NetDocuments, a plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem líder para profissionais jurídicos, anunciou hoje que o escritório de advocacia Ice Miller, classificado pela Am Law 200, implementou com sucesso a plataforma de nuvem nativa NetDocuments, substituindo seu antigo sistema cliente-servidor existente. Com mais de 340 profissionais jurídicos em sete escritórios, aconselhando clientes em todos os aspectos de questões jurídicas complexas em mais de 20 áreas de prática, ter um documento seguro, flexível e à prova de futuro e uma tecnologia de gerenciamento de e-mail foi fundamental para a produtividade da empresa e entrega simplificada de serviços jurídicos.
A Ice Miller, que começou sua busca por um novo documento e tecnologia de gerenciamento de e-mail vários meses antes da pandemia, estava decidida a substituir um sistema cliente-servidor desatualizado, administrativamente sobrecarregado e instável. “Como empresa, abraçamos a ideia de mudar para a nuvem. Sabemos que a nuvem é mais segura, não menos segura, do que podemos oferecer internamente, e que um sistema de missão crítica como o gerenciamento de documentos pertence à nuvem ”, afirmou Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI da Ice Miller.
O processo de revisão e seleção do sistema de gerenciamento de documentos (DMS) da empresa foi extenso e incluiu mais de 65 pessoas dentro da empresa, variando de advogados a equipe de suporte e parceiros. Johnson acrescentou: “O gerenciamento de documentos foi realmente o software que exigiu mais feedback e aceitação da empresa do que qualquer outra coisa que faríamos. Compreendemos como são vitais a adesão do usuário e a adoção da tecnologia, especialmente com um novo DMS. ”
Os fatores críticos que a Ice Miller valorizou com o NetDocuments como parte da seleção incluíram a arquitetura de nuvem nativa, a facilidade de uso da plataforma e como ela é construída em torno da rotina diária de advogados e usuários.
“Em termos de seleção, o NetDocuments foi propositalmente desenvolvido a partir do zero como um aplicativo nativo em nuvem. O fato de que o NetDocuments sempre esteve na nuvem é um grande diferencial ”, acrescentou Johnson.
Assim que a decisão de selecionar NetDocuments foi tomada, o diretor de TI Johnson e sua equipe reconheceram a importância de escolher o parceiro de implementação certo como parte de uma implantação bem-sucedida. “Com base em nossa experiência anterior de trabalho com Kraft Kennedye seu histórico impressionante de ajudar outros escritórios de advocacia a lançar o NetDocuments, a decisão de fazer parceria com eles foi fácil. ”
As sessões iniciais de design da plataforma começaram em 2/2020 e foram formalmente suspensas devido à pandemia. Quando a empresa voltou a se comprometer com a Kraft Kennedy em agosto passado, as expectativas iniciais permaneceram as mesmas com o tempo para o projeto e uma segunda rodada de reuniões de design com grupos de prática específicos pendentes. No geral, a transição para o trabalho remoto e a implementação do NetDocuments, apesar de operar dentro das restrições impulsionadas pela pandemia, foi perfeita e continuou a todo vapor. Johnson acrescentou: “Em retrospecto, fazer as sessões de design pessoalmente antes da pandemia foi extremamente benéfico e facilitou a transição do DMS com base na familiaridade e no acordo sobre o escopo e a estratégia”.
Gerenciando Mudanças, Maximizando Resultados
De acordo com Steve Johnson, o sucesso geral do projeto de switch DMS foi uma combinação de ter as equipes internas da empresa intimamente envolvidas na seleção e teste de tecnologia, bem como investido no processo de design. “Isso, combinado com a mudança para uma plataforma de nuvem e uma arquitetura de nuvem sólida e interface amigável e fácil de usar, em conjunto com um parceiro de implementação experiente com um manual de práticas recomendadas, tornou nossa mudança para NetDocuments muito gerenciável e um sucesso esmagador.”
Kelly Kautsky, gerente de projeto da Ice Miller e integrante da implementação NetDocuments da empresa, observou a previsão da Kraft Kennedy de adoção imediata do usuário. “Para mim, o destaque do lançamento do NetDocuments foi previsto com precisão por Kraft Kennedy, observando ... 'no Go-Live, a maioria da empresa começará a usar o NetDocuments (adicionando documentos, editando documentos, etc.) com pouco ou nenhum assistência'. Era absolutamente verdade - tivemos um ótimo Go-Live com muitos usuários felizes. ”
Na verdade, as preocupações com o gerenciamento de mudanças frequentemente associadas a um switch DMS se provaram infundadas: a empresa teve 90% de adoção do usuário nos primeiros dias de ativação no NetDocuments, e o número de chamadas relacionadas ao service desk caiu drasticamente na primeira semana.
No primeiro dia com o NetDocuments, a empresa salvou 1,400 documentos e arquivou 12,000 e-mails, em comparação com uma média de 2,000 documentos e e-mails combinados em seu DMS legado. Depois de quatro dias, a empresa salvou mais de 4,700 documentos e arquivou 37,000 + e-mails no NetDocuments.
Em termos de adoção do usuário 'out of the gate', mais de 90% dos 600 + usuários da plataforma estavam prontos e funcionando nos primeiros três dias de treinamento inicial e configuração.
“Estamos muito entusiasmados em dar as boas-vindas ao Ice Miller à NetDocuments e ajudá-los a abraçar nossa plataforma como o software fundamental para profissionais jurídicos e onde eles fazem seu trabalho”, afirmou Josh Baxter, CEO da NetDocuments. “Atualmente, mais de 4,000 clientes aproveitam a nuvem NetDocuments como sua única fonte de verdade e o hub central para trabalhar inspirado."
Kraft Kennedy and NetDocuments will be hosting a ILTA webinar on 8/9featuring Ice Miller’s NetDocuments selection, implementation, and best practices. Register here.
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