Article by Joe Davis. Posted via the ILTA blog
Alvin Tedjamulia dorme apenas cerca de 4 horas por noite. "Minha mente está sempre pensando em como podemos resolver isso, como podemos melhorar a segurança, como podemos melhorar a confiabilidade ..." Como CTO e cofundadora da NetDocuments, Tedjamulia passa as outras 20 horas do dia trabalhando no aperfeiçoamento o sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem (DMS) que busca dar uma nova vida à maneira como os escritórios de advocacia lidam com documentos.
O NetDocuments foi iniciado em 1999 pela equipe que havia criado o sistema de gerenciamento de documentos Soft Solutions, que foi vendido para a Novell. "[NetDocuments] sempre foi baseado na Internet, SaaS", explica Tedjamulia. “O termo 'nuvem' nem existia naquela época. Sabíamos que levaria algum tempo para a nuvem amadurecer. Demorou um pouco mais do que esperávamos, mas foi construída do zero com o conceito que deveria ser um aplicativo compartilhado e a infraestrutura que é comum na Internet e na nuvem. Foi muito cedo, tivemos que ser pioneiros e aprender muito porque fazer as coisas no local requer uma infraestrutura e um processo de pensamento completamente diferentes do que fazendo coisas na nuvem. "
Embora a nuvem certamente constitua a base do serviço da NetDocuments, é apenas um meio para um fim para Tedjamulia. "Eu vejo a nuvem como uma opção de solução de tecnologia fundamental que realmente resolve todos os tipos de coisas - inovação, segurança, disponibilidade global, etc. Os escritórios de advocacia agora querem a eficiência, a segurança e o acesso global da nuvem, mas também querem para satisfazer aquele banco e aquele contratante de defesa. " É essa luta que mantém Tedjamulia pregando o evangelho NetDocuments. "É emocionante", diz ele com uma risada. "Estou muito animado com isso!"
Opções de Armazenamento
Em sua essência, um dos principais benefícios da solução NetDocuments é que ela armazena seus documentos na nuvem. Mas é exatamente esse recurso que levanta objeções dos escritórios de advocacia e de seus CIOs, que afirmam que, se apenas um de seus clientes questionar essa prática, ela será um quebra-negócio. Em resposta, o NetDocuments agora oferece várias variações no tema de armazenamento em nuvem. Tedjamulia explica "temos a flexibilidade de quatro lugares [para armazenar um documento] - você pode colocá-lo em armazenamento global com NetDocuments, você pode colocá-lo em armazenamento regional em NetDocuments ou no Azure quando a conformidade exigir que certos documentos sejam armazenados em determinados locais para a soberania dos dados, podemos armazená-los localmente na empresa para verdadeiro isolamento por motivos de conformidade. Ou podemos até mesmo permitir que o escritório de advocacia os armazene no data center de seu próprio cliente. Portanto, se um escritório de advocacia tem um banco como cliente, você pode armazená-lo no data center [do banco]. " Cada uma dessas opções é controlável pelos administradores, mas é completamente transparente para o usuário final. “Temos certos clientes que implementaram políticas de classificação de dados”, continua ele, “portanto, os documentos podem ser públicos ou privados ou confidenciais, ou classificados ou secretos. Se eles tiverem uma política de que documentos secretos não podem ir para a nuvem, tudo bem. Você pode ter armazenamento privado e esses documentos serão armazenados dentro do próprio firewall do cliente. Ou temos certos clientes de escritórios de advocacia que exigem que não haja mistura de documentos com seus concorrentes. Talvez um empreiteiro de defesa diga que não. quero que [seus documentos] sejam misturados com outro fornecedor de defesa. Hoje, é muito difícil em um único sistema de gerenciamento de documentos segregar e isolar completamente esses documentos para que não sejam misturados com outros documentos no DMS sob um infraestrutura de armazenamento físico ou uma infraestrutura de armazenamento virtual. Neste caso, podemos dizer que você pode armazenar seus próprios documentos em suas próprias instalações e, em seguida, apenas seus funcionários e os advogados que estão trabalhando g nesse documento pode compartilhar essa infraestrutura de armazenamento no local do cliente. O cliente tem a vantagem de que todos os advogados externos que operam com esse conjunto de documentos podem compartilhar essa infraestrutura, mas em um cenário verdadeiramente ilimitado. "
