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Embora tenha havido um grande impulso pós-pandemia para migrar para a nuvem, alguns escritórios de advocacia ainda se encontram em uma encruzilhada entre manter seu sistema tradicional de gerenciamento de documentos (DMS) local e fazer a transição para uma solução baseada em nuvem mais econômica. As implicações financeiras de aderir aos sistemas locais estão se tornando uma preocupação significativa para as práticas jurídicas que analisam suas despesas gerais, fluxos de trabalho e lucratividade.
Building on Rebecca Sattin’s blog on 5 Signs that it's time to evolve from on-prem to the cloud, let’s dive deeper into the first sign, which focuses on the rising costs of maintaining an on-premises DMS.
Os sistemas locais exigem investimentos iniciais substanciais em hardware e software. Esta configuração tradicional envolve não apenas desembolso de capital inicial, mas também despesas contínuas relacionadas com manutenção, atualizações e segurança muito depois de os benefícios de depreciação terem terminado. A Forrester estima, em um Estudo de Impacto Econômico Total, que migrar para soluções em nuvem é 30-50% mais barato do que atualizar servidores locais e reduz os custos administrativos em 40%.
Compare this with Carbert Waite's experience using cloud-based software: “Maintaining on-premises hardware is a big capital expense,” says Partner and Executive Committee member Dylan Snowdon. “You get to depreciate it for a few years and then you’ve got another big capital expense. So moving to a cloud DMS was certainly something that was of interest to us as part of our overall IT roadmap.”
Os DMS locais são notoriamente rígidos e a maioria dos sistemas já está em serviço há algum tempo com conjuntos crescentes de dados. À medida que os escritórios de advocacia crescem, dimensionar a infraestrutura para atender ao aumento da demanda pode ser caro e demorado. E algumas empresas adquirem capacidade em excesso para garantir que conseguem lidar com picos de carga, o que pode ocorrer apenas com pouca frequência, conduzindo ao desperdício de recursos e a ineficiências.
Scalability was a top priority when startup Astraea Group began searching for a new DMS. “We wanted a solution that was right for the size of business we are now and one that could grow with us, so we wouldn’t have to change systems in a year or two,” says Nina Stewart, founder. Switching to a cloud-based platform solved that problem, enabling the firm to see quick returns on their investment.
Embora a segurança seja frequentemente considerada um ponto forte das soluções locais, a realidade pode ser diferente. Muitas estruturas de segurança para sistemas locais foram projetadas para proteger os dados dentro das quatro paredes da empresa. As necessidades atuais de acesso remoto apresentam maiores riscos e desafios de segurança que a nuvem pode resolver.
The thing is, most law firms simply cannot devote the resources to robust cybersecurity that a cloud-based DMS provider can. “High-profile data breaches were a real wake-up call to the legal sector in Australia. We quickly recognized that moving our document management to the cloud would give us an added layer of security,” explains Marco Marcello, Manager of Information Systems at Lavan.
Outro problema significativo é o tempo de inatividade associado aos sistemas locais. Para escritórios de advocacia, onde as horas faturáveis estão diretamente correlacionadas com a receita, o tempo de inatividade não é apenas uma inconveniência; é um dreno financeiro direto. (Levante a mão se o seu indexador parou de funcionar para ativar a pesquisa ou apenas trava o sistema.)
Not convinced? Here’s the cold, hard data: In a 2022 survey, 44%of respondents put the cost of IT downtime at $16,700 per server/per minute — that’s approximately $1 million per hour.
Cloud providers have dedicated resources to bring servers back online quickly and mitigate costs when issues arise. The question is, does your firm?
Os clientes e a força de trabalho de hoje esperam agilidade e flexibilidade semelhantes às que experimentam ao lidar com outras empresas. Isso é algo que os sistemas locais lutam para fornecer. Os clientes desejam uma colaboração mais fácil nos serviços jurídicos e os advogados talentosos procuram flexibilidade nos seus ambientes de trabalho, para que possam trabalhar onde e quando precisarem.
A cloud-based DMS can give employees the flexibility they need to deliver top-tier client service. It’s also good for the long-term growth and stability of the firm:
“Enabling staff to access our documents from anywhere using their device of choice is becoming increasingly important,” explains Julie Berry, an IT partner at Saffery. “We think this is crucial for employee productivity and happiness as we look to attract and retain the best talent.”
Os custos operacionais associados à manutenção de um sistema de gestão de documentos local são insustentáveis para escritórios de advocacia competitivos. A transição para um DMS baseado na nuvem não só aborda a fuga financeira, mas também posiciona as empresas para melhor satisfazer as expectativas dos clientes e funcionários, ao mesmo tempo que melhora a sua capacidade de escalar e adaptar-se às exigências do mercado.
À medida que os escritórios de advocacia enfrentam estes desafios financeiros e operacionais, a escolha torna-se aparente. Investir em tecnologias de nuvem não é mais apenas uma decisão operacional; é um movimento estratégico fundamental para preparar um escritório de advocacia na era digital.
Os escritórios de advocacia que procuram permanecer competitivos num mercado cada vez mais digital devem considerar estes fatores e avaliar os benefícios potenciais que uma migração para a nuvem pode trazer. O investimento inicial na transição para a nuvem é rapidamente compensado pela redução nos custos operacionais, maior escalabilidade, maior segurança e capacidade de atender às expectativas modernas.
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