AI Responsibly with ndMAX
Não há dúvida sobre isso: a governança de informações eficaz é uma tarefa enorme, e o e-mail continua sendo um dos conteúdos mais difíceis (embora importantes) de gerenciar.
Desde a transferência de conhecimento bem-sucedida até a classificação e conformidade corretas, o e-mail traz um conjunto único de desafios para a estratégia de gerenciamento de conteúdo de uma empresa. A maneira como o e-mail é tratado em toda a empresa em termos de armazenamento, marcação, arquivamento e colaboração pode apoiar ou atrapalhar essa estratégia.
Há muita pressão para acertar. As preocupações com a segurança, conformidade e auditorias continuam sendo uma prioridade para os clientes, e os advogados devem atender a essas expectativas crescentes para se manterem competitivos e compatível.
É por isso que os escritórios de advocacia precisam de uma estratégia de governança de informações forte - mas especialmente uma que aborde os desafios do e-mail, simplifique os fluxos de trabalho de governança vitais e satisfaça clientes e advogados.
O gerenciamento manual de e-mail dificilmente é uma opção quando se trata de governança de informações. Como os advogados recebem dezenas, senão centenas de e-mails por dia, pode ser incrivelmente difícil e demorado garantir que todos os e-mails sejam salvos no arquivo de caso correto (sem arquivamentos duplicados).
Felizmente, existe uma solução que ajuda os advogados a arquivar suas comunicações digitais com rapidez e precisão: um sistema de gerenciamento de e-mail com arquivamento de e-mail preditivo.
A tecnologia de arquivamento preditivo de e-mail muda a maneira como os escritórios de advocacia capturam e gerenciam e-mails - tornando as caixas de entrada dos advogados mais organizadas, colaborativas e eficientes.
Aproveitando a inteligência artificial (IA), esta ferramenta usa comportamentos de toda a empresa para identificar rapidamente os possíveis locais de arquivamento e fornecer uma classificação de precisão. Os advogados então simplesmente confirmam o local de arquivamento e definem direitos de acesso, se necessário ... e, em seguida, mantêm seu ímpeto com arquivamentos automáticos para e-mails subsequentes na cadeia, eliminando as interrupções causadas pela navegação por uma estrutura de pasta complexa para encontrar o destino de arquivo correto para cada o email.
A melhor parte? À medida que mais usuários em sua empresa aproveitam as vantagens da tecnologia, mais inteligente e precisa ela se torna.
Quando emparelhado com um altamente seguro sistema de gerenciamento de documentos legais (DMS), os escritórios de advocacia podem ter mais confiança na conformidade e segurança de seus e-mails e em sua estratégia de governança de informações.
Com a tecnologia de preenchimento de e-mail preditivo, advogados e escritórios de advocacia ganham uma variedade de benefícios úteis, incluindo:
O gerenciamento manual de e-mail é o seguinte: ele pode ficar confuso e rápido. Quanto mais complicado o fluxo de trabalho, menos provável que as pessoas o sigam - o que pode resultar em arquivamento incorreto, conteúdo duplicado, arquivos de caso incompletos e não conformidade.
Portanto, quer uma solicitação de auditoria venha de um cliente ou de uma pessoa jurídica, os riscos e a responsabilidade do gerenciamento manual de e-mail são reais.
É verdade que o gerenciamento de registros, o gerenciamento de conhecimento e a governança de informações eficazes ainda exigem esforço (e bom senso). Mas a realidade é que a tecnologia de gerenciamento de e-mail pode melhorar drasticamente a situação de governança de um escritório de advocacia simplesmente tornando mais fácil para os advogados acompanharem.
In addition to the leading cloud-based document management platform for legal professionals, NetDocuments offers an outstanding email management system — ndMail.
O ndMail conecta e-mails diretamente à segurança robusta do NetDocuments, essencial para as estratégias de governança de informações e conformidade dos escritórios de advocacia. Ele também oferece um conjunto completo de ferramentas integradas ao Outlook e ao Gmail para ajudar os profissionais jurídicos a serem mais organizados e produtivos, incluindo arquivamento de e-mail preditivo em um desktop ou em um dispositivo móvel.
