Organize-se: seus documentos digitais são fáceis de encontrar?

Ogrnazitaion mkaes all the dffirenece. While most people are still able to comprehend text when words are scrambled, an organized approach can certainly make it much easier, and far less frustrating.

Vamos dar uma olhada no que significa ter uma abordagem organizada. Webster define organization como "o ato ou processo de colocar as diferentes partes de algo em uma determinada ordem para que possam ser encontradas ou usadas facilmente". O que é importante sobre a definição é que ela implica flexibilidade. Nas empresas que lidam com grandes quantidades de informações, o que parece para um grupo pode não ser o mesmo para outro.

Em nosso clima digital acelerado, não é lógico (ou sensato) ver a organization com uma mentalidade de tamanho único, nem os provedores de tecnologia devem abord-la desse ângulo. Corporações e seus respectivos departamentos jurídicos, bem como áreas de prática privada e agências do setor público, têm diferentes circunstâncias e requisitos de negócios. Não há duas situações exatamente iguais. Quando se trata de organizar informações, é essencial que as equipes tenham opções que melhor se adaptem a seu ecossistema e necessidades únicos, ao mesmo tempo em que as preparam para o sucesso a longo prazo.

As consequências da má organization

Veja o que pode acontecer quando as empresas não priorizam uma abordagem organizada para o gerenciamento de informações:

• Difficulty Collaborating: With disorganized documents and data, legal departments experience challenges collaborating and communicating effectively with internal business clients and supporting each unit’s needs and priorities. This also makes it difficult for business units to have a clear understanding of how the legal team operates and what types of time frames and expectations for legal requests are reasonable.
• Busy Work: Projects or matter work can easily get bogged down when efforts are focused on tirelessly searching for documents and emails. This can be frustrating for the individual who wants to spend time on more meaningful, high-value work. And in a scenario where outside counsel is billing by the hour, clients could be absorbing the high cost of inefficiencies within the law firm.
• Lower Productivity: Switching between tasks when information is unorganized takes you out of the flow of your work. This impedes productivity and increases opportunities for errors.
• Security Risks: A lack of organization can lead to a wide range of security issues, particularly in highly regulated industries, government, and the legal space, where they are entrusted to keep sensitive information secure and confidential — and it their legal and ethical obligation to do so. Organized operations have processes and policies in place that efficiently manage version control and access permissions.
• Failed Employee Expectations: Technology is advancing by the minute, and each new generation is more tech savvy than the last. Companies that don’t invest in user-friendly technologies and prioritize ease of access will miss out on competitive advantages and fail to meet employee expectations. This can result in low morale, employee churn, and reduced momentum for the company as a whole.

Se um departamento jurídico, escritório de advocacia ou entidade governamental não possui processos de fluxo de trabalho bem organizados ou recursos de colaboração digital seguros, as consequências têm um efeito cascata. A falta de organization pode impactar muito os clientes, os assuntos dos clientes e os funcionários. O custo de não fazer nada é muito alto.

Como uma empresa se organiza?

O primeiro passo para um caminho mais produtivo é identificar quais processos e sistemas estão faltando em seu negócio. Muitas empresas têm informações armazenadas em vários sistemas de gerenciamento de conteúdo e dispositivos individuais. Isso não é apenas difícil de gerenciar, mas também aumenta os riscos associados às regulamentações de segurança e privacidade. Os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos legados muitas vezes enfrentam dificuldades nessa área porque não foram projetados para se adaptar facilmente e acompanhar as necessidades em constante mudança do setor. Além disso, eles geralmente não têm os recursos para se integrar aos avanços tecnológicos emergentes, o que é um requisito fundamental para a comunicação eficaz entre plataformas.

Imagine a legal document management platform purpose-built to keep documents stored accurately and securely, enabling easy search and collaboration capabilities for a seamless user experience. That’s what the NetDocuments’ ORGANIZE solution offers. NetDocuments is the #1 trusted cloud platform where legal professionals do work. As the leading cloud-first, cloud-only solution to store, organize, and collaborate on your documents, emails, and discussions, users can work securely with internal and external stakeholders, anywhere in the world, on any device.

Organize-se com o NetDocuments

NetDocuments, understands the importance of an organized approach. For over 20 years, we have carefully listened to the pain points of our customers to inform our roadmap. Customization and flexibility are essential. Our ORGANIZE solution offers industry-leading capabilities to give any in-house legal department, government entity, or law firm fast, secure access to business information, anytime, anywhere.

NetDocuments has all the features and capabilities to keep your teams organized. We proudly offer a flexible and intuitive DMS with a robust search engine to find exactly what you need, when you need it.  Are you ready to get organized with NetDocuments? Let’s talk!

Want to read more? Explore our Estudos de caso to see how we have helped organizations on their digital transformation journeys.