Imagem de close-up de uma mão digitando em um laptop com ícones de pasta pairando acima.

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Como o e-mail preditivo melhora a governança das informações do escritório de advocacia

Por:
A Equipe NetDocuments
Janeiro 19, 2016

Não há dúvida sobre isso: a governança de informações eficaz é uma tarefa enorme, e o e-mail continua sendo um dos conteúdos mais difíceis (embora importantes) de gerenciar.

Desde a transferência de conhecimento bem-sucedida até a classificação e conformidade corretas, o e-mail traz um conjunto único de desafios para a estratégia de gerenciamento de conteúdo de uma empresa. A maneira como o e-mail é tratado em toda a empresa em termos de armazenamento, marcação, arquivamento e colaboração pode apoiar ou atrapalhar essa estratégia.

Há muita pressão para acertar. As preocupações com a segurança, conformidade e auditorias continuam sendo uma prioridade para os clientes, e os advogados devem atender a essas expectativas crescentes para se manterem competitivos e compatível.

É por isso que os escritórios de advocacia precisam de uma estratégia de governança de informações forte - mas especialmente uma que aborde os desafios do e-mail, simplifique os fluxos de trabalho de governança vitais e satisfaça clientes e advogados.

A tecnologia de preenchimento de e-mail preditivo está mudando o jogo

O gerenciamento manual de e-mail dificilmente é uma opção quando se trata de governança de informações. Como os advogados recebem dezenas, senão centenas de e-mails por dia, pode ser incrivelmente difícil e demorado garantir que todos os e-mails sejam salvos no arquivo de caso correto (sem arquivamentos duplicados).

Felizmente, existe uma solução que ajuda os advogados a arquivar suas comunicações digitais com rapidez e precisão: um sistema de gerenciamento de e-mail com arquivamento de e-mail preditivo.

A tecnologia de arquivamento preditivo de e-mail muda a maneira como os escritórios de advocacia capturam e gerenciam e-mails - tornando as caixas de entrada dos advogados mais organizadas, colaborativas e eficientes.

Aproveitando a inteligência artificial (IA), esta ferramenta usa comportamentos de toda a empresa para identificar rapidamente os possíveis locais de arquivamento e fornecer uma classificação de precisão. Os advogados então simplesmente confirmam o local de arquivamento e definem direitos de acesso, se necessário ... e, em seguida, mantêm seu ímpeto com arquivamentos automáticos para e-mails subsequentes na cadeia, eliminando as interrupções causadas pela navegação por uma estrutura de pasta complexa para encontrar o destino de arquivo correto para cada o email.

A melhor parte? À medida que mais usuários em sua empresa aproveitam as vantagens da tecnologia, mais inteligente e precisa ela se torna.

Quando emparelhado com um altamente seguro sistema de gestão de documentos (DMS), os escritórios de advocacia podem estar mais confiantes na conformidade e segurança de seu e-mail e em sua estratégia de governança de informações.

Os benefícios do arquivamento preditivo de e-mail

Com a tecnologia de preenchimento de e-mail preditivo, advogados e escritórios de advocacia ganham uma variedade de benefícios úteis, incluindo:

  • Arquivamento de e-mail mais rápido e preciso
  • Arquivos de matéria mais completos
  • Menos interrupções no fluxo de trabalho
  • Maior eficiência e produtividade
  • Evite arquivamentos duplicados
  • Tempo de integração reduzido para novos advogados
  • Controle sobre as permissões de acesso do usuário
  • Conformidade e segurança aprimoradas

Quais são os riscos de não usar a tecnologia de gerenciamento de e-mail?

O gerenciamento manual de e-mail é o seguinte: ele pode ficar confuso e rápido. Quanto mais complicado o fluxo de trabalho, menos provável que as pessoas o sigam - o que pode resultar em arquivamento incorreto, conteúdo duplicado, arquivos de caso incompletos e não conformidade.

Portanto, quer uma solicitação de auditoria venha de um cliente ou de uma pessoa jurídica, os riscos e a responsabilidade do gerenciamento manual de e-mail são reais.

É verdade que o gerenciamento de registros, o gerenciamento de conhecimento e a governança de informações eficazes ainda exigem esforço (e bom senso). Mas a realidade é que a tecnologia de gerenciamento de e-mail pode melhorar drasticamente a situação de governança de um escritório de advocacia simplesmente tornando mais fácil para os advogados acompanharem.

Conheça o ndMail

Além da plataforma de gerenciamento de documentos baseada em nuvem para profissionais jurídicos, o NetDocuments oferece um excelente sistema de gerenciamento de e-mail - ndMail.

O ndMail conecta e-mails diretamente à segurança robusta do NetDocuments, essencial para as estratégias de governança de informações e conformidade dos escritórios de advocacia. Ele também oferece um conjunto completo de ferramentas integradas ao Outlook e ao Gmail para ajudar os profissionais jurídicos a serem mais organizados e produtivos, incluindo arquivamento de e-mail preditivo em um desktop ou em um dispositivo móvel.

Assista ao vídeo abaixo para ver como é rápido e fácil usar o arquivamento preditivo de e-mail no ndMail:

Perguntas comuns sobre arquivamento de e-mail preditivo e ndMail

P: Quando sou um dos destinatários de um e-mail e excluo minha cópia da caixa de correio, ainda consigo acesso à cópia que foi preenchida globalmente?

