Gerenciamento de documentos em conformidade com FINRA

Se você trabalha no setor de serviços financeiros nos Estados Unidos, provavelmente está familiarizado com a Financial Industry Regulatory Authority, ou FINRA.

Caso contrário, aqui está uma atualização rápida: FINRA é uma organization sem fins lucrativos que ajuda a manter os mercados financeiros justos e "proteger o público investidor contra fraudes e más práticas". FINRA regula especificamente três tipos de empresas:

• Corretoras de valores
• Corretores de aquisição de capital
• Portais de financiamento

Although they’re an independent body, FINRA works under the supervision of the Securities and Exchange Commission (SEC) to regulate the broker-dealer industry. As such, they have the authority to establish and enforce regulations  — and it’s a job they take seriously. In 2020 alone, FINRA issued over 800 disciplinary actions for unethical behavior and levied $57 million in fines against non-compliant brokers and firms.

Para evitar tais consequências em sua empresa, é importante entender os requisitos da FINRA e certificar-se de que sua organization e os sistemas nos quais você confia sejam totalmente compatíveis.

One of the most critical systems is the one you use to manage documents and records. But what does FINRA compliance actually look like when it comes to recordkeeping? Is your cloud storage FINRA compliant? And how can you simplify the process so it’s less of a burden on your team? We’ll walk you through what you need to know.

O que é conformidade com a FINRA?

The full scope of FINRA covers a broad range of rules and guidance for securities firms and brokers. So it should come as no surprise that FINRA and the SEC have very strict requirements for storing electronic books and records information.

And believe us when we say, you want to pay attention to those requirements — or you’ll pay the consequences. Take it from one financial firm who received a $6.5 million fine for non-compliant record keeping:

"[Entre outras coisas,] a empresa falhou em reter registros eletrônicos no formato exigido, preservar certos registros eletrônicos e notificar a FINRA antes de empregar a mídia de armazenamento eletrônico. A falha da empresa afetou pelo menos 87 milhões de registros e levou ao permanente exclusão de mais de 1.5 milhões de comunicações de clientes. "

Keep in mind, too, that FINRA-compliant document management isn’t just compliance for compliance’s sake. Recordkeeping is also how your firm provides proof to the SEC and other regulatory bodies that you’re compliant with nearly every other rule.

Desnecessário dizer que a importância de registros bem mantidos não pode ser subestimada.

Regras de manutenção de registros FINRA

Então, quais são exatamente as regras da FINRA para documentos e registros? Os requisitos são encontrados na Seção 17 (a) (1) do Securities Exchange Act of 1934 ("Exchange Act" ou "SEA").

Rule 17a-3 is all about the “what.” It details the specific types of records that broker-dealers must maintain, such as:

• Registros de ativos e passivos
• Razões de contas de clientes
• Livros de receitas
• Comprar ingressos
• Registros de títulos
• Mata-borrões
• Confirmações de negociação
• Balancetes
• Vários documentos relacionados ao emprego

Rule 17a-4 focuses on the “how” of maintaining records. To stay compliant, your firm’s electronic document storage (and any document management platforms you use) must meet certain requirements, including:

• Retention and Retrievability: Records must be kept for a minimum of six years, unless otherwise stated. They should be easily accessible for at least the first two years of that period.
• Record Immutability: Once created, electronic records can’t be altered, changed, or deleted.
• Independent Access: There must be a way for an independent third-party to access and download data if requested.
• Data Backups: The firm and/or system must store a duplicate copy of the data in a physically separate location for the full required retention period of the document.

Obviamente, cabe à sua organization revisar os detalhes exatos dos requisitos da FINRA para garantir que você esteja em total conformidade.

NetDocuments ajuda a simplificar a manutenção de registros em conformidade

Não há dúvida de que armazenar registros eletronicamente pode economizar muito tempo para sua empresa - para não mencionar espaço - em comparação com a manutenção de uma trilha de papel física. Mas tornar-se digital com os registros da sua empresa também pode ser um desafio, especialmente se você ficar preso tentando descobrir a conformidade por conta própria.

Algumas empresas optam por dividir as responsabilidades entre vários fornecedores. Por exemplo, eles podem escolher uma solução para armazenar documentos para uso diário e, em seguida, usar um serviço separado para arquivamento e acesso de terceiros.

Mas sejamos honestos: tentar manter vários fornecedores e ferramentas em ordem torna a conformidade muito trabalhosa ... e quanto mais difícil for para a sua empresa permanecer em conformidade, maior será o risco de ter problemas com a FINRA.

O NetDocuments, por outro lado, torna mais fácil garantir que seus registros estejam em conformidade - e até mesmo colocar algumas de suas tarefas de conformidade no piloto automático.

Our document management system (DMS) platform meets all of the technical requirements required by the SEC. A number of our current customers use NetDocuments to help them stay in full compliance with FINRA and other regulations. Here are a few of the ways we help:

1. Na plataforma, os usuários podem criar um repositório Write Once Read Many (WORM) que evita alterações e exclusão quando um registro é adicionado ao repositório.
2. Você pode definir o ciclo de vida de seus documentos para atender ao período de retenção necessário, de modo que os documentos sejam excluídos quando não forem mais necessários. (Você sempre pode estender seu período de retenção, se necessário, mas nunca encurtá-lo.)
3. Você pode fornecer acesso independente do NetDocuments aos seus registros. Em outras palavras, você nos dá permissão para 'quebrar o vidro' se recebermos o pedido de uma autoridade administrativa.

Em última análise, o NetDocuments oferece uma das maneiras mais convenientes para as organizações de serviços financeiros armazenarem dados e registros em conformidade.

E, claro, você também obtém todos os benefícios de aumento de produtividade, aprimoramento de colaboração e fortalecimento de segurança da plataforma líder de gerenciamento de e-mail e documentos baseados em nuvem.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode ajudar sua empresa a manter a conformidade sem comprometer a produtividade, solicite uma demonstração hoje!