AI Responsibly with ndMAX
AIIM é a Association of Intelligent Information Management, e sua principal missão é ajudar as organizações a melhorar o desempenho, transformando a forma como as informações são gerenciadas. AIIM fornece pesquisa independente, treinamento e certificação para mais de 155,000 membros.
A equipe da NetDocuments patrocinou e subscreveu o relatório de pesquisa anual da AIIM nos últimos dois anos. Recentemente, como acompanhamento do 2022 relatório de observação da indústria, a NetDocuments e a AIIM produziram um webinar conjunto abordando o tópico de risco de negócios versus valor de negócios no contexto de gerenciamento de informações.
No webinar, fui acompanhado por Peggy Winton, presidente e CEO da AIIM. Focamos em avaliar o valor derivado da informação em comparação com o risco do negócio inerente a ela ser mal gerenciada ou não ser gerenciada. Há um grande valor na informação, mas somente se for relevante e estiver sendo usada de forma produtiva para beneficiar o seu negócio. Por exemplo, com informações comumente referidas como ROT (Redundant, Outdated, Trivial) há um baixo valor e alto risco associado. Sem entender exatamente em que consistem as informações ou o objetivo comercial pretendido, elas podem apresentar ameaças legais e regulatórias, além de consumir espaço desnecessário.
Por muitos anos, a AIIM adotou uma abordagem altamente teórica – defendendo os maravilhosos benefícios de um bom gerenciamento de informações para os resultados financeiros de uma empresa nos mais altos níveis estratégicos. Essa abordagem certamente gerou boas conversas nos negócios onde eu estava tentando aplicá-la como membro da AIIM. Por exemplo, o AIIM se esforçou muito para explicar os benefícios de uma estratégia de Enterprise Content Management (ECM). Meu último trabalho no Reino Unido foi como gerente de programa de uma iniciativa de ECM que era vista como transformação digital, embora o termo popular ainda não tivesse sido cunhado. Ao me mudar para o Canadá, fui contratado como consultor interno de estratégia de ECM em um banco muito grande – então a teoria certamente estava sendo aplicada por algumas organizações.
Além dos benefícios do ECM, um tema que seria constantemente recorrente na busca de orçamento para financiar iniciativas de gestão da informação seria o compliance, juntamente com o papel da gestão da informação para o cumprimento das metas de compliance. Isso pode incluir a conformidade regulatória específica aplicada a um setor regulamentado, como bancos, ou pode ser conformidade com leis de privacidade, política interna de gerenciamento de registros ou outras regras e regulamentos nacionais, setoriais ou específicos do setor. Sem boas práticas, políticas e sistemas de gerenciamento de informações, as organizações ficam vulneráveis a riscos, e isso não deve ser usado como uma tática de medo pelos provedores de ECM para deixar de fornecer boas soluções com base em preços.
Usando as grandes mudanças em todos os tipos de indústrias provocadas pela pandemia global, juntamente com o relatório de pesquisa anual 2021, Peggy concentrou-se em saber se os esforços de gerenciamento de informações eram vistos pela empresa como agregando valor e se as estratégias de gerenciamento de informações estavam totalmente alinhadas com Estratégias de negócios.
No relatório do setor, os entrevistados da pesquisa deram notas tristemente baixas para suas organizações, com média de C menos. A pesquisa 2022 seguiu o mesmo caminho. Os pesquisados responderam novamente que o setor de gerenciamento de informações como um todo estava carente de seu esforço para atingir as metas de negócios. Então, Peggy nos repreendeu na 2022 conferência AIIM em Denver, concentrando sua palestra em deixar de vender por medo, abordando riscos e conformidade e promovendo as vantagens que poderíamos trazer para os negócios ajudando as unidades de negócios a gerar receita e margem.
Minha resposta pessoal a isso foi o infográfico que você pode encontrar no link aqui. Embora nem todas as indústrias sejam fortemente regulamentadas e vender as vantagens de uma boa informação com base na conformidade nem sempre seja um ótimo conceito, todas as empresas precisam lidar com o risco do negócio. É minha opinião que realmente fazer um bom trabalho de gerenciamento de informações reduz o risco do negócio como uma vantagem mínima e, quando focado nos problemas certos, pode adicionar um potencial considerável para gerar receita.
Desenvolvi a matriz simples que você encontra no infográfico como ponto de partida para discutir o risco do negócio versus o valor do negócio no contexto da gestão da informação. Não é uma ferramenta complexa ou excessivamente sofisticada, mas esperamos que seja útil para os leitores como ponto de partida para conversas internas com as partes interessadas apropriadas. Durante o recente webinar com o AIIM, pesquisamos os participantes e a maioria achou a matriz simples muito benéfica, como espero que você também goste.
Os clientes da NetDocuments tomaram medidas para implementar o gerenciamento de informações e documentos com nossa plataforma de nuvem segura. O risco de negócios é gerenciado garantindo que os documentos não sejam dispersos ou não sejam gerenciados em compartilhamentos de arquivos, desktops, caixas de entrada e outros sistemas e repositórios de origem diferentes.
A NetDocuments fornece recursos e funcionalidades adicionais por meio de nossa solução que aprimoram o gerenciamento de informações e permitem que seus processos de negócios sejam eficientes e produtivos, agregando valor comercial e gerando receita, além de reduzir riscos.
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Sobre o autor: Jed Cawthorne é um gerente de produto principal da NetDocuments. Ele está ativamente envolvido na inovação e gerenciamento de produtos e trabalha em estreita colaboração com os clientes para garantir serviços e produtos de qualidade e uma experiência do usuário acima e além. Jed é membro da comunidade AIIM há mais de 20 anos. Ele é um Certified Information Professional (CIP) de longa data e este ano, ele teve a honra distinta de ser introduzido no AIIM Company of Fellows. A AIIM define os Fellows como um grupo de membros que fizeram contribuições através de novos campos de educação, aplicativos, publicações ou voluntariado que beneficiaram materialmente o crescimento da indústria de gerenciamento inteligente de informações (IIM).
