Digitalize documentos em papel diretamente para o NetDocuments

Novembro 6, 2012
Salt Lake City, UT

Digitalize documentos em papel diretamente para o NetDocuments

Com o lançamento do NetDocuments 2012 - R2 no Outubro 25, NetDocuments atualizou sua integração TWAIN e expandiu os recursos de digitalização de um scanner compatível com TWAIN de desktop para qualquer local dentro do NetDocuments usando a opção Novo> Imagem digitalizada. O segredo aqui é que o NetDocuments chama o software do seu scanner específico para permitir que você personalize as configurações como 200 dpi, ambos os lados, etc., determine para qual formato de arquivo você deseja digitalizar, por exemplo, PDF, TIFF, JPEG, etc. . e se deve iniciar o OCR antes de ser importado para o NetDocuments. Usar o software do scanner local para fazer o OCR do documento permite que o texto dentro do documento seja pesquisável em texto total após ser importado para o NetDocuments.

O exemplo a seguir está digitalizando um documento usando uma impressora multifuncional e scanner de baixo custo $ 90 Kodak Hero 5.1. Seu scanner específico terá seu próprio software, então a interface será diferente do software Kodak abaixo, mas muitas das opções devem ser comuns. Essas opções incluem resolução (determina a qualidade da imagem e o tamanho do arquivo), cor, seja para OCR ou não, digitalize um ou ambos os lados das páginas que estão sendo digitalizadas (também conhecido como simplex ou duplex), se auto-endireitar, distorcer e outras imagens típicas opções.

Na primeira vez que usar este recurso, você será solicitado a acessar o NetDocuments Desktop Scanner Connector, que instala uma pequena quantidade de software no PC para interagir com o scanner. Após a sua aceitação, você verá apenas a caixa de diálogo acima para solicitar que seus documentos estejam prontos para digitalizar. Depois de clicar em Digitalizar agora, o software do scanner específico aparecerá para guiá-lo pelo processo de digitalização, definir as opções que deseja alterar e, depois de concluído, ser solicitado pelo NetDocuments para orientá-lo durante o processo de importação.

A maioria dos scanners é compatível com TWAIN, até mesmo o scanner $ 90 usado neste exemplo acima. TWAIN é um protocolo de software padrão e interface de programação de aplicativos (API) que regula a comunicação entre aplicativos de software e dispositivos de imagem, como scanners e câmeras digitais, e tem sido muito usado desde 1992. É importante notar, no entanto, que os scanners Fujitsu, com o botão de um toque não usam TWAIN e, portanto, esta opção não funcionará com alguns scanners Fujitsu (Fujitsu faz oferecem scanners compatíveis com TWAIN, além de seu toque único). Se você tiver um scanner Fujitsu, ainda poderá automatizar o processo de digitalização configurando o scanner Fujitsu para salvar a imagem digitalizada na pasta NetDocuments Auto Import, que pode ser ativada acessando as configurações pessoais do NetDocuments. O aplicativo NetDocuments Check In List precisa ser ativado (navegadores IE apenas), o que você faz acessando Programas, ou pode já estar aberto se você costuma abrir vários documentos no NetDocuments ou já fez check-out de documentos.

Este conector de digitalização de desktop requer o controle ActiveX do NetDocuments e o navegador IE. É possível fazê-lo funcionar com os navegadores Chrome ou Firefox e, supondo que o conector de digitalização de desktop NetDocuments já tenha sido instalado no computador, defina seu navegador Chrome como o navegador padrão, abra o software do scanner primeiro e vá para NetDocuments Novo > Opção de documento digitalizado usando o Chrome. Você pode continuar a varredura durante essa sessão. No futuro, faremos esse trabalho de forma mais intuitiva com outros navegadores.

Portanto, experimente esse novo recurso e diga-nos como funciona.