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Gerenciamento de documentos em conformidade com FINRA

Por:
A Equipe NetDocuments
Setembro 23, 2021

Se você trabalha no setor de serviços financeiros nos Estados Unidos, provavelmente está familiarizado com a Financial Industry Regulatory Authority, ou FINRA.

Caso contrário, aqui está uma atualização rápida: FINRA é uma organização sem fins lucrativos que ajuda a manter os mercados financeiros justos e "proteger o público investidor contra fraudes e más práticas". FINRA regula especificamente três tipos de empresas:

  • Corretoras de valores
  • Corretores de aquisição de capital
  • Portais de financiamento

Embora seja um órgão independente, a FINRA trabalha sob a supervisão da Securities and Exchange Commission (SEC) para regulamentar o setor de corretoras. Como tal, eles têm autoridade para estabelecer e fazer cumprir os regulamentos - e é um trabalho que levam a sério. Por si só, 2020 a FINRA emitiu mais de 800 ações disciplinares por comportamento antiético e cobrado $ 57 milhões em multas contra corretores e firmas não conformes.

Para evitar tais consequências em sua empresa, é importante entender os requisitos da FINRA e certificar-se de que sua organização e os sistemas nos quais você confia sejam totalmente compatíveis.

Um dos sistemas mais críticos é aquele que você usa para gerenciar documentos e registros. Mas como é a conformidade com a FINRA quando se trata de manutenção de registros? E como você pode simplificar o processo para que seja menos um fardo para sua equipe? Orientaremos você sobre o que você precisa saber.

O que é conformidade com a FINRA?

O escopo completo da FINRA cobre uma ampla gama de regras e orientação para corretoras e corretoras de valores. Portanto, não é nenhuma surpresa que a FINRA e a SEC tenham requisitos muito rígidos para o armazenamento de livros eletrônicos e informações de registros.

E acredite em nós quando dizemos, você quer prestar atenção a esses requisitos - ou você pagará as consequências. Veja isso de uma empresa financeira que recebeu um Multa de $ 6.5 milhões para manutenção de registros não conforme:

"[Entre outras coisas,] a empresa falhou em reter registros eletrônicos no formato exigido, preservar certos registros eletrônicos e notificar a FINRA antes de empregar a mídia de armazenamento eletrônico. A falha da empresa afetou pelo menos 87 milhões de registros e levou ao permanente exclusão de mais de 1.5 milhões de comunicações de clientes. "

Lembre-se também de que o gerenciamento de documentos em conformidade com a FINRA não é apenas conformidade para fins de conformidade. A manutenção de registros também é a forma como sua empresa fornece prova para a SEC e outros órgãos reguladores de que você está em conformidade com quase todas as outras regras.

Desnecessário dizer que a importância de registros bem mantidos não pode ser subestimada.

Regras de manutenção de registros FINRA

Então, quais são exatamente as regras da FINRA para documentos e registros? Os requisitos são encontrados na Seção 17 (a) (1) do Securities Exchange Act of 1934 ("Exchange Act" ou "SEA").

Regra 17 a- 3 tem tudo a ver com "o quê". Ele detalha os tipos específicos de registros que os corretores devem manter, como:

  • Registros de ativos e passivos
  • Razões de contas de clientes
  • Livros de receitas
  • Comprar ingressos
  • Registros de títulos
  • Mata-borrões
  • Confirmações de negociação
  • Balancetes
  • Vários documentos relacionados ao emprego

Regra 17 a- 4 enfoca o “como” manter registros. Para manter a conformidade, o armazenamento eletrônico de documentos da sua empresa (e quaisquer plataformas de gerenciamento de documentos que você usa) deve atender a certos requisitos, incluindo:

  • Retenção e recuperabilidade: Os registros devem ser mantidos por um período mínimo de seis anos, salvo indicação em contrário. Eles devem ser facilmente acessíveis pelo menos durante os primeiros dois anos desse período.
  • Imutabilidade de registro: Uma vez criados, os registros eletrônicos não podem ser alterados, alterados ou excluídos.
  • Acesso independente: Deve haver uma maneira de um terceiro independente acessar e fazer download dos dados, se solicitado.
  • Backups de dados: A empresa e / ou sistema deve armazenar uma cópia duplicada dos dados em um local fisicamente separado por todo o período de retenção exigido do documento.

Obviamente, cabe à sua organização revisar os detalhes exatos dos requisitos da FINRA para garantir que você esteja em total conformidade.

NetDocuments ajuda a simplificar a manutenção de registros em conformidade

Não há dúvida de que armazenar registros eletronicamente pode economizar muito tempo para sua empresa - para não mencionar espaço - em comparação com a manutenção de uma trilha de papel física. Mas tornar-se digital com os registros da sua empresa também pode ser um desafio, especialmente se você ficar preso tentando descobrir a conformidade por conta própria.

Algumas empresas optam por dividir as responsabilidades entre vários fornecedores. Por exemplo, eles podem escolher uma solução para armazenar documentos para uso diário e, em seguida, usar um serviço separado para arquivamento e acesso de terceiros.

Mas sejamos honestos: tentar manter vários fornecedores e ferramentas em ordem torna a conformidade muito trabalhosa ... e quanto mais difícil for para a sua empresa permanecer em conformidade, maior será o risco de ter problemas com a FINRA.

O NetDocuments, por outro lado, torna mais fácil garantir que seus registros estejam em conformidade - e até mesmo colocar algumas de suas tarefas de conformidade no piloto automático.

Nossa plataforma de sistema de gerenciamento de documentos (DMS) atende a todos os requisitos técnicos exigidos pela SEC. Vários de nossos clientes atuais usam o NetDocuments para ajudá-los a ficar em total conformidade com a FINRA e outras regulamentações. Aqui estão algumas das maneiras como ajudamos:

  1. Na plataforma, os usuários podem criar um repositório Write Once Read Many (WORM) que evita alterações e exclusão quando um registro é adicionado ao repositório.
  2. Você pode definir o ciclo de vida de seus documentos para atender ao período de retenção necessário, de modo que os documentos sejam excluídos quando não forem mais necessários. (Você sempre pode estender seu período de retenção, se necessário, mas nunca encurtá-lo.)
  3. Você pode fornecer acesso independente do NetDocuments aos seus registros. Em outras palavras, você nos dá permissão para 'quebrar o vidro' se recebermos o pedido de uma autoridade administrativa.

Em última análise, o NetDocuments oferece uma das maneiras mais convenientes para as organizações de serviços financeiros armazenarem dados e registros em conformidade.

E, claro, você também obtém todos os benefícios de aumento de produtividade, aprimoramento de colaboração e fortalecimento de segurança da plataforma líder de gerenciamento de e-mail e documentos baseados em nuvem.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode ajudar sua empresa a manter a conformidade sem comprometer a produtividade, solicite uma demonstração hoje!