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O setor jurídico tem uma certa reputação de ser resistente a mudanças. E, em alguns casos, é merecido com justiça. Às vezes, fazemos as coisas simplesmente porque é assim que as coisas sempre foram feitas.
Mas se sua empresa ainda está compilando fichários físicos de fechamento - ou seus advogados estão gastando muito tempo na parte de gerenciamento de projeto de uma transação - você deve saber que existe uma maneira melhor (ou seja, mais rápida, fácil e muito mais eficaz) de lidar isto.
Um fichário de fechamento é o livro de registro final e definitivo da transação legal, completo com um índice de fichário de fechamento e todos os documentos da transação totalmente executados, que é distribuído às partes envolvidas após o fechamento. O objetivo do fichário de fechamento é garantir que todas as partes tenham acesso aos termos de um acordo e outras informações relevantes.
Tradicionalmente, montar o fichário de fechamento era um projeto físico massivo - os documentos eram impressos, digitalizados, copiados, organizados, tabulados e compilados em fichários de três argolas reais que, então, tinham que ser entregues ao cliente.
Mas esse tipo de processo físico árduo não se adapta às demandas dos negócios modernos.
Muitos advogados de transações estão descobrindo que seu trabalho geralmente envolve menos perícia jurídica e mais gerenciamento de detalhes.
As crescentes demandas de fechamento de transações têm um grande efeito nos escritórios de advocacia, causando como pontualidade nos treinamentos e redução dos lucros. Esses desafios vêm de vários lugares.
O gerenciamento de transações eficaz requer que os advogados tenham experiência em cada um dos seguintes:
Todas essas expectativas contribuem para longos compromissos de tempo para fechar uma transação legal. Para pressionar até o fechamento com todos os registros necessários, o financiamento e a documentação geralmente exigem meses.
Aumentando a complexidade, o negócio típico envolve uma série de partes. Isso requer a movimentação de enormes pilhas de documentação para várias entidades com o objetivo de manter a consistência na comunicação.
Além de toda essa complexidade, existe uma pressão crescente para agir rapidamente. O ritmo atual dos negócios está mais rápido do que nunca. Os advogados sentem a pressão do tempo para adiantar os fechamentos, portanto, gastando longas horas examinando a documentação.
Com toda a complexidade e pressão, os advogados de transações gastam muito tempo focando no aspecto de gerenciamento de projeto do fechamento.
O processo normalmente envolve três aspectos:
O processo de fechamento tradicional não oferece uma maneira clara de colaboração. Todos os funis de comunicação em torno de partes distintas, sem um lugar único para se referir. Embora o objetivo seja revisar e colaborar, você não tem uma maneira fácil de pesquisar e encontrar locais específicos nos documentos de fechamento.
O resultado é uma grande perda de tempo com tarefas repetitivas e manuais, e-mails e reuniões de atualização de status. Esse processo gera altos custos de mão de obra e papel - sem mencionar as horas de advogado não faturáveis.
Felizmente, muitos escritórios de advocacia estão encontrando uma maneira mais simples e rápida de concluir os fechamentos. A chave para superar o lento processo tradicional é usar o fechamento digital. Cada um dos três componentes do fechamento pode ser bastante aprimorado com um fluxo de trabalho digital.
Eliminar a necessidade de constantes e-mails de ida e volta, controles de versão de documentos e reuniões de atualização pode impactar significativamente o tempo que advogados e pessoas que ganham honorários gastam em tarefas não faturáveis. Este compromisso de tempo é o motivo pelo qual a tradicional “sala de fechamento” está morrendo e se movendo para um ambiente digital mais rápido.
O NetDocuments oferece uma oportunidade perfeita para os escritórios de advocacia transacionais moverem uma transação do recebimento para o fechamento. Para descobrir como, solicite uma demonstração e saiba como sua empresa pode dar os primeiros passos no processo de fechamento digital.