Quando surge o tópico da mistura, Tedjamulia não pode deixar de aproveitar a oportunidade para apontar que a nuvem não é o problema, mas sim a solução. "Durante anos, todos misturaram documentos de clientes na mesma infraestrutura de gerenciamento de documentos." Ele ressalta que mesmo em um modelo hospedado, onde os documentos e servidores DMS tradicionais são essencialmente terceirizados e residem em um data center remoto, "o conceito de segregação de dados entre escritórios de advocacia é elusivo. Você terá uma única infraestrutura de armazenamento como um NetApp ou um EMC que virtualmente aloca espaço, mas eles estão todos na mesma infraestrutura. É totalmente inviável economicamente em um modelo hospedado para cada escritório de advocacia ter sua própria infraestrutura EMC ou NetApp. Você ainda tem os mesmos servidores virtuais máquinas que estão executando o software, então ele ainda está sendo misturado. "
“Portanto, o conceito de combinação de dados só pode ser resolvido em dois tipos de arquitetura”, continua ele. O primeiro cenário é quando os documentos são hospedados pelo cliente do escritório de advocacia. O segundo entra em um dos recursos do NetDocuments: criptografia. "A criptografia é o limite mais forte que você pode ter, especialmente se for o escritório de advocacia ou mesmo o cliente que detém as chaves de criptografia. A segregação baseada em hardware nunca será tão eficaz quanto a segregação criptográfica, onde a chave está sendo mantida pelo escritório de advocacia ou por o cliente. Portanto, por ter limites criptográficos muito fortes e a opção de ter os dados armazenados no local do cliente como uma opção, você resolveu realmente o problema da mistura de dados. "
Segurança é uma jornada
A criptografia é apenas um exemplo do foco do NetDocuments em segurança. "Francamente, toda a infraestrutura de segurança é fundamental", explica Tedjamulia, "porque a segurança não está sendo conduzida pelos próprios advogados, mas pelos clientes desses advogados - os bancos, as seguradoras, as empresas de defesa e os governos estão exigindo certos requisitos que são muito elevados. " A empresa novamente transformou uma potencial falha da nuvem em um de seus pontos fortes, fornecendo camadas de segurança que podem estar fora do alcance dos escritórios de advocacia. Tedjamulia acredita que os escritórios de advocacia não terão escolha a não ser atender a esses requisitos para manter seus clientes. "Infraestruturas que envolvem criptografia e criptografia exclusiva por documento e geração de número aleatório entrópico - elas não são atingíveis ou economicamente viáveis com apenas uma única instalação - você precisa alavancar o custo, o know-how e a administração em várias [empresas]. "
"A segurança consiste em vários aspectos - é a infraestrutura de back-end de segurança e criptografia, é a defesa do perímetro, o que significa que você não pode deixar os bandidos ou o estado-nação atacarem você. Normalmente não enfatizo a defesa do perímetro tanto quanto os dados criptografia, mas a defesa de perímetro do NetDocuments é uma beleza de se ver ", diz ele, sorrindo como um pai orgulhoso," só porque você não pode replicar em um escritório de advocacia as camadas de defesa de perímetro. " Ele também menciona ataques distribuídos de negação de serviço, ou DDoS. "No momento, temos ataques DDoS de 300 GB contra uma rede específica, e isso vai sobrecarregar a largura de banda de qualquer escritório de advocacia de 100 MB ou 1 GB. Se você tiver um ataque de 300 GB, seu software de proteção DDoS não pode processar informações tão rápido. Mas na nuvem podemos ter terabits de proteção DDoS. "
A próxima meta de segurança do NetDocuments é a certificação SOC 2 +, que exige que a empresa atenda a um conjunto de requisitos particularmente rigorosos. "Estamos chegando perto de os bancos se reunirem e nos fornecerem uma avaliação compartilhada sobre o SOC 2 +, que é 30-40 controles adicionais que os bancos impuseram sobre o nível do SOC 2. Nenhum banco pode endossar qualquer fornecedor específico, mas em uma base combinada eles podem dizer que isso atende a 95% de todos os nossos requisitos no espaço de gerenciamento de documentos e e-mail. Isso vai ser enorme. "
Ao ouvir Tedjamulia falar sobre os níveis de proteção de segurança embutidos na solução da NetDocuments, quase ficamos com a ideia de que a NetDocuments é na verdade uma empresa de segurança que também gerencia documentos. "Gosto dessa perspectiva", diz ele. "Sou um sonhador e queremos abraçar constantemente a segurança. Agora, na verdade, existem algumas coisas que não são economicamente viáveis ou práticas, mas isso é hoje. Não significa que amanhã não será prático com novas aprimoramentos e tecnologias e plataformas de computação. A segurança é uma jornada, não um destino.
