O que é um fichário de fechamento tradicional e por que está morrendo

O setor jurídico tem uma certa reputação de ser resistente a mudanças. E, em alguns casos, é merecido com justiça. Às vezes, fazemos as coisas simplesmente porque é assim que as coisas sempre foram feitas. 

Mas se sua empresa ainda está compilando fichários físicos de fechamento - ou seus advogados estão gastando muito tempo na parte de gerenciamento de projeto de uma transação - você deve saber que existe uma maneira melhor (ou seja, mais rápida, fácil e muito mais eficaz) de lidar isto.

O que é um fichário de fechamento?

Um fichário de fechamento é o livro de registro final e definitivo da transação legal, completo com um índice de fichário de fechamento e todos os documentos da transação totalmente executados, que é distribuído às partes envolvidas após o fechamento. O objetivo do fichário de fechamento é garantir que todas as partes tenham acesso aos termos de um acordo e outras informações relevantes.

Tradicionalmente, montar o fichário de fechamento era um projeto físico massivo - os documentos eram impressos, digitalizados, copiados, organizados, tabulados e compilados em fichários de três argolas reais que, então, tinham que ser entregues ao cliente.

Mas esse tipo de processo físico árduo não se adapta às demandas dos negócios modernos.

Os desafios dos fechamentos transacionais modernos

Muitos advogados de transações estão descobrindo que seu trabalho geralmente envolve menos perícia jurídica e mais gerenciamento de detalhes.

As crescentes demandas de fechamento de transações têm um grande efeito nos escritórios de advocacia, causando como pontualidade nos treinamentos e redução dos lucros. Esses desafios vêm de vários lugares.

O gerenciamento de transações eficaz requer que os advogados tenham experiência em cada um dos seguintes:

• Garantir as aprovações, arquivamentos e transferências de fundos necessários
• Compreender as normas e tendências do mercado no espaço transacional
• Coordenar funções e responsabilidades das várias partes
• Ajudando a levar os constituintes ao fechamento
• Entregando a documentação necessária

Todas essas expectativas contribuem para longos compromissos de tempo para fechar uma transação legal. Para pressionar até o fechamento com todos os registros necessários, o financiamento e a documentação geralmente exigem meses.

Aumentando a complexidade, o negócio típico envolve uma série de partes. Isso requer a movimentação de enormes pilhas de documentação para várias entidades com o objetivo de manter a consistência na comunicação.

Além de toda essa complexidade, existe uma pressão crescente para agir rapidamente. O ritmo atual dos negócios está mais rápido do que nunca. Os advogados sentem a pressão do tempo para adiantar os fechamentos, portanto, gastando longas horas examinando a documentação.

Como funciona o processo de fechamento tradicional

Com toda a complexidade e pressão, os advogados de transações gastam muito tempo focando no aspecto de gerenciamento de projeto do fechamento.

O processo normalmente envolve três aspectos:

1. ‍ Lista de verificação de fechamento digital -This is your structured list of documents and tasks needed to close a deal. This is the most important part of the deal because it provides your step-by-step goal to move to completion. Typically the closing checklist is document-driven, with columns for responsible parties with a status for each item. This is often handled as a series of Word or Excel documents compiled and emailed as updates are completed. This document is referred to in status update calls and acts as the organizing document.
2. ‍Closing Room - The closing room is where all the documents from the closing checklist come together. These documents are often inserted into folders with a variety of tabs, sticky notes, and labels. An empty folder indicates a step that still needs to be filled, while sticky notes are typically used to show signature pages where signatures are needed. The closing room is a process of deliberately assembling the final closing documents.
3. ‍Closing Binders -The final step in the closing process is to complete the closing binder. This is where you package together that final collection of closing documents and distribute it to all relevant parties. Although the finish line is close, these last few steps can often take the most time to complete.

O problema com o processo tradicional

O processo de fechamento tradicional não oferece uma maneira clara de colaboração. Todos os funis de comunicação em torno de partes distintas, sem um lugar único para se referir. Embora o objetivo seja revisar e colaborar, você não tem uma maneira fácil de pesquisar e encontrar locais específicos nos documentos de fechamento.

O resultado é uma grande perda de tempo com tarefas repetitivas e manuais, e-mails e reuniões de atualização de status. Esse processo gera altos custos de mão de obra e papel - sem mencionar as horas de advogado não faturáveis.

O Novo Processo de Fechamento

Felizmente, muitos escritórios de advocacia estão encontrando uma maneira mais simples e rápida de concluir os fechamentos. A chave para superar o lento processo tradicional é usar o fechamento digital. Cada um dos três componentes do fechamento pode ser bastante aprimorado com um fluxo de trabalho digital.

1. ‍Closing checklist: To cut down on redundant meetings and With the closing checklist stored digitally in a single source of truth, such as the NetDocuments document management service, all relevant parties can see the status of tasks and documents at any time. This also cuts down on redundant meetings and status updates.
2. ‍Closing room: Just like a physical closing room, a digital repository, such as a CollabSpace, can collect the entirety of closing documents from all parties. The advantage of going digital is to easily organize the files, documents, and categories. With digital storage, the files are more accessible to anyone with the proper access. Digital storage is also searchable so that you can drill down to the exact document you’re looking for. Instead of endless emailing, all relevant parties can access the documents they need.
3. ‍Closing Binder: The natural outflow of a digital closing room is to automatically generate the closing binder. Using a tool such as SetBuilder can help manage final documents in real-time and provide a ready-to-view binder with page numbers for anyone, anywhere. The electronic closing binder will have an index with hyperlinks to click and find what you are looking for. The closing book generates a PDF file and doesn’t need to be printed until all parties have signed off on the closing.

Movendo o processo de fechamento digital

Eliminar a necessidade de constantes e-mails de ida e volta, controles de versão de documentos e reuniões de atualização pode impactar significativamente o tempo que advogados e pessoas que ganham honorários gastam em tarefas não faturáveis. Este compromisso de tempo é o motivo pelo qual a tradicional “sala de fechamento” está morrendo e se movendo para um ambiente digital mais rápido.

NetDocuments provides a seamless opportunity for transactional law firms to move a transaction from intake to closed. To find out how, Solicite uma demonstração and learn how your firm can take its first steps into the digital closing process.

‍