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Para oferecer uma experiência mais integrada, o NetDocuments e o DocuSign construíram uma integração que permite enviar, receber e rastrear envelopes DocuSign em seu ambiente NetDocuments. Chega de baixar, salvar e enviar arquivos. Negociar um contrato pode ser difícil, mas executá-lo não precisa ser.
Para tirar vantagem do NetDocuments + DocuSign eSignature integração, você precisa da solução NetDocuments ORGANIZE e de uma licença DocuSign eSignature.
Você pode entrar em contato com seu gerente de conta NetDocuments quando estiver pronto para ativar a integração em seu ambiente NetDocuments. Em seguida, você o habilitará na seção “Outro” do console de administração do NetDocuments.
Após a integração, sua equipe pode começar. Cada usuário deve fazer login com suas credenciais do DocuSign ao enviar documentos para assinaturas. A conta do usuário NetDocuments não está vinculada à conta DocuSign. Sua equipe pode usar várias contas. Para economizar tempo de todos, o NetDocuments se lembra das credenciais da conta por 30 dias, para que você não precise fazer login todas as vezes.
Todos querem saber se perderão os recursos do DocuSign. Não! Um benefício dessa integração é que seus documentos começam e terminam na solução NetDocuments. É eficiente e seguro. No entanto, você pode acessar sua conta DocuSign para trabalhar com seu conteúdo e suas funcionalidades. Você ainda se beneficiará com fluxos de trabalho, configurações de notificação e trilha de auditoria.
Sabemos que os modelos ajudam sua equipe a permanecer na mesma página e a trabalhar com eficiência. Você não vai perder - você pode usar os modelos DocuSign já criados com esta integração. Tudo o que você está acostumado a fazer no DocuSign, pode continuar a fazer.
Um esclarecimento importante é que os documentos que começam no DocuSign não são transferidos para a plataforma NetDocuments. Por enquanto, apenas os documentos onde o processo de assinatura começa no NetDocuments retornam automaticamente para o NetDocuments.
Quanto ao certificado, você o encontrará no DocuSign da mesma forma que antes. No futuro, você também poderá armazená-lo no NetDocuments.
Você pode criar um documento no NetDocuments e usar o DocuSign para enviá-lo para assinaturas. Por meio dessa integração, você nunca mais terá que sair do NetDocuments para firmar contratos. É uma solução simples, eficiente e completa, e sua equipe não precisa salvar nada localmente.
Atualmente, você só pode enviar um documento por vez - não é possível enviar vários juntos por meio dessa integração. No entanto, você pode usar SetBuilder para combinar vários documentos em um PDF. É uma solução alternativa útil até implantarmos o próximo conjunto de recursos.
Quanto à criação de um pedido de assinatura para vários destinatários, você pode definir um na tela NetDocuments ou no DocuSign antes de enviar um documento.
Depois de enviar um envelope para assinaturas, o NetDocuments “bloqueia” o documento, impedindo que alguém o envie novamente pelo DocuSign. No NetDocuments, você verá um pequeno logotipo DocuSign após o nome do arquivo. Para enviar um documento uma segunda vez, você teria que anular e recriar o fluxo de trabalho da assinatura.
Enquanto o envelope está nas mãos de outras partes, você e quaisquer colegas na lista de documentos podem rastrear seu status, incluindo quem recebeu, visualizou e assinou o contrato. Essa integração oferece total visibilidade do processo de aprovação.
Depois que os destinatários assinam o documento, ele volta para o NetDocuments como um novo documento. O processo de assinatura do DocuSign cria um PDF totalmente executado com todas as assinaturas. Você encontrará o novo arquivo na mesma pasta NetDocuments do original com “(Assinado)” adicionado ao Nome do Documento.
Quer enviar o documento para outra pessoa que não seja o signatário? Sem problemas. O NetDocuments permite adicionar destinatários adicionais, e você também pode editar isso no DocuSign.
Quando se trata de controlar um documento, você receberá notificações do DocuSign da mesma forma que sempre recebeu. O DocuSign enviará notificações por e-mail aos originadores e signatários do documento. Além disso, você poderá ver o status do fluxo de trabalho de sua assinatura no painel de detalhes do documento no NetDocuments.
Sabemos que leva tempo para se acostumar com uma nova integração e fluxo de trabalho. Se você tiver outras perguntas, encontrará a documentação em nosso site de suporte.
Na Fase 2, a integração DocuSign estará disponível na solução DELIVER da NetDocuments, que inclui SetBuilder. Outros recursos que esperamos desenvolver são:
Esses recursos vão oferecer a você e sua equipe maior flexibilidade e eficiência na coleta de assinaturas.
Tem perguntas adicionais sobre a integração NetDocuments e DocuSign eSignature? Confira o perguntas frequentes.
