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Alcançar 90% de adoção do usuário apenas três dias após a implementação de um novo sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma conquista impressionante ... especialmente quando você tem mais 750 usuários internos para embarcar no meio de uma pandemia global.
Felizmente, a Ice Miller sabe uma ou duas coisas sobre como esmagar totalmente o gerenciamento de mudanças com uma grande equipe, e eles generosamente compartilharam suas percepções arduamente conquistadas para uma implementação DMS ultra-suave. Aqui estão sete de suas melhores dicas para ajudá-lo a começar a correr e a iniciar a adoção por sua empresa:
Confira o estudo de caso da Ice Miller para o história completa!
Antes de começar a lidar com uma grande mudança, como substituir o DMS, é importante envolver as pessoas certas e investir no processo desde o início.
“Tivemos um grande grupo de pessoas envolvidas na seleção e aprovação antes mesmo de chegarmos ao estágio de implementação”, disse Kelly Kaustky, gerente de projetos de TI da Ice Miller. “A empresa estava clamando por um novo [DMS] por anos e tínhamos as pessoas certas defendendo esse projeto."
Nem toda organization terá seu plano de implementação interrompido por uma pandemia como o Ice Miller, mas a preparação para possíveis soluços pode ajudá-lo a permanecer no caminho certo - não importa o que aconteça.
“Permitir que haja tempo suficiente para que as coisas dêem errado é importante”, diz Steve Johnson, Diretor de Aplicativos da Ice Miller. “Ninguém planejou algo como COVID- 19 quando ele apareceu. Mas você precisa ter a capacidade de recuar, reagrupar e olhar criticamente para o que é necessário para realizar o que precisa ser feito. ”
“Não tomamos nenhum atalho neste projeto e eu realmente acho que essa é uma das razões pelas quais estamos sorrindo e felizes”, ele continua. “É um grande investimento de tempo, esforço e dinheiro migrar um DM empresarial. Não é algo para se tomar de ânimo leve. ”
É o seguinte: obter um novo DMS é sua oportunidade de começar do zero e configurar tudo para obter o máximo de impacto e produtividade. Esse processo exige esforço e pode ser fácil voltar ao modo como você sempre fez as coisas. Aproveite a oportunidade de fazer certo!
“Eu recomendaria pensar muito sobre como configurar seu novo mundo DM. É importante que você não repita os erros do ambiente DM anterior ”, diz Steve.
Claro, às vezes você aprende as coisas da maneira mais difícil:
“Tomamos algumas decisões menores que, em retrospectiva, poderíamos ter feito de forma diferente”, admite Steve. “Fomos aconselhados pelo parceiro de implementação Kraft Kennedy a fazer as coisas de uma maneira, mas decidimos seguir o caminho que queríamos.
Seis meses depois, acho que todos concordamos que provavelmente deveríamos ter seguido o caminho que a Kraft nos disse ”, ele ri.
Felizmente para a Ice Miller, essas decisões não tiveram grandes consequências. No entanto, a lição aprendida é clara: confie na experiência de seu parceiro de implementação.
Antes de implantar o NetDocuments para toda a empresa, a Ice Miller montou um grande grupo piloto para ajudá-los a testar o software e identificar quaisquer pontos problemáticos para que estivessem prontos no dia da implementação.
“Tínhamos um piloto grande, então podíamos realmente dar um chute forte nos pneus”, diz Kelly. “Tínhamos parceiros, associados e membros da equipe no piloto. Lançamos uma grande rede, por assim dizer, para nos certificar de que éramos representativos da empresa ”.
“Antes de decidirmos seguir em frente, nos certificamos de fazer testes completos, que acomodamos para quaisquer necessidades especiais para classificações de grupo de prática”, explica ela. “Recebemos muitos comentários bons.”
A equipe também passou por várias iterações de validação e verificação de que todos os seus documentos foram recebidos corretamente, de forma que, quando fosse a hora de migrar seus 23 milhões de documentos e e-mails, o processo ocorresse sem problemas.
Quando a equipe estava pronta para implementar o NetDocuments em toda a empresa, a Ice Miller queria que todos começassem a trabalhar o mais rápido possível. Para ajudar a conseguir isso, eles encontraram um parceiro de treinamento na Encoretech.
“Ter instrutores experientes que são excelentes no que fazem é fundamental”, diz Brian Podolsky, da Kraft Kennedy. “Você pode ter um ótimo design técnico e uma área de trabalho que não trava, mas se os advogados não souberem como encontrar documentos, salvar ou organize - se eles não entenderem as capacidades do que é dado a eles - é não vai ser um projeto de sucesso. ”
Acima de tudo, a chave para uma implementação bem-sucedida é reunir equipes famosas e trabalhar em prol de um objetivo comum.
“Foi um grande esforço de equipe”, diz Kelly. “TI, governança de informações, equipe de treinamento, equipe de aplicativos, equipe de infraestrutura e suporte técnico: trabalhamos em conjunto com a Kraft Kennedy e a Encoretech para tornar isso um sucesso.
E não há dúvida sobre isso - a experiência de Ice Miller tem sido um enorme sucesso.
Quer ouvir a história completa de como a Ice Miller alcançou 90% de adoção do usuário nos primeiros três dias depois de implementar o NetDocuments? Confira o estudo de caso!
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