Fazendo a diferença para os usuários
Tedjamulia sabe que toda essa tecnologia de back-end é inútil se os advogados não a adotarem. "É por isso que nos concentramos um pouco em 2 ou 3 áreas para melhorar a produtividade do usuário. Se você olhar para um dos aspectos mais fortes, é o arquivamento de e-mail preditivo." Ele continua explicando que o preenchimento de e-mails por meio de "arrastar e soltar" pode funcionar no desktop, mas não em um dispositivo móvel, razão pela qual a NetDocuments comprou o mecanismo de email Decisiv da Avoidind no início do ano passado. Essa tecnologia sugere as pastas de destino nas quais um e-mail deve ser arquivado com base em seu conteúdo e metadados. "Ele exibe as pastas para as quais você deve soltar este [e-mail] em ordem decrescente de probabilidade, podendo selecionar 2 ou 3 delas apenas clicando e seguir em frente. E dando esse tipo de flexibilidade ao seu dispositivo móvel é simplesmente enorme. "
O arquivamento de e-mail preditivo é uma forma de os usuários interagirem com o sistema, mas o NetDocuments continua a adicionar outras integrações. Por exemplo, o ND Office permite que os usuários salvem e recuperem documentos de dentro do pacote Microsoft Office, incluindo a versão iOS do Word. ND Sync permite que as pastas do Outlook sejam sincronizadas com o sistema NetDocuments. "Tivemos uma taxa de adoção muito alta de 85% em escritórios de advocacia com a interface do navegador HTML5", explica Tedjamulia, "mas quando você oferece [integração com] Word, Excel e PowerPoint, aumenta em outro 10%. ND Sync é um produto novo para nós, mas achamos que fará uma diferença para nós nos últimos 2 ou 3 por cento. "
No modelo NetDocuments, a nuvem não é apenas crítica para o armazenamento de back-end e servidores, mas também para o software cliente voltado para o usuário. Tedjamulia destaca "só temos um único cliente virtual porque cada cliente que temos executa o mesmo software e a mesma infraestrutura. Um escritório de advocacia que adotou o serviço 12 anos atrás executa a mesma versão do software como o que foi adotado ontem, e o que está em execução em Cingapura executa o mesmo software que o de Nova York. Podemos pensar nisso como um único cliente virtual em oposição a 2000 clientes diferentes, cada um com sua própria versão do software , cada um com sua própria licença do banco de dados, cada um com seu próprio local para backup e para clientes. Como você obtém conformidade com a ISO 27001 se todos os seus clientes estão trabalhando em uma infraestrutura diferente? Você deve certificar cada um deles . Se tivéssemos que implementar geradores de números aleatórios quânticos em 2000 clientes, caramba, como você faria isso? Para nós, isso é enorme, e acho que é uma razão fundamental pela qual todos serão forçados a mudar para a nuvem [para gerenciamento de documentos.] Os fornecedores que não alavancam um único serviço não serão capazes de competir com aqueles que o fazem. "
Nublando os problemas
Mesmo com tecnologia de ponta e seu foco em segurança, a NetDocuments ainda encontra empresas que estão preocupadas em dar o salto para um DMS baseado em nuvem. "Muito disso é apenas falta de compreensão verdadeira do que essa tecnologia pode fazer", explica Tedjamulia. O medo que ele ouve com mais frequência é que as empresas estão preocupadas que seus clientes possam se opor a que seus escritórios de advocacia armazenem documentos na nuvem. "Mas devo dizer, francamente, que fui levado por algumas empresas absolutamente gigantescas para alguns dos maiores bancos internacionais e os maiores clientes que têm objeções. Todas essas objeções podem ser abordadas, como a emissão de documentos que não vão para o nuvem e a questão da defesa da intimação. Tudo isso pode ser resolvido, então muito disso é a falta de conhecimento do que se trata. "
