O que é Compliance-as-a-Service (CaaS)?

O que é Compliance-as-a-Service (CaaS)?

Por:
A Equipe NetDocuments
Postado em:
Outubro 21, 2019

Compliance as Service (CaaS) is a managed service offering provided by some data-housing companies that enable the simple storage of data per current governance, security, and privacy standards. In layman’s terms, it’s a way to ensure that client and consumer data is protected and consistently updated with industry-specific regulations and laws.

Maintaining compliance is of utmost importance in the legal industry because whether it's merger and acquisition agreements, personal information, or other data, your organization has access to some form of sensitive data. And, unfortunately, whether that information is stored in the cloud or on-premise, it's at risk of cyber-attacks and being breached by hackers or other malicious parties.

Como o CaaS me ajuda a gerenciar meus esforços de conformidade?

De acordo com o Statista, o número de violações de dados nos Estados Unidos chegou a 1,244 com mais de 446.5 milhões de registros expostos. São muitas informações comprometidas, especialmente quando você considera seu impacto potencial no aumento dos custos operacionais e na perda de confiança do consumidor.

Existem regulamentações de dados e práticas recomendadas que foram implementadas para evitar que violações como essa aconteçam, mas elas estão constantemente avançando e podem ser difíceis de manter, especialmente para empresas ou empresas menores.

It’s important to note that complying with these regulatory requirements can be both time consuming and costly, as it often requires outsourced auditing and paperwork to obtain necessary documentation and certifications. That’s where Compliance as a Service is helpful as it helps you to simplify and enhance your compliance efforts.

O CaaS protege tudo?

CaaS does not remove your obligation as a private company to comply with current compliance requirements, as all consumers are responsible for any issues with inherited compliance services. However, compliance service providers offer an extra layer of security and, with that, the peace of mind that comes from doing everything possible to protect client data.

Compliance management often includes other tools that can further protect your information, for example:

  • Documentation tools that allow clients to easily prove their regulatory compliance in the event of an audit.
  • Database access control systems that limit who or what can view certain information to maintain risk management.
  • Risk assessment tools to allow the identification of vulnerabilities and suggest ways to implement safeguards.
  • Real-time incident response protocols to ensure a management plan in the event of a security breach.

Quais são os benefícios de usar soluções CaaS?

There are several major advantages to outsourcing your compliance workflow and process to a CaaS solution, with the top six being:

  1. Riscos legais reduzidos
  2. Economia de tempo e dinheiro
  3. Maior confiança e lealdade
  4. Preparação para futuras auditorias
  5. Facilidade de avaliação de risco e preparação de estratégia avançada
  6. Boosted cybersecurity

In more detail, CaaS solutions can provide huge value to companies looking to metaphorically “tighten their ship” and provide increased data security. CaaS allows even the smallest companies to rapidly adapt to both small and significant mandate changes, without expending unnecessary resources, including those resources outside of hard cash.

Without CaaS, you can expect to spend a lot of time researching current data security standards, updating security management and practices, and preparing documentation that will be needed by auditors. CaaS providers takes the legwork out of this often-extensive compliance process, allowing you to decrease the amount of work your team has to do, reduce workflows, eliminate redundant workplace roles, and increase efficiency across the board. Furthermore, since CaaS solutions are often cloud services, updates are released automatically, leaving you with little to no responsibility when it comes to updating your system in the wake of a regulatory modification.

Tudo isso é possível devido às economias de escala - ou seja, vantagens de custo que podem ser obtidas pela produção em grande escala. Resumindo, como as soluções CaaS não requerem desenvolvimento interno, elas podem ser facilmente adaptadas a outras empresas por um custo mínimo em comparação com as despesas que podem ocorrer quando as medidas de segurança são feitas exclusivamente internamente.

All in all, CaaS represents a way for law firm owners, I.T. directors, and CIOs to utilize a very hands-off approach to streamlining data protection, while still taking the necessary measures to protect client data.

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