Adoção de DMS: Parte 3 de 3: Reconhecendo 4 possíveis bandeiras vermelhas

Por:
Chad johnston
Julho 20, 2020

O produto de trabalho de uma empresa são seus documentos, e como esses documentos são gerenciados é fundamental para a produtividade e o atendimento ao cliente de primeira classe. Quando há um gerenciamento uniforme de documentos, os fluxos de trabalho se tornam mais agilizados e surge uma maneira simplificada e moderna de trabalhar. Uma mudança em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pode ser uma das coisas mais impactantes para um escritório de advocacia ou equipe jurídica corporativa experimentar, embora seja um desafio para alguns usuários. Reconhecer as bandeiras vermelhas e examinar as razões por trás delas pode fornecer as respostas para superá-las.

Sinalizador vermelho nº 1: os usuários não entendem nem se alinham com a necessidade

Se você deseja que as pessoas mudem um determinado comportamento, como a adoção do uso de um novo DMS, uma das primeiras coisas que você precisa realizar é ajudá-los a compreender o Por quê por trás da mudança. Na nossa primeiro artigo desta série, dissemos “SEMPRE comece com POR QUÊ”. Se as pessoas podem entender - e até mesmo abraçar - o Por quê por trás de uma mudança, eles estão mais bem posicionados para assumir uma posição de apoio, porque eles podem ver o que isso traz para si mesmos, ou talvez, o que isso traz para a organização. Do contrário, as pessoas se tornam mais propensas a assumir uma posição adversária porque não sabem o porquê da mudança e podem presumir que estão sendo forçadas a fazer algo que - de sua verdadeira perspectiva - tem um impacto negativo em sua produtividade.

Bandeira vermelha nº 2 - Falta de patrocínio

Quando possível, a maior parte da comunicação sobre a mudança deve vir da posição mais alta possível dentro da organização - o CEO, o sócio-gerente, o presidente da empresa, etc. Um erro comum é ter muitas comunicações vindas do departamento de TI. Para que as pessoas entendam adequadamente o Por quê, eles precisam ver como sua adoção pessoal do novo DMS afeta os negócios da empresa. Esta não é uma iniciativa de TI. Esta é uma iniciativa organizacional e tem impacto direto nas operações da empresa. A liderança firme deve ser a campeã dessa comunicação (mesmo que a TI tenha preparado a comunicação em seu nome) e eles precisam praticar o que pregam. Eles devem demonstrar sua adoção para o público mais amplo e conectar seu apoio aos objetivos de negócios - como valores centrais, planos estratégicos ou a visão geral da empresa. Peça-lhes que respondam à pergunta: "Como essa mudança nos deixa mais perto de ser quem queremos ser?"

Sinalizador vermelho nº 3 - os usuários não se envolvem com o treinamento

O treinamento pode ser prejudicado por vários motivos - o usuário experimenta uma sobrecarga de treinamento devido ao excesso de informações, o treinamento é focado em tudo o que o usuário poderia sabem ao invés do que eles precisava saber, ou o método de entrega não foi conveniente ou relevante para o usuário. Dependendo de onde você vem e para onde está indo, os usuários podem apresentar baixa adoção simplesmente porque não sabem como usar o DMS. Esse é, claro, o motivo pelo qual temos treinamento! Portanto, o plano de treinamento deve atender às necessidades dos usuários - não dos treinadores, nem da equipe do projeto. Pesquise usuários, utilize grupos de foco e obtenha uma compreensão das funções e demandas essenciais de cada pessoa. Só então um plano de treinamento relevante e útil pode ser implementado. Mesmo se seu último grande projeto saiu sem problemas, não negligencie essa descoberta.

Sinalizador vermelho nº 4 - Os riscos de não mudar não são reconhecidos

O termo “conseqüência” é freqüentemente interpretado como punitivo. Esse não é o sentimento que queremos buscar aqui. Em vez disso, se houver motivos para usar a nova forma, provavelmente há motivos para não use a maneira antiga. Coisas como colaboração, mobilidade, confiabilidade, economia e segurança - ou a falta delas - podem apresentar riscos organizacionais ou pessoais. Não ser capaz de enviar um link seguro para um cliente pode ser um risco. Não ter toda a empresa no mesmo sistema pode ser um risco. Nem todos os riscos são óbvios e alguns - talvez todos - os riscos precisam ser comunicados. Às vezes, as pessoas não adotam porque não entendem o custo de oportunidade da não adoção.

Procure essas bandeiras vermelhas antes, durante e depois da implantação do DMS. Embora seja melhor pensar sobre todas essas coisas antes da implantação, nunca é tarde para começar a fazer coisas boas. Se você tiver pouca adoção, trate de um problema de cada vez e dê aos usuários o tempo que eles precisam para mudar.

Artigo escrito por Chad Johnston, Consultor de Gestão de Mudanças da Travelling Coaches

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