"É difícil educar as pessoas sobre todos esses conceitos, porque existem muitos conceitos. E ainda somos os pequenos." Apesar de seu tamanho, a NetDocuments está crescendo, tendo adicionado mais de 130 novos clientes no quarto trimestre de 2015. "Temos visto a diminuição do atrito ao longo do tempo. Esse foi um processo enorme e difícil 10 anos atrás. Era difícil 5 anos atrás, mas ainda temos clientes. No momento, não diria que é fácil, mas é muito mais aceitável. Quando um escritório de advocacia toma uma posição e diz 'Eu quero isso porque é assim que trabalharemos no futuro', é uma decisão estratégica, não apenas uma decisão de tecnologia. " Tedjamulia frequentemente pergunta aos clientes qual parte da solução NetDocuments é a que eles acham mais atraente, e ele fica particularmente orgulhoso porque muitos respondem que é a oferta completa que eles acham atraente, e não um recurso específico. "É uma decisão estratégica porque eles não podem ser realmente o que querem sem toda essa tecnologia moderna, sem essa plataforma moderna. Quando uma empresa toma essa decisão e informa a certos clientes estratégicos que é o que eles querem fazer, eu tenho não vi grandes reclamações de clientes. Se um ou dois de seus clientes levantarem o problema, eu estive nessas conversas e não vi nenhuma que dissesse não. Todos dizem 'sim, posso ver como isso vai melhorar seus serviços jurídicos para nós '. Isso tem acontecido com alguns dos bancos mais restritivos do mundo. "
Andando na nuvem
Tedjamulia sabe que ainda há muito trabalho a ser feito, mas está confiante no futuro. “Acho que é apenas uma questão de tempo até que a nuvem seja a escolha padrão”, diz ele. Nesse ínterim, ele e sua equipe se concentram na inovação e na execução. "Eu realmente acredito que o ritmo de inovação na nuvem é 8 vezes mais rápido do que uma implementação hospedada ou local. Prevejo que aqueles que são realmente nuvem continuarão a acelerar o ritmo de inovação à medida que a infraestrutura se torna mais madura . Nossa infraestrutura está ficando mais madura o tempo todo para que seja mais fácil inovar. Depois de sair dos bancos de dados legados e fazer mais com NoSQL, quando você começar a sair da muito difícil execução de mecanismos de pesquisa e entrar na nuvem Mecanismos de pesquisa baseados em, quando você começa a sair do armazenamento corporativo de NAS e SAN e entra no armazenamento de objeto, você simplesmente faz isso repetidamente com várias tecnologias, a tecnologia se torna mais ágil. "
“Essa é a beleza da nuvem”, continua. "A única dor é a etapa inicial de fazê-lo. Depois de chegar lá, você é impulsionado automaticamente porque a cada trimestre há uma nova versão, e a nova versão é pequena - o tamanho da mordida - então as pessoas sempre ficam [atualizadas com a mais recente] inovação. " Ele diz que isso também evita que as empresas tenham que lidar constantemente com os desafios de um DMS local, incluindo "quais são meus pontos fracos e como faço para resolver o problema de segurança e adoção de e-mail e trabalhar com Word, Excel e PowerPoint e Integração com o Microsoft Office 365 e como faço para que todos os advogados possam acessar os documentos de todos, sujeitos apenas à segurança e ao problema de baixa adoção, e como faço para lidar com a infraestrutura. Assim que derem o passo, eles simplesmente passeio."
# # #
