

O terceiro método foi amplamente adotado para permitir a discussão de um documento enquanto protege o conteúdo principal de alterações não aprovadas. Embora esse método possibilite que as conversas digitais se concentrem em um documento, ele é excelente na criação de tópicos de e-mail longos, complicados e muitas vezes confusos que devem ser lidos meticulosamente lado a lado com o documento para realmente compreender o propósito de O diálogo.

Esse feedback desorganizado geralmente cria espaço para confusão, ambiguidade e ineficiência, além de um espaço maior para erros e má interpretação do feedback. Em essência, esta é a diferença entre falar cerca de um documento versus discutir partes de um documento no contexto, o que é semelhante a falar Através dos um documento.

Eliminando confusão e minimizando o espaço para erros com notas de margem

No NetDocuments, somos fãs da criação de soluções simples para os desafios diários do usuário. Trabalhando com trabalhadores do conhecimento de vários setores, temos o orgulho de lançar Notas de margem, uma nova maneira de economizar tempo ao simplificar os processos de documentos.

O Margin Notes vai além da capacidade de visualizar um documento e permite que as percepções do documento estejam disponíveis à primeira vista. Ele simplifica a revisão de documentos, tornando mais fácil visualizar, anotar e marcar documentos rapidamente, sem a necessidade de baixar os arquivos para sua área de trabalho. E, com o Margin Notes, você pode usar o Margin Notes para fazer anotações em arquivos com seus colegas em tempo real e aproveitar as descobertas para navegar rapidamente por pessoas, lugares, empresas e muito mais.

Com notas de margem, vários usuários podem ter discussões sobre um documento, sugerir e resolver comentários, responder aos comentários uns dos outros no contexto do documento. E isso é o que significa realmente falar Através dos um documento. É quando toda a equipe pode ver a que os comentários, opiniões, sugestões e discussões se referem visualmente dentro do documento, em vez de indiretamente por meio de referências vagas. Ele reduz a confusão ou a falta de comunicação, permitindo que as equipes visualizem verdadeiramente as conversas que estavam tendo anteriormente no e-mail geograficamente dentro do documento.

Graças às notas de margem, as equipes agora podem trabalhar digitalmente, da mesma forma que fariam em uma sala discutindo um documento, marcando o conteúdo, discutindo seções e frases específicas como se estivessem todas trabalhando em uma folha de papel. A conversa e as edições não precisam acontecer em sucessão, mas agora podem acontecer simultaneamente, em tempo real, sem afetar o texto subjacente. As notas de margem atuam como uma sobreposição nos documentos e não alteram o texto ou as propriedades do documento, permitindo às equipes que trabalham dessa forma uma única fonte de verdade com menos espaço para erros, erros de interpretação ou confusão.

O esforço para aliviar as tensões e gargalos causados pela colaboração digital e remota é o que nos leva, na NetDocuments, a apresentar soluções tecnológicas que não são apenas fáceis de usar e eficazes, mas que podem ser assimiladas no dia a dia de nossos clientes . As notas de margem são um ótimo exemplo do que pode acontecer quando ouvimos nossos clientes e entendemos seus pontos fracos. Com o trabalho remoto e a colaboração assíncrona se tornando a norma, a criação de maneiras inovadoras para as equipes colaborarem em tempo real, em um contexto com pouco risco de má interpretação ou confusão, terá que ocupar o centro do palco.

Para saber mais sobre as notas de margem, incluídas com o NetDocuments PLANO solução, agende uma demonstração hoje.

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