AI Responsibly with ndMAX
AIIM é a Association of Intelligent Information Management, e sua principal missão é ajudar as organizações a melhorar o desempenho, transformando a forma como as informações são gerenciadas. AIIM fornece pesquisa independente, treinamento e certificação para mais de 155,000 membros.
A equipe da NetDocuments patrocinou e subscreveu o relatório de pesquisa anual da AIIM nos últimos dois anos. Recentemente, como acompanhamento do 2022 relatório de observação da indústria, a NetDocuments e a AIIM produziram um webinar conjunto abordando o tópico de risco de negócios versus valor de negócios no contexto de gerenciamento de informações.
No webinar, fui acompanhado por Peggy Winton, presidente e CEO da AIIM. Focamos em avaliar o valor derivado da informação em comparação com o risco do negócio inerente a ela ser mal gerenciada ou não ser gerenciada. Há um grande valor na informação, mas somente se for relevante e estiver sendo usada de forma produtiva para beneficiar o seu negócio. Por exemplo, com informações comumente referidas como ROT (Redundant, Outdated, Trivial) há um baixo valor e alto risco associado. Sem entender exatamente em que consistem as informações ou o objetivo comercial pretendido, elas podem apresentar ameaças legais e regulatórias, além de consumir espaço desnecessário.
Por muitos anos, a AIIM adotou uma abordagem altamente teórica – defendendo os maravilhosos benefícios de um bom gerenciamento de informações para os resultados financeiros de uma empresa nos mais altos níveis estratégicos. Essa abordagem certamente gerou boas conversas nos negócios onde eu estava tentando aplicá-la como membro da AIIM. Por exemplo, o AIIM se esforçou muito para explicar os benefícios de uma estratégia de Enterprise Content Management (ECM). Meu último trabalho no Reino Unido foi como gerente de programa de uma iniciativa de ECM que era vista como transformação digital, embora o termo popular ainda não tivesse sido cunhado. Ao me mudar para o Canadá, fui contratado como consultor interno de estratégia de ECM em um banco muito grande – então a teoria certamente estava sendo aplicada por algumas organizações.
Além dos benefícios do ECM, um tema que seria constantemente recorrente na busca de orçamento para financiar iniciativas de gestão da informação seria o compliance, juntamente com o papel da gestão da informação para o cumprimento das metas de compliance. Isso pode incluir a conformidade regulatória específica aplicada a um setor regulamentado, como bancos, ou pode ser conformidade com leis de privacidade, política interna de gerenciamento de registros ou outras regras e regulamentos nacionais, setoriais ou específicos do setor. Sem boas práticas, políticas e sistemas de gerenciamento de informações, as organizações ficam vulneráveis a riscos, e isso não deve ser usado como uma tática de medo pelos provedores de ECM para deixar de fornecer boas soluções com base em preços.
Usando as grandes mudanças em todos os tipos de indústrias provocadas pela pandemia global, juntamente com o relatório de pesquisa anual 2021, Peggy concentrou-se em saber se os esforços de gerenciamento de informações eram vistos pela empresa como agregando valor e se as estratégias de gerenciamento de informações estavam totalmente alinhadas com Estratégias de negócios.
No relatório do setor, os entrevistados da pesquisa deram notas tristemente baixas para suas organizações, com média de C menos. A pesquisa 2022 seguiu o mesmo caminho. Os pesquisados responderam novamente que o setor de gerenciamento de informações como um todo estava carente de seu esforço para atingir as metas de negócios. Então, Peggy nos repreendeu na 2022 conferência AIIM em Denver, concentrando sua palestra em deixar de vender por medo, abordando riscos e conformidade e promovendo as vantagens que poderíamos trazer para os negócios ajudando as unidades de negócios a gerar receita e margem.
My personal response to this was the infographic you can find linked here. While not all industries are heavily regulated and selling the advantages of good information based on compliance is not always a great concept, all businesses have to deal with business risk. It is my contention that actually doing a good job of managing information reduces business risk as a minimal advantage, and when focused on the right problems can add considerable potential to generate revenue.
Desenvolvi a matriz simples que você encontra no infográfico como ponto de partida para discutir o risco do negócio versus o valor do negócio no contexto da gestão da informação. Não é uma ferramenta complexa ou excessivamente sofisticada, mas esperamos que seja útil para os leitores como ponto de partida para conversas internas com as partes interessadas apropriadas. Durante o recente webinar com o AIIM, pesquisamos os participantes e a maioria achou a matriz simples muito benéfica, como espero que você também goste.
Os clientes da NetDocuments tomaram medidas para implementar o gerenciamento de informações e documentos com nossa plataforma de nuvem segura. O risco de negócios é gerenciado garantindo que os documentos não sejam dispersos ou não sejam gerenciados em compartilhamentos de arquivos, desktops, caixas de entrada e outros sistemas e repositórios de origem diferentes.
A NetDocuments fornece recursos e funcionalidades adicionais por meio de nossa solução que aprimoram o gerenciamento de informações e permitem que seus processos de negócios sejam eficientes e produtivos, agregando valor comercial e gerando receita, além de reduzir riscos.
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About the Author: Jed cawthorne is a Principal Product Manager at NetDocuments. He is actively involved in product innovation and management and works closely with customers to ensure quality service, products, and an above and beyond user experience. Jed has been a member of the AIIM community for over 20 years. He is a long-standing Certified Information Professional (CIP) and this year, he had the distinct honor of being inducted into the AIIM Company of Fellows. AIIM defines the Fellows as a group of members who have made contributions through new fields of education, applications, publications, or volunteerism which have materially benefitted the growth of the intelligent information management (IIM) industry.