Assista ao vídeo abaixo para ver como é rápido e fácil usar o arquivamento preditivo de e-mail no ndMail:
P: Quando sou um dos destinatários de um e-mail e excluo minha cópia da caixa de correio, ainda consigo acesso à cópia que foi preenchida globalmente?
R: Sim, você ainda tem acesso ao e-mail arquivado no NetDocuments, presumindo que alguém não removeu sua segurança desse item.
P: Como você arquiva em dispositivos móveis?
R: A mesma funcionalidade que você desfruta em seus aplicativos de desktop está disponível por meio de nosso aplicativo móvel. Isso inclui arquivamento preditivo, pastas mapeadas e arquivamento de conversas.
P: Como as previsões são ponderadas em termos dos vários bits de informação que analisam, ou seja, a linha de assunto é mais pesada do que as palavras-chave no corpo do e-mail?
R: As ponderações que usamos foram aprimoradas por mais de uma década. Existem várias ponderações com algumas (como conversa / ID do tópico ou assunto) sendo mais ponderadas do que outras. Entre em contato conosco se quiser saber mais.
P: Você pode arquivar algo novamente se arquivar no lugar 'errado' inicialmente?
R: Sim, você pode simplesmente desmarcar a caixa ao lado do local errado e marcar a caixa ao lado do local correto.
P: Você pode descrever a barra de ferramentas abaixo do painel de arquivamento? Além disso, como seria se o painel de leitura estivesse na parte inferior da tela?
R: A barra de ferramentas na parte inferior da tela tem mais algumas opções avançadas para arquivar mensagens de e-mail. Isso inclui a capacidade de bloquear a mensagem de e-mail apenas para as pessoas que a receberam ou enviaram, no caso de um e-mail confidencial. Esse e-mail também será bloqueado quando chegar ao NetDocuments. Com o painel de leitura na parte inferior da tela, você ainda pode escolher onde o painel de arquivamento será exibido. Para saber como, entre em contato com seu vendedor para uma demonstração detalhada.
P: Isso permite o arquivamento em massa da minha caixa de entrada?
R: Sim. Você pode selecionar várias mensagens de e-mail ou todas as mensagens de e-mail em uma pasta e arquivá-las ao mesmo tempo.
P: Se eu comprar a solução ORGANIZE, também terei que comprar o ndMail? ndOffice é necessário para usar EM?
R: Não. O ndMail faz parte do ORGANIZE e você tem acesso automático a ele para a sua organization como parte desse pacote de solução.
P: É possível salvar um anexo como uma nova versão de um documento existente no NetDocuments?
R: Sim, você pode salvar um anexo como uma nova versão de um arquivo existente ou converter anexos em PDF antes de enviar, sem ter que modificar o arquivo original.
P: A pesquisa de texto completo também pesquisa anexos?
R: Sim, é verdade.
P: Você pode encaminhar um e-mail ou responder a um e-mail do ndMail?
R: Sim, você pode.
P: Você pode definir o painel de arquivos para mostrar os números dos casos?
R: Sim, você pode.
P: Como funciona o mapeamento de pastas?
R: Você pode mapear as pastas do Outlook para o NetDocuments para que todos os e-mails adicionados ou movidos arquivados para uma pasta mapeada do Outlook sejam carregados automaticamente para o local especificado do NetDocuments.
P: Qual é o tamanho da empresa-alvo para este produto?
R: ndMail pode beneficiar empresas e equipes jurídicas corporativas de todos os tamanhos. Temos empresas que variam de práticas individuais a mais de 3000 usuários.
P: Você consegue arrastar e soltar e-mails para a área Minhas Pastas?
R: Sim, você pode.
P: Você pode usar o Painel de Arquivamento para enviar um e-mail para vários casos?
R: Sim, você pode. É tão simples quanto marcar as caixas ao lado dos casos que você deseja arquivar.
O e-mail não precisa esgotar seu tempo. Com soluções modernas como ndMail, sua caixa de entrada pode se tornar sua ferramenta mais importante para manter a organization, atender aos requisitos de conformidade e fornecer apenas o melhor em serviços ao cliente.
Se você estiver pronto para transformar sua caixa de entrada bagunçada em gerenciada, Contate-Nos e começar trabalhando inspirado hoje!
