Um número cada vez maior de usuários está se beneficiando do acesso de qualquer lugar aos seus documentos usando o aplicativo NetDocuments para iPad ou iPhone, disponível gratuitamente na App Store da Apple para todos os clientes NetDocuments. Aqui estão algumas dicas e ideias que irão aprimorar sua experiência ao usar o iPad.
Salvar anexos de e-mail no NetDocuments
Quando você recebe um e-mail, o anexo fica na parte inferior da mensagem de e-mail. Ao clicar no anexo, você pode visualizá-lo usando o visualizador de HTML do iPad embutido no iPad. Ele suporta os formatos de arquivo mais populares e, depois de abrir o documento, você verá no canto superior direito um botão "Abrir em" (uma seta saindo de um quadrado). Quando selecionado, este botão mostrará todos os aplicativos em seu dispositivo que aceitam o tipo de arquivo de documento que você abriu, por exemplo, PDF ou DOCX. Supondo que já tenha instalado o aplicativo ND, você verá o aplicativo NetDocuments como "Abrir no NetDocuments", o que também significa salvar no NetDocuments. Que ótima maneira de salvar anexos enquanto você estiver em trânsito!
Salvar fotos e criar subpastas
Quando você navegar para uma pasta (não filtros ou pesquisas salvas), selecione o botão Opções para não apenas classificar sua lista de documentos, mas também para adicionar uma subpasta ou adicionar fotos tiradas de seu dispositivo. Selecione "Adicionar fotos existentes" e você será levado à sua biblioteca de fotos para selecionar uma foto para carregar em uma pasta NetDocuments. De uma chance!
Salvar documentos off-line quando o Wi-Fi não está disponível
É ótimo ter acesso aos seus documentos onde quer que você esteja e sempre que o seu iPad estiver em suas mãos. E se você estiver em um antigo tribunal ou em um trem e o wi-fi estiver muito lento ou inutilizável? Ou talvez você simplesmente queira ter certeza de que os principais documentos estão rapidamente acessíveis ao visitar um cliente e não quer depender da Internet? A resposta é salvar esses documentos importantes no modo offline, mas ainda protegidos pelo aplicativo NetDocuments.
Selecione seu documento e no canto superior direito há um botão de seta para baixo. Selecione-o para colocar o documento na lista off-line, que você pode acessar a qualquer momento, pois esses itens são armazenados localmente em seu dispositivo. Recomendamos que você habilite a senha acessando as configurações do NetDocuments para ativá-la. Você também pode criar uma senha para todo o seu iPad, que criptografará todos os documentos armazenados localmente. Nas configurações do NetDocuments, você pode ver o armazenamento total que arquivou localmente. Agora, como você acessa esses documentos quando o wi-fi está desligado e você tem que fazer login no aplicativo NetDocuments para vê-los? Vá para as configurações novamente e ative o "login automático". Isso permitirá que você faça login e veja apenas os documentos off-line enquanto o dispositivo estiver off-line. É por isso que ter a senha do NetDocuments ativada é importante para evitar que outras pessoas acessem esses documentos.
Edição e check-in de documentos como novas versões
Freqüentemente, somos questionados "Posso editar um documento com o aplicativo NetDocuments iPad?" Assim como o aplicativo principal do NetDocuments, você só pode editar um documento se tiver um aplicativo que permita a edição, como MS Word ou Excel. Isso também vale para o iPad. Supondo que você esteja usando DocsToGo ou Pages, você não pode editar no aplicativo NetDocuments enquanto visualiza o documento em HTML. No entanto, você pode enviá-lo usando a caixa de diálogo Abrir (botão superior direito - exibindo uma seta dentro de um quadrado) e supondo que você tenha um desses editores em seu dispositivo, você pode copiar o documento para DocsToGo ou outro editor. Você pode então editar ou criar um novo documento e, em seguida, usando a caixa de diálogo Abrir no DocsToGo, você pode enviá-lo de volta para o NetDocuments. Quando você o enviar de volta, será um novo documento ou cópia. Como você salva de volta como uma nova versão do original? Aqui está a chave ... antes de enviá-lo do NetDocuments para o DocsToGo usando o botão Abrir, primeiro toque no botão do envelope e selecione "Copiar link - Enviar nova versão por e-mail". Esta opção salva o endereço de e-mail neste documento na área de transferência do dispositivo. Depois de editar o documento no DocsToGo, vá para a opção de envio de e-mail e "cole" o endereço de e-mail no campo "para". Isso enviará o documento editado para o NetDocuments usando e-mail e salvará o documento como uma nova versão do original.
Por Leonard Johnson
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