Innovative law firm, Swift, Currie, McGhee & Hiers, is a few years into its NetDocuments cloud platform use, and they have improved attorney workflow by streamlining how documents and emails are stored, easing content access and searchability, and enabling securely governed document collaboration with clients. The firm is nearing 100% user adoption.
De acordo com Wally Saunders, diretor de TI da Swift Currie e membro do comitê de avaliação e seleção de tecnologia da empresa, o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) anterior deixava muito a desejar. “Havia uma grande preocupação com o nosso antigo sistema. Os documentos podem ter versões diferentes em três ou quatro locais diferentes, então, quando alguém iniciou uma pesquisa de documentos, surgiram perguntas como se eu realmente estivesse vendo tudo ou mais informações localizadas em uma unidade de compartilhamento de rede? Na época, nos comprometemos com uma estratégia de nuvem em primeiro lugar, que incluía nosso DMS, e a NetDocuments provou ser mais vantajosa à medida que nos encaminhamos para a pandemia.”
Acrescentou Saunders: “Hoje temos a tranquilidade de saber que todo o nosso conteúdo – documentos, e-mails, etc. – acaba em uma única plataforma. Isso acelerou o uso e a adoção do sistema, especialmente em nossa atual realidade de trabalho híbrido. É muito mais fácil para nossa equipe localizar documentos em um gabinete específico de clientes, e as pessoas não perdem tempo tentando rastrear documentos. Eu diria que 99%-100% da empresa usa a plataforma. Universalmente, todo mundo toca o NetDocuments em um ponto ou outro.”
The firm’s users credit ndmail for adding to the completeness and integrity of the DMS by making it simple to store and find emails. Saunders notes, “Predictive filing capabilities help us ensure everything resides in one place, and case transfers are now a seamless transition.”
Saunders and his team recently added Workspace Security Manager (WSM) to help ease administration of client data security and governance requirements, with the intent of excluding access for specific individuals or granting special access. With WSM, they are simplifying security management, permissions, and policies. Whether Swift Currie needs to identify a bulk of matters and exclude specific user access or provide select groups view-only access to a large set of documents, WSM is making it easy to apply elevated security measures for their unique business needs while streamlining additional workflows.
“Independentemente dos requisitos de nossos clientes, agora podemos atribuir vários níveis de acesso em questão de segundos. Estamos cada vez mais vendo isso como uma necessidade crescente, por isso é reconfortante oferecer isso dentro do ambiente NetDocuments familiar e seguro”, observou Saunders.
“Estamos entusiasmados em ver o Swift Currie aproveitar ao máximo o conjunto de recursos da NetDocuments para permitir que sua equipe e clientes trabalhem juntos de forma mais produtiva”, acrescentou Dan Hauck, diretor de produtos da NetDocuments. “Nossas inovações de produtos, incluindo vários avanços de segurança, são desenvolvidas estrategicamente em parceria com nossos clientes, por isso é gratificante ver clientes como Swift Currie prosperarem.”
Saunders conclui: “As necessidades de nossos usuários e clientes impulsionam nosso ritmo de inovação, especialmente quando analisamos 'o que vem a seguir' com uma plataforma aberta como a NetDocuments. Caso em questão, nosso uso do Workspace Security Manager traz consigo uma facilidade com a qual agora podemos conceder diferentes níveis de acesso a grandes quantidades de arquivos e assuntos. É um ganho para a nossa empresa e para os clientes que atendemos.”
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Jobst Elster
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