Adoção de DMS: os detalhes estão em seus dados, parte 2 de 3

Sem metas e medições definidas, é difícil saber se você atingiu o alvo ou precisa mudar de rumo. Coletar e analisar dados pode ajudar a traçar um caminho intencional e fornecer orientação para conduzir um projeto ou iniciativa adiante – como a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS).

Você vai querer começar sua implantação com o pé direito, definindo metas e identificando as métricas para medir o sucesso em cada estágio do projeto. Por ter metas SMART (Sespecífico no que você está tentando alcançar, garantindo que seja Measurable e UMAtangível, Relevado para o negócio, e ter um Timeframe), você pode facilitar a identificação e o rastreamento das métricas apropriadas que estão diretamente relacionadas às suas metas. [i]

O ANTES DO ESTÁGIO

Conheça o seu ponto de partida. Nos estágios iniciais do projeto, conduza pesquisas, grupos de foco e entrevistas em toda a organization para informar sua equipe de integração, bem como sua estratégia de comunicação e aprendizagem. Coletar pontos de dados de linha de base para uso de sistemas, necessidades e problemas antes da implantação é necessário ter algo para comparar com os números pós-implantação. Você não saberá até onde moveu a agulha se não souber onde ela começou.

Verifique sua posição atual. As comunicações iniciais são parte de uma estratégia de gerenciamento de mudança eficaz para eliminar a confusão e reduzir o retrocesso [ii], bem como uma estratégia de aprendizagem robusta para estabelecer a base inicial do conhecimento. [Iii] Medir a reação das pessoas às mensagens e ao pré-aprendizado pode ser um indicador inicial de sua intenção de abraçar a mudana. [iv] Uma maneira de medir as reações é reunir evidências anedóticas:

• Ao compartilhar detalhes da mudança, observe e observe a linguagem corporal e o tom das pessoas. As cabeças acenam ou balançam? Rostos sorriem ou franzem a testa? As perguntas são curiosas ou desafiadoras? O tom é positivo ou negativo?
• Aproveite os patrocinadores e supervisores para verificar com suas equipes e coletar feedback. Perguntas simples como: “Você viu / ouviu a mensagem? Qual é a sua reação? Que perguntas ou preocupações você tem? O que você gostou / não gostou? ” abra a porta para discussão.

Seja ágil. Avalie a emoção por trás das respostas. A confusão indica que as pessoas não sabem por que a mudança está acontecendo, enquanto a resistência indica que as pessoas não entendem como a mudança irá beneficiá-los ou afetá-los. [V] Ao diagnosticar as deficiências de seus esforços de comunicação com antecedência, você tem tempo para ser ágil e corrija o curso antes da implantação.

O ESTÁGIO DURANTE

Envolva os alunos. Como treinador, no momento de aprender, faça perguntas abertas para medir a compreensão e o conhecimento do público. [Vi] Acompanhe as perguntas e compartilhe-as com a equipe do projeto, use-as para criar uma lista de perguntas frequentes ou base de conhecimento. Se você perceber que uma pessoa tem um número excessivo de perguntas, notifique a equipe de suporte de que a pessoa pode precisar de um pouco mais de atenção.

Procure tendências. Durante e após o treinamento, rastreie e procure tendências em questões ou problemas. Isso pode indicar a necessidade de ajustar o treinamento, fornecer um workshop just-in-time ou criar conteúdo adicional. Planeje a possibilidade de que novas necessidades possam surgir. É normal que, ao fazer algo pela primeira vez, surjam mais perguntas. Espere um aumento nas chamadas de helpdesk e suporte durante a primeira semana e diminuindo a cada dia. Este é um indicador de aplicação e mudança comportamental. [Vii] As perguntas também podem mudar para um nível mais avançado conforme as pessoas aumentam seu uso - outra indicação positiva - então considere ter um plano para codificar o nível das perguntas.

A FASE DEPOIS

Execute novamente os relatórios de uso do sistema. Uma semana, duas semanas, um mês, três meses e seis meses após a implantação, execute novamente os relatórios de uso do sistema e compare com o relatório anterior. [Viii]

Analise e aja. Não colete dados pelos dados, mas analise e tire conclusões deles -em seguida, tome as medidas adequadas.

Mantenha as pessoas responsáveis. O que é medido é feito. Aproveite os patrocinadores e supervisores para conduzir entrevistas, entrar em contato com os funcionários, observar o comportamento e incentivar a conformidade para reforçar a mudança conforme necessário.

Quantifique e qualifique os dados. Com o tempo, os dados começam a contar uma história. Procure os principais indicadores de sucesso, como conformidade usando o novo sistema, tempo de processamento, pontuação de satisfação do funcionário, menos relatórios de incidentes críticos e resultados de auditoria. [Ix]

O sucesso por trás do cumprimento de metas é amplamente determinado por quão bem eles são definidos e medidos. O poder dos dados está nos detalhes e no que escolhemos fazer com esse conhecimento. Deixe que os dados sejam sua luz guia em cada estágio de um projeto para garantir uma transição suave e um resultado positivo.

De Carolyn Humpherys, Consultora de Gestão de Aprendizagem e Mudança da Travelling Coaches

[i] Metas inteligentes

[ii] Modelo ADKAR da Prosci para Mudança

[iii] Taxonomia de Bloom

[iv] Quatro níveis de avaliação de Kirkpatrick - Nível 1

[v] Modelo ADKAR Gap

[vi] Nível de Kirkpatrick 2

[vii] Nível de Kirkpatrick 3

[viii] Nível de Kirkpatrick 3

[ix] Nível de Kirkpatrick 4