Swift Currie prosperando com NetDocuments Segurança flexível e fluxos de trabalho de documentos

Julho 20, 2022
Salt Lake City

O escritório de advocacia inovador, Swift, Currie, McGhee & Hiers, tem alguns anos de uso da plataforma em nuvem NetDocuments e melhorou o fluxo de trabalho do advogado, simplificando a forma como documentos e e-mails são armazenados, facilitando o acesso ao conteúdo e a capacidade de pesquisa e permitindo uma administração segura colaboração de documentos com clientes. A empresa está se aproximando da adoção de 100% pelos usuários.

De acordo com Wally Saunders, diretor de TI da Swift Currie e membro do comitê de avaliação e seleção de tecnologia da empresa, o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) anterior deixava muito a desejar. “Havia uma grande preocupação com o nosso antigo sistema. Os documentos podem ter versões diferentes em três ou quatro locais diferentes, então, quando alguém iniciou uma pesquisa de documentos, surgiram perguntas como se eu realmente estivesse vendo tudo ou mais informações localizadas em uma unidade de compartilhamento de rede? Na época, nos comprometemos com uma estratégia de nuvem em primeiro lugar, que incluía nosso DMS, e a NetDocuments provou ser mais vantajosa à medida que nos encaminhamos para a pandemia.”

Acrescentou Saunders: “Hoje temos a tranquilidade de saber que todo o nosso conteúdo – documentos, e-mails, etc. – acaba em uma única plataforma. Isso acelerou o uso e a adoção do sistema, especialmente em nossa atual realidade de trabalho híbrido. É muito mais fácil para nossa equipe localizar documentos em um gabinete específico de clientes, e as pessoas não perdem tempo tentando rastrear documentos. Eu diria que 99%-100% da empresa usa a plataforma. Universalmente, todo mundo toca o NetDocuments em um ponto ou outro.”

The firm’s users credit ndMail for adding to the completeness and integrity of the DMS by making it simple to store and find emails. Saunders notes, “Predictive filing capabilities help us ensure everything resides in one place, and case transfers are now a seamless transition.”

Saunders e sua equipe adicionaram recentemente Gerenciador de segurança do espaço de trabalho (WSM) para ajudar a facilitar a administração dos requisitos de segurança e governança de dados do cliente, com a intenção de excluir o acesso de indivíduos específicos ou conceder acesso especial. Com o WSM, eles estão simplificando o gerenciamento de segurança, permissões e políticas. Se o Swift Currie precisa identificar uma grande quantidade de assuntos e excluir o acesso de usuários específicos ou fornecer acesso somente visualização a grupos selecionados a um grande conjunto de documentos, o WSM está facilitando a aplicação de medidas de segurança elevadas para suas necessidades comerciais exclusivas, simplificando fluxos de trabalho adicionais.

“Independentemente dos requisitos de nossos clientes, agora podemos atribuir vários níveis de acesso em questão de segundos. Estamos cada vez mais vendo isso como uma necessidade crescente, por isso é reconfortante oferecer isso dentro do ambiente NetDocuments familiar e seguro”, observou Saunders.

“Estamos entusiasmados em ver o Swift Currie aproveitar ao máximo o conjunto de recursos da NetDocuments para permitir que sua equipe e clientes trabalhem juntos de forma mais produtiva”, acrescentou Dan Hauck, diretor de produtos da NetDocuments. “Nossas inovações de produtos, incluindo vários avanços de segurança, são desenvolvidas estrategicamente em parceria com nossos clientes, por isso é gratificante ver clientes como Swift Currie prosperarem.”

Saunders conclui: “As necessidades de nossos usuários e clientes impulsionam nosso ritmo de inovação, especialmente quando analisamos 'o que vem a seguir' com uma plataforma aberta como a NetDocuments. Caso em questão, nosso uso do Workspace Security Manager traz consigo uma facilidade com a qual agora podemos conceder diferentes níveis de acesso a grandes quantidades de arquivos e assuntos. É um ganho para a nossa empresa e para os clientes que atendemos.”

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