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O que é um fichário de fechamento tradicional e por que está morrendo

Por:
A Equipe NetDocuments
Novembro 21, 2019

O setor jurídico tem uma certa reputação de ser resistente a mudanças. E, em alguns casos, é merecido com justiça. Às vezes, fazemos as coisas simplesmente porque é assim que as coisas sempre foram feitas. 

Mas se sua empresa ainda está compilando fichários físicos de fechamento - ou seus advogados estão gastando muito tempo na parte de gerenciamento de projeto de uma transação - você deve saber que existe uma maneira melhor (ou seja, mais rápida, fácil e muito mais eficaz) de lidar isto.

O que é um fichário de fechamento?

Um fichário de fechamento é o registro final e definitivo da transação, completo com todos os documentos da transação totalmente executados, que é distribuído às partes envolvidas após o fechamento. O objetivo do fichário de fechamento é garantir que todas as partes tenham acesso aos termos de um negócio e outras informações relevantes.

Tradicionalmente, montar o fichário de fechamento era um projeto físico massivo - os documentos eram impressos, digitalizados, copiados, organizados, tabulados e compilados em fichários de três argolas reais que, então, tinham que ser entregues ao cliente.

Mas esse tipo de processo físico árduo não se adapta às demandas dos negócios modernos.

Os desafios dos fechamentos transacionais modernos

Muitos advogados de transações estão descobrindo que seu trabalho geralmente envolve menos perícia jurídica e mais gerenciamento de detalhes.

As crescentes demandas de fechamento de transações têm um grande efeito nos escritórios de advocacia, causando como pontualidade nos treinamentos e redução dos lucros. Esses desafios vêm de vários lugares.

O gerenciamento de transações eficaz requer que os advogados tenham experiência em cada um dos seguintes:

  • Garantir as aprovações, arquivamentos e transferências de fundos necessários
  • Compreender as normas e tendências do mercado no espaço transacional
  • Coordenar funções e responsabilidades das várias partes
  • Ajudando a levar os constituintes ao fechamento
  • Entregando a documentação necessária

Todas essas expectativas contribuem para compromissos de longo prazo para fechar uma transação. A fim de avançar para o fechamento com todos os arquivamentos exigidos, o financiamento e a documentação geralmente requerem meses.

Aumentando a complexidade, o negócio típico envolve uma série de partes. Isso requer a movimentação de enormes pilhas de documentação para várias entidades com o objetivo de manter a consistência na comunicação.

Além de toda essa complexidade, existe uma pressão crescente para agir rapidamente. O ritmo atual dos negócios está mais rápido do que nunca. Os advogados sentem a pressão do tempo para adiantar os fechamentos, portanto, gastando longas horas examinando a documentação.

Como funciona o processo de fechamento tradicional

Com toda a complexidade e pressão, os advogados de transações gastam muito tempo focando no aspecto de gerenciamento de projeto do fechamento.

O processo normalmente envolve três aspectos:

  1. Lista de verificação de fechamento digital -Esta é a sua lista estruturada de documentos e tarefas necessárias para fechar um negócio. Essa é a parte mais importante do negócio porque fornece sua meta passo a passo para a conclusão. Normalmente, a lista de verificação de fechamento é baseada em documentos, com colunas para as partes responsáveis com um status para cada item. Isso geralmente é tratado como uma série de documentos do Word ou Excel compilados e enviados por e-mail conforme as atualizações são concluídas. Este documento é referido nas chamadas de atualização de status e atua como o documento organizador.
  2. Sala de encerramento - A sala de fechamento é onde todos os documentos da lista de verificação de fechamento se juntam. Esses documentos geralmente são inseridos em pastas com uma variedade de guias, notas adesivas e rótulos. Uma pasta vazia indica uma etapa que ainda precisa ser preenchida, enquanto notas adesivas são normalmente usadas para mostrar onde as assinaturas são necessárias. A sala de fechamento é um processo de montagem deliberada dos documentos finais de fechamento.
  3. Fechando Fichários -A etapa final do processo de fechamento é completar o fichário de fechamento. É aqui que você empacota a coleção final de documentos de fechamento e a distribui a todas as partes relevantes. Embora a linha de chegada esteja próxima, essas últimas etapas geralmente podem levar mais tempo para serem concluídas.

O problema com o processo tradicional

O processo de fechamento tradicional não oferece uma maneira clara de colaboração. Todos os funis de comunicação em torno de partes distintas, sem um lugar único para se referir. Embora o objetivo seja revisar e colaborar, você não tem uma maneira fácil de pesquisar e encontrar locais específicos nos documentos de fechamento.

O resultado é uma grande perda de tempo com tarefas repetitivas e manuais, e-mails e reuniões de atualização de status. Esse processo gera altos custos de mão de obra e papel - sem mencionar as horas de advogado não faturáveis.

O Novo Processo de Fechamento

Felizmente, muitos escritórios de advocacia estão encontrando uma maneira mais simples e rápida de concluir os fechamentos. A chave para superar o lento processo tradicional é usar o fechamento digital. Cada um dos três componentes do fechamento pode ser bastante aprimorado com um fluxo de trabalho digital.

  1. Lista de verificação de fechamento: Para reduzir reuniões redundantes e com a lista de verificação de fechamento armazenada digitalmente em uma única fonte de verdade, como o NetDocuments serviço de gerenciamento de documentos, todas as partes relevantes podem ver o status das tarefas e documentos a qualquer momento. Isso também reduz o número de reuniões redundantes e atualizações de status.
  2. Sala de encerramento: Assim como uma sala de fechamento física, um repositório digital, como um CollabSpace, pode coletar a totalidade dos documentos de fechamento de todas as partes. A vantagem de se tornar digital é organizar facilmente os arquivos, documentos e categorias. Com o armazenamento digital, os arquivos ficam mais acessíveis para qualquer pessoa com o acesso adequado. O armazenamento digital também pode ser pesquisado para que você possa pesquisar o documento exato que está procurando. Em vez de emails intermináveis, todas as partes relevantes podem acessar os documentos de que precisam.
  3. Pasta de fechamento: A saída natural de uma sala de fechamento digital é gerar automaticamente o fichário de fechamento. Usar uma ferramenta como SetBuilder pode ajudar a gerenciar documentos finais em tempo real e fornecer um fichário pronto para visualização para qualquer pessoa, em qualquer lugar. O fichário de fechamento terá um índice para clicar e encontrar o que você está procurando. O fichário de fechamento não precisa ser impresso até que todas as partes tenham assinado o fechamento.

Movendo o processo de fechamento digital

Eliminar a necessidade de constantes e-mails de ida e volta, controles de versão de documentos e reuniões de atualização pode impactar significativamente o tempo que advogados e pessoas que ganham honorários gastam em tarefas não faturáveis. Este compromisso de tempo é o motivo pelo qual a tradicional “sala de fechamento” está morrendo e se movendo para um ambiente digital mais rápido.

O NetDocuments oferece uma oportunidade perfeita para os escritórios de advocacia transacionais moverem uma transação do recebimento para o fechamento. Para descobrir como, solicite uma demonstração e saiba como sua empresa pode dar os primeiros passos no processo de fechamento digital.

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