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Se você trabalha no setor de serviços financeiros nos Estados Unidos, provavelmente está familiarizado com a Financial Industry Regulatory Authority, ou FINRA.
Caso contrário, aqui está uma atualização rápida: FINRA é uma organization sem fins lucrativos que ajuda a manter os mercados financeiros justos e "proteger o público investidor contra fraudes e más práticas". FINRA regula especificamente três tipos de empresas:
Embora seja um órgão independente, a FINRA trabalha sob a supervisão da Securities and Exchange Commission (SEC) para regulamentar o setor de corretoras. Como tal, eles têm autoridade para estabelecer e fazer cumprir os regulamentos - e é um trabalho que levam a sério. Por si só, 2020 a FINRA emitiu mais de 800 ações disciplinares por comportamento antiético e cobrado $ 57 milhões em multas contra corretores e firmas não conformes.
Para evitar tais consequências em sua empresa, é importante entender os requisitos da FINRA e certificar-se de que sua organization e os sistemas nos quais você confia sejam totalmente compatíveis.
Um dos sistemas mais críticos é aquele que você usa para gerenciar documentos e registros. Mas como é a conformidade com a FINRA quando se trata de manutenção de registros? É seu armazenamento em nuvem compatível com FINRA? E como você pode simplificar o processo para que seja menos oneroso para sua equipe? Vamos orientá-lo através do que você precisa saber.
O escopo completo da FINRA cobre uma ampla gama de regras e orientação para corretoras e corretoras de valores. Portanto, não é nenhuma surpresa que a FINRA e a SEC tenham requisitos muito rígidos para o armazenamento de livros eletrônicos e informações de registros.
E acredite em nós quando dizemos, você quer prestar atenção a esses requisitos - ou você pagará as consequências. Veja isso de uma empresa financeira que recebeu um Multa de $ 6.5 milhões para manutenção de registros não conforme:
"[Entre outras coisas,] a empresa falhou em reter registros eletrônicos no formato exigido, preservar certos registros eletrônicos e notificar a FINRA antes de empregar a mídia de armazenamento eletrônico. A falha da empresa afetou pelo menos 87 milhões de registros e levou ao permanente exclusão de mais de 1.5 milhões de comunicações de clientes. "
Lembre-se também de que o gerenciamento de documentos em conformidade com a FINRA não é apenas conformidade para fins de conformidade. A manutenção de registros também é a forma como sua empresa fornece prova para a SEC e outros órgãos reguladores de que você está em conformidade com quase todas as outras regras.
Desnecessário dizer que a importância de registros bem mantidos não pode ser subestimada.
Então, quais são exatamente as regras da FINRA para documentos e registros? Os requisitos são encontrados na Seção 17 (a) (1) do Securities Exchange Act of 1934 ("Exchange Act" ou "SEA").
Regra 17 a- 3 tem tudo a ver com "o quê". Ele detalha os tipos específicos de registros que os corretores devem manter, como:
Regra 17 a- 4 enfoca o “como” manter registros. Para manter a conformidade, o armazenamento eletrônico de documentos da sua empresa (e quaisquer plataformas de gerenciamento de documentos que você usa) deve atender a certos requisitos, incluindo:
Obviamente, cabe à sua organization revisar os detalhes exatos dos requisitos da FINRA para garantir que você esteja em total conformidade.
Não há dúvida de que armazenar registros eletronicamente pode economizar muito tempo para sua empresa - para não mencionar espaço - em comparação com a manutenção de uma trilha de papel física. Mas tornar-se digital com os registros da sua empresa também pode ser um desafio, especialmente se você ficar preso tentando descobrir a conformidade por conta própria.
Algumas empresas optam por dividir as responsabilidades entre vários fornecedores. Por exemplo, eles podem escolher uma solução para armazenar documentos para uso diário e, em seguida, usar um serviço separado para arquivamento e acesso de terceiros.
Mas sejamos honestos: tentar manter vários fornecedores e ferramentas em ordem torna a conformidade muito trabalhosa ... e quanto mais difícil for para a sua empresa permanecer em conformidade, maior será o risco de ter problemas com a FINRA.
O NetDocuments, por outro lado, torna mais fácil garantir que seus registros estejam em conformidade - e até mesmo colocar algumas de suas tarefas de conformidade no piloto automático.
Nosso sistema de gestão de documentos (DMS) atende a todos os requisitos técnicos exigidos pela SEC. Vários de nossos clientes atuais usam o NetDocuments para ajudá-los a permanecer em total conformidade com a FINRA e outras regulamentações. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais ajudamos:
Em última análise, o NetDocuments oferece uma das maneiras mais convenientes para as organizações de serviços financeiros armazenarem dados e registros em conformidade.
E, claro, você também obtém todos os benefícios de aumento de produtividade, aprimoramento de colaboração e fortalecimento de segurança da plataforma líder de gerenciamento de e-mail e documentos baseados em nuvem.