R: Sim, você ainda tem acesso ao e-mail arquivado no NetDocuments, presumindo que alguém não removeu sua segurança desse item.

P: Como você arquiva em dispositivos móveis?

R: A mesma funcionalidade que você desfruta em seus aplicativos de desktop está disponível por meio de nosso aplicativo móvel. Isso inclui arquivamento preditivo, pastas mapeadas e arquivamento de conversas.

P: Como as previsões são ponderadas em termos dos vários bits de informação que analisam, ou seja, a linha de assunto é mais pesada do que as palavras-chave no corpo do e-mail?

R: As ponderações que usamos foram aprimoradas por mais de uma década. Existem várias ponderações com algumas (como conversa / ID do tópico ou assunto) sendo mais ponderadas do que outras. Entre em contato conosco se quiser saber mais.

P: Você pode arquivar algo novamente se arquivar no lugar 'errado' inicialmente?

R: Sim, você pode simplesmente desmarcar a caixa ao lado do local errado e marcar a caixa ao lado do local correto.

P: Você pode descrever a barra de ferramentas abaixo do painel de arquivamento? Além disso, como seria se o painel de leitura estivesse na parte inferior da tela?

R: A barra de ferramentas na parte inferior da tela tem mais algumas opções avançadas para arquivar mensagens de e-mail. Isso inclui a capacidade de bloquear a mensagem de e-mail apenas para as pessoas que a receberam ou enviaram, no caso de um e-mail confidencial. Esse e-mail também será bloqueado quando chegar ao NetDocuments. Com o painel de leitura na parte inferior da tela, você ainda pode escolher onde o painel de arquivamento será exibido. Para saber como, entre em contato com seu vendedor para uma demonstração detalhada.

P: Isso permite o arquivamento em massa da minha caixa de entrada?

R: Sim. Você pode selecionar várias mensagens de e-mail ou todas as mensagens de e-mail em uma pasta e arquivá-las ao mesmo tempo.

P: Se eu comprar a solução ORGANIZE, também terei que comprar o ndMail? ndOffice é necessário para usar EM?

R: Não. O ndMail faz parte do ORGANIZE e você tem acesso automático a ele para a sua organização como parte desse pacote de solução. 

P: É possível salvar um anexo como uma nova versão de um documento existente no NetDocuments?

R: Sim, você pode salvar um anexo como uma nova versão de um arquivo existente ou converter anexos em PDF antes de enviar, sem ter que modificar o arquivo original.

P: A pesquisa de texto completo também pesquisa anexos?

R: Sim, é verdade.

P: Você pode encaminhar um e-mail ou responder a um e-mail do ndMail?

R: Sim, você pode.

P: Você pode definir o painel de arquivos para mostrar os números dos casos?

R: Sim, você pode.

P: Como funciona o mapeamento de pastas?

R: Você pode mapear as pastas do Outlook para o NetDocuments para que todos os e-mails adicionados ou movidos arquivados para uma pasta mapeada do Outlook sejam carregados automaticamente para o local especificado do NetDocuments.

P: Qual é o tamanho da empresa-alvo para este produto?

R: ndMail pode beneficiar empresas e equipes jurídicas corporativas de todos os tamanhos. Temos empresas que variam de práticas individuais a mais de 3000 usuários.

P: Você consegue arrastar e soltar e-mails para a área Minhas Pastas?

R: Sim, você pode.

P: Você pode usar o Painel de Arquivamento para enviar um e-mail para vários casos?

R: Sim, você pode. É tão simples quanto marcar as caixas ao lado dos casos que você deseja arquivar.

Transforme seu e-mail em um mecanismo de produtividade

O e-mail não precisa esgotar seu tempo. Com soluções modernas como ndMail, sua caixa de entrada pode se tornar sua ferramenta mais importante para manter a organização, atender aos requisitos de conformidade e fornecer apenas o melhor em serviços ao cliente.

Se você estiver pronto para transformar sua caixa de entrada bagunçada em gerenciada, Contate-Nos e começar trabalhando inspirado hoje!

Confira algumas citações de funcionários abaixo!

"Ótima empresa, ótimos produtos, ótima liderança, ótimas pessoas, ótima cultura!"
"Eu amo minha equipe e colegas. Somos uma família e nos respeitamos."
"O NetDocuments incentiva um bom equilíbrio trabalho / família."
"Sinto-me respeitado e valorizado pela liderança e pela minha equipa."
"Trabalhamos juntos e apoiamos / encorajamos uns aos outros a fazer o nosso melhor trabalho todos os dias."
"Do início ao fim, meus líderes estão dispostos a me guiar e me deixar tentar coisas novas. Isso mantém o trabalho novo, empolgante e divertido para que eu não fique exausto ou entediado."
"Tenho uma direção clara em minhas tarefas e prioridades de trabalho. Também me sinto encorajado a colocar minha família em primeiro lugar e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal."
"Eu trabalho com indivíduos altamente motivados que são inteligentes e me permitem aprender com eles!"
"A NetDocuments está comprometida em superar as expectativas dos clientes, construindo produtos líderes hospedados em ambientes sólidos."
"Tenho autonomia para experimentar coisas novas e pensar em processos e campanhas estrategicamente. Posso contar com o apoio de meu chefe, mas não sou microgerenciado, o que é apreciado."