DMS Adoption

Adoção de DMS: os detalhes estão em seus dados, parte 2 de 3

Por:
Carolyn Humpherys
Postado em:
Julho 13, 2020

Without goals and measurements in place, it’s hard to know if you have hit the mark or need to change course. Collecting and analyzing data can help plot a purposeful path and provide guidance for steering a project or initiative forward – such as implementing a document management system (DMS).

Você vai querer começar sua implantação com o pé direito, definindo metas e identificando as métricas para medir o sucesso em cada estágio do projeto. Por ter metas SMART (Sespecífico no que você está tentando alcançar, garantindo que seja Measurable e UMAtangível, Relevado para o negócio, e ter um Timeframe), você pode facilitar a identificação e o rastreamento das métricas apropriadas que estão diretamente relacionadas às suas metas. [i]

O ANTES DO ESTÁGIO

Conheça o seu ponto de partida. Nos estágios iniciais do projeto, conduza pesquisas, grupos de foco e entrevistas em toda a organização para informar sua equipe de integração, bem como sua estratégia de comunicação e aprendizagem. Coletar pontos de dados de linha de base para uso de sistemas, necessidades e problemas antes da implantação é necessário ter algo para comparar com os números pós-implantação. Você não saberá até onde moveu a agulha se não souber onde ela começou.

Verifique sua posição atual. As comunicações iniciais são parte de uma estratégia de gerenciamento de mudança eficaz para eliminar a confusão e reduzir o retrocesso [ii], bem como uma estratégia de aprendizagem robusta para estabelecer a base inicial do conhecimento. [Iii] Medir a reação das pessoas às mensagens e ao pré-aprendizado pode ser um indicador inicial de sua intenção de abraçar a mudana. [iv] Uma maneira de medir as reações é reunir evidências anedóticas:

  • Ao compartilhar detalhes da mudança, observe e observe a linguagem corporal e o tom das pessoas. As cabeças acenam ou balançam? Rostos sorriem ou franzem a testa? As perguntas são curiosas ou desafiadoras? O tom é positivo ou negativo?
  • Aproveite os patrocinadores e supervisores para verificar com suas equipes e coletar feedback. Perguntas simples como: “Você viu / ouviu a mensagem? Qual é a sua reação? Que perguntas ou preocupações você tem? O que você gostou / não gostou? ” abra a porta para discussão.

Seja ágil. Avalie a emoção por trás das respostas. A confusão indica que as pessoas não sabem por que a mudança está acontecendo, enquanto a resistência indica que as pessoas não entendem como a mudança irá beneficiá-los ou afetá-los. [V] Ao diagnosticar as deficiências de seus esforços de comunicação com antecedência, você tem tempo para ser ágil e corrija o curso antes da implantação.

O ESTÁGIO DURANTE

Envolva os alunos. Como treinador, no momento de aprender, faça perguntas abertas para medir a compreensão e o conhecimento do público. [Vi] Acompanhe as perguntas e compartilhe-as com a equipe do projeto, use-as para criar uma lista de perguntas frequentes ou base de conhecimento. Se você perceber que uma pessoa tem um número excessivo de perguntas, notifique a equipe de suporte de que a pessoa pode precisar de um pouco mais de atenção.

Procure tendências. Durante e após o treinamento, rastreie e procure tendências em questões ou problemas. Isso pode indicar a necessidade de ajustar o treinamento, fornecer um workshop just-in-time ou criar conteúdo adicional. Planeje a possibilidade de que novas necessidades possam surgir. É normal que, ao fazer algo pela primeira vez, surjam mais perguntas. Espere um aumento nas chamadas de helpdesk e suporte durante a primeira semana e diminuindo a cada dia. Este é um indicador de aplicação e mudança comportamental. [Vii] As perguntas também podem mudar para um nível mais avançado conforme as pessoas aumentam seu uso - outra indicação positiva - então considere ter um plano para codificar o nível das perguntas.

A FASE DEPOIS

Execute novamente os relatórios de uso do sistema. Uma semana, duas semanas, um mês, três meses e seis meses após a implantação, execute novamente os relatórios de uso do sistema e compare com o relatório anterior. [Viii]

Analise e aja. Não colete dados pelos dados, mas analise e tire conclusões deles -em seguida, tome as medidas adequadas.

Mantenha as pessoas responsáveis. O que é medido é feito. Aproveite os patrocinadores e supervisores para conduzir entrevistas, entrar em contato com os funcionários, observar o comportamento e incentivar a conformidade para reforçar a mudança conforme necessário.

Quantifique e qualifique os dados. Com o tempo, os dados começam a contar uma história. Procure os principais indicadores de sucesso, como conformidade usando o novo sistema, tempo de processamento, pontuação de satisfação do funcionário, menos relatórios de incidentes críticos e resultados de auditoria. [Ix]

O sucesso por trás do cumprimento de metas é amplamente determinado por quão bem eles são definidos e medidos. O poder dos dados está nos detalhes e no que escolhemos fazer com esse conhecimento. Deixe que os dados sejam sua luz guia em cada estágio de um projeto para garantir uma transição suave e um resultado positivo.

De Carolyn Humpherys, Consultora de Gestão de Aprendizagem e Mudança da Travelling Coaches

[i] Metas inteligentes

[ii] Modelo ADKAR da Prosci para Mudança

[iii] Taxonomia de Bloom

[iv] Quatro níveis de avaliação de Kirkpatrick - Nível 1

[v] Modelo ADKAR Gap

[vi] Nível de Kirkpatrick 2

[vii] Nível de Kirkpatrick 3

[viii] Nível de Kirkpatrick 3

[ix] Nível de Kirkpatrick 4

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