Organize-se: seus documentos digitais são fáceis de encontrar?

Ogrnazitaion mkaes todos os dffirenece. Embora a maioria das pessoas ainda seja capaz de compreender o texto quando as palavras estão embaralhadas, uma abordagem organizada certamente pode tornar isso muito mais fácil e muito menos frustrante.

Vamos dar uma olhada no que significa ter uma abordagem organizada. Webster define organização como "o ato ou processo de colocar as diferentes partes de algo em uma determinada ordem para que possam ser encontradas ou usadas facilmente". O que é importante sobre a definição é que ela implica flexibilidade. Nas empresas que lidam com grandes quantidades de informações, o que parece para um grupo pode não ser o mesmo para outro.

In our fast-paced digital climate, it is not logical (or wise) to view organization with a one-size-fits-all mindset, nor should technology providers approach it from that angle. Corporations and their respective legal departments, as well as private practice areas, and agencies within the public sector, have varying circumstances and business requirements. No two situations are ever quite the same. When it comes to organizing information, it is essential for teams to have options that best fit their unique ecosystem and needs while setting them up for long-term success.

As consequências da má organização

Veja o que pode acontecer quando as empresas não priorizam uma abordagem organizada para o gerenciamento de informações:

• Dificuldade em colaborar: Com documentos e dados desorganizados, os departamentos jurídicos enfrentam desafios para colaborar e se comunicar de forma eficaz com clientes internos de negócios e apoiar as necessidades e prioridades de cada unidade. Isso também dificulta que as unidades de negócios tenham uma compreensão clara de como a equipe jurídica opera e que tipos de prazos e expectativas para solicitações legais são razoáveis.
• Busy Work: Projects or matter work can easily get bogged down when efforts are focused on tirelessly searching for documents and emails. This can be frustrating for the individual who wants to spend time on more meaningful, high-value work. And in a scenario where outside counsel is billing by the hour, clients could be absorbing the high cost of inefficiencies within the law firm.
• Baixa produtividade: alternar entre tarefas quando as informações estão desorganizadas tira você do fluxo de seu trabalho. Isso impede a produtividade e aumenta as oportunidades de erros.
• Riscos de segurança: A falta de organização pode levar a uma ampla gama de problemas de segurança, principalmente em setores altamente regulamentados, no governo e no espaço jurídico, onde eles são encarregados de manter informações confidenciais seguras e confidenciais - e é sua obrigação legal e ética fazê-lo . As operações organizadas têm processos e políticas implementados que gerenciam com eficiência o controle de versão e as permissões de acesso.
• Expectativas de funcionários com falha: A tecnologia está avançando a cada minuto, e cada nova geração é mais experiente em tecnologia do que a anterior. As empresas que não investem em tecnologias fáceis de usar e priorizam a facilidade de acesso perderão vantagens competitivas e não atenderão às expectativas dos funcionários. Isso pode resultar em baixa moral, rotatividade de funcionários e impulso reduzido para a empresa como um todo.

Se um departamento jurídico, escritório de advocacia ou entidade governamental não possui processos de fluxo de trabalho bem organizados ou recursos de colaboração digital seguros, as consequências têm um efeito cascata. A falta de organização pode impactar muito os clientes, os assuntos dos clientes e os funcionários. O custo de não fazer nada é muito alto.

Como uma empresa se organiza?

O primeiro passo para um caminho mais produtivo é identificar quais processos e sistemas estão faltando em seu negócio. Muitas empresas têm informações armazenadas em vários sistemas de gerenciamento de conteúdo e dispositivos individuais. Isso não é apenas difícil de gerenciar, mas também aumenta os riscos associados às regulamentações de segurança e privacidade. Os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos legados muitas vezes enfrentam dificuldades nessa área porque não foram projetados para se adaptar facilmente e acompanhar as necessidades em constante mudança do setor. Além disso, eles geralmente não têm os recursos para se integrar aos avanços tecnológicos emergentes, o que é um requisito fundamental para a comunicação eficaz entre plataformas.